E-Mail-Archivierung

E-Mails sind aus der kommerziellen Kommunikation nicht mehr wegzudenken: Sie sind einfach zu erstellen und es wird kein Papier mehr bebötigt. Was einfach und praktisch ist, kann jedoch böse Überraschungen bereiten, wenn E-Mails nicht gesetzeskonform archiviert werden. Abhängig vom Inhalt der E-Mail können vertragliche oder gesetzliche Bestimmungen Art und Dauer der Speicherung bestimmen.

E-Mail-Archivierung: rechtliche Verpflichtung

Die gesetzliche Verpflichtung zur Archivierung von E-Mails (E-Mail-Archivierung) kann sich aus unterschiedlichen Regelungen ergeben. Je nach Situation können verschiedene Vorschriften gelten, so kommt es z.B. auf folgendes an:

-Die Rechtsform des Unternehmens,
-Das Tätigkeitsfeld,
-E-Mail-Inhalt und geltende Vorschriften (diese sind auf die oben genannten Unterschiede zurückzuführen).

Steuerrechtliche Regelungen zur Archivierung überprüfen

Das deutsche Steuerrecht muss immer beachtet werden. Es enthält wichtige Vorschriften zur Archivierung von E-Mail-Audits. Im Vergleich zum HGB sind die steuerrechtlichen Regelungen zur Archivierung umfassender und betreffen mehr Unternehmen (wie auch Freiberufler). Daher muss den strengsten Anforderungen der Abgabenordnung genüge getan werden, ob und wie E-Mails auf der Grundlage gesetzlicher Bestimmungen und archiviert werden.

Hierbei handelt es sich insbesondere um das Steuerrecht mit Grundsätzen der organisierten Verwaltung, Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Dokumenten in elektronischer Form sowie des Datenzugriffs (GoBD). Aktuelle Informationen zu GoBD und zum Steuerkennzeichen finden Sie beispielsweise auf der Website des Bundesministeriums der Finanzen (www.bundesfinanzministerium.de).

Nach dem Steuergesetz müssen E-Mails mit folgendem Inhalt aufbewahrt werden:

-Kommerzielle oder kommerzielle Nachrichten erhalten,
-Kopien von kommerziellen oder kommerziellen Nachrichten gesendet,
-Buchhaltungsunterlagen,
-Andere Dokumente, so wichtig wie Steuern,
-Sowie Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, sowie Arbeitsanweisungen und andere organisatorische Dokumente, die zum Verständnis erforderlich sind.
 

Hinweis: E-Mails, die keine steuerrelevanten Inhalte enthalten, müssen nicht archiviert werden oder verfügbar sein, um gemäß den Steuervorschriften auf Daten zugreifen zu können. Es ist jedoch nicht klar geregelt, wann der Inhalt steuerlich relevant ist. Dies hängt von der individuellen Situation ab. Daher ist es im Zweifelsfall besser, mehr als nicht genug zu behalten.

Sie können E-Mails mit einer geeigneten Archivierungslösung rechtssicher speichern Art und Dauer der E-Mail Archivierung


Im Rahmen der Prüfung der E-Mail-Archivierung müssen E-Mails die angehängten Dateien enthalten

-vollständig
-Schutz vor Manipulation
-immer verfügbar
-für Maschinen lesbar

Die Dauer der Pflicht zur Aufbewahrung des E-Mail-Inhalts (E-Mail-Archivierung) hängt von den üblichen Steuerrückbehaltungsfristen ab und richtet sich nach diesen. Beispielsweise gilt für die Veröffentlichung von Dokumenten eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Unabhängig davon gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für Rechnungen. Erhaltene Geschäfts- oder Werbebriefe müssen aufbewahrt werden. Die Fristen laufen jedoch nicht ab, solange die Dokumente für Steuern wichtig sind, deren Frist nicht abgelaufen ist.


Achtung: Hardware und Software zum Archivieren von E-Mails (E-Mail-Archivierung)

Zusätzlich zu den E-Mails selbst müssen Hardware und Software verfügbar sein, um E-Mails und Anhänge wiederherzustellen und lesbar zu machen. Dies ist beispielsweise wichtig, wenn Sie E-Mails in komprimierter Form archivieren. Um den betrieblichen Datenschutz und den Datenschutz vor Verarbeitung zu gewährleisten, sollten Sie beachten, dass nur befugtes Personal auf die Daten zugreifen kann.


HGB-Bestimmungen für die E-Mail-Archivierung

Nach § 257 HGB muss ein Kaufmann Kopien von Kopien und Kopien von Werbebotschaften aufbewahren. Werbebriefe sind nur Dokumente, die sich auf ein Handelsgeschäft beziehen. Das "Dokument" sollte nicht zu wörtlich genommen werden, da es auch elektronische Dokumente wie E-Mails enthält. Ob das Dokument (einschließlich eines elektronischen Dokuments) einen "Geschäftsbrief" darstellt, hängt hauptsächlich von seinem Inhalt ab.


Vertragliche Verpflichtung zur Archivierung von E-Mails

Neben den genannten gesetzlichen Archivierungspflichten können sich auch vertragliche Verpflichtungen ergeben. Aufgrund der Vertragsfreiheit können Archivierungspflichten in Verträgen auf verschiedene Arten organisiert werden. Oft werden solche Fälle geregelt, für die keine unmittelbare rechtliche Verpflichtung besteht.

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