Ein Backup zählt erst, wenn die Rückspielung funktioniert

Der erste Schritt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme aller Datenbestände. Dateiserver und Datenbanken stehen dabei meist ohnehin auf der Liste. Regelmäßig übersehen werden dagegen lokale Ablagen auf Notebooks, Konfigurationen von Firewall und Switches, Postfächer und SharePoint-Inhalte in Microsoft 365 sowie Daten in Fachanwendungen, die ihre eigene Sicherungslogik mitbringen.

Besonders hartnäckig hält sich das Missverständnis, Microsoft 365 sei automatisch gesichert. Microsoft sorgt für die Verfügbarkeit der Plattform, nicht für die Wiederherstellbarkeit Ihrer Inhalte nach versehentlicher oder böswilliger Löschung über die begrenzten Aufbewahrungsfristen hinaus. Eine eigenständige Sicherung von Exchange Online, SharePoint, OneDrive und Teams ist deshalb notwendig.

Die 3-2-1-Regel ist alt, aber nach wie vor die tragfähigste Grundlage: drei Kopien der Daten, abgelegt auf zwei unterschiedlichen Medientypen, davon eine außerhalb des Standorts. In der Praxis bedeutet das meist eine tägliche Sicherung auf ein NAS im Haus, eine zweite Kopie an einen ausgelagerten Speicherort und wechselnde Datenträger, die physisch getrennt aufbewahrt werden.

Gegen Ransomware genügt das allein nicht mehr, weil Angreifer gezielt Sicherungen suchen und mit erbeuteten Administratorrechten löschen. Deshalb ergänzen wir mindestens eine unveränderliche Kopie: Daten, die innerhalb eines festgelegten Zeitraums technisch nicht überschrieben oder gelöscht werden können – auch nicht durch ein Konto mit vollen Rechten.

Ergänzend trennen wir die Zugangsdaten des Backup-Systems strikt von den übrigen Administratorkonten. Ein kompromittiertes Domänenkonto darf keinen Zugriff auf die Sicherungsinfrastruktur eröffnen.

In den meisten Projekten setzen wir auf Veeam als zentrale Sicherungslösung, weil sie virtuelle Maschinen, physische Server, Endgeräte und Microsoft-365-Inhalte unter einer Oberfläche abdeckt und die Wiederherstellung zuverlässig funktioniert – bis hin zum direkten Start einer gesicherten virtuellen Maschine aus dem Backup heraus.

Als lokales Ziel dienen typischerweise NAS-Systeme mit ausreichend dimensionierten Datenträgern und aktivierter Unveränderlichkeit. Für die auswärtige Kopie nutzen wir je nach Anforderung Cloud-Speicher in europäischen Rechenzentren oder ein zweites NAS an einem Ihrer weiteren Standorte.

Die Auslegung richtet sich immer nach Ihren Wiederanlaufzielen. Ein System, das innerhalb einer Stunde wieder laufen muss, braucht eine andere Sicherungsfrequenz und -technik als ein Archivbestand, der einmal wöchentlich gesichert genügt.

Eine Sicherung, deren Wiederherstellung nie erprobt wurde, ist eine Annahme, keine Absicherung. Wir testen deshalb in festen Abständen: einzelne Dateien und Postfächer monatlich, komplette virtuelle Maschinen quartalsweise, jeweils protokolliert mit Datum, Dauer und Ergebnis.

Parallel überwachen wir jeden Sicherungslauf automatisiert. Fehlgeschlagene oder unvollständige Jobs erzeugen sofort eine Meldung, ebenso ungewöhnliche Veränderungen im Datenvolumen – ein sprunghaft gewachsener Sicherungsumfang kann ein frühes Anzeichen für eine laufende Verschlüsselung sein.

Wenn ein Server brennt, ein Standort ausfällt oder Ransomware zuschlägt, entscheidet Vorbereitung über die Ausfalldauer. Wir erarbeiten mit Ihnen einen Wiederanlaufplan, der festlegt, welche Systeme in welcher Reihenfolge zurückkehren, welche Abhängigkeiten dabei zu beachten sind und wer welche Aufgabe übernimmt.

Dazu gehören auch die unscheinbaren Details, die im Ernstfall alles aufhalten: Wo liegen die Zugangsdaten, wenn der Passwortmanager auf dem ausgefallenen Server lief? Wie erreichen Sie Ihre Mitarbeitenden ohne funktionierendes E-Mail-System? Welche Lizenzschlüssel werden bei einer Neuinstallation gebraucht? Diese Informationen halten wir in einem Notfallhandbuch fest, das auch offline verfügbar ist.

Backup und Archivierung sind zwei verschiedene Dinge, werden aber oft verwechselt. Ein Backup dient der Wiederherstellung eines aktuellen Zustands, ein Archiv der langfristigen und unveränderten Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen erfüllen Sie mit einer reinen Sicherung nicht.

Wir gestalten die Aufbewahrungszyklen so, dass sie zu Ihren Anforderungen passen, und achten dabei auf die Anforderungen der DSGVO: Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkung, dokumentierte Löschfristen und ein Standort der Sicherungen innerhalb der EU. Die rechtliche Bewertung Ihrer konkreten Aufbewahrungspflichten gehört in die Hände Ihrer Steuerberatung und Ihres Datenschutzbeauftragten – wir setzen deren Vorgaben technisch um.