Wenn jemand tatsächlich im Serverraum stehen muss

Unser Büro liegt in der Nachtigalstraße im Münchner Norden, nahe Milbertshofen. Von dort betreuen wir Kunden im gesamten Stadtgebiet – von Schwabing und Bogenhausen über die Innenstadt bis nach Sendling, Pasing und Trudering. Innerhalb des Stadtgebiets planen wir Termine ohne gesonderte Anfahrtspauschale ein, sofern ein Betreuungsvertrag besteht.

Im Umland sind wir regelmäßig in Garching, Unterschleißheim, Oberschleißheim, Dachau, Germering, Gräfelfing, Unterhaching und Ottobrunn unterwegs. Weiter entfernte Standorte bis etwa 60 Kilometer bedienen wir ebenfalls, dann jedoch mit gebündelten Terminen statt Einzelfahrten – das ist für beide Seiten wirtschaftlicher. Bei mehreren Standorten stimmen wir eine feste Besuchsroutine ab.

Wir fahren nicht raus, um Ihnen ein Kennwort zurückzusetzen. Der Vor-Ort-Service beginnt dort, wo etwas angefasst, angeschlossen, ausgetauscht oder vermessen werden muss. Das betrifft Hardware, Netzwerkinfrastruktur, Aufbauten und alles, was mit dem physischen Zustand Ihrer Räume zusammenhängt.

Dazu kommt eine zweite Kategorie: Arbeiten, die zwar technisch aus der Ferne möglich wären, bei denen Anwesenheit aber deutlich schneller ist. Die Einweisung eines neuen Mitarbeitenden, eine Bestandsaufnahme im Serverraum oder die Fehlersuche bei sporadischen Netzwerkaussetzern gehören dazu. Bei solchen Terminen sagen wir Ihnen vorher, warum wir kommen wollen.

Bei bestehendem Betreuungsvertrag gilt für kritische Störungen im Stadtgebiet die Zusage, dass ein Techniker noch am selben Arbeitstag vor Ort ist, sofern die Meldung bis 14 Uhr eingeht. Für planbare Arbeiten vergeben wir Termine mit einem Zeitfenster von zwei Stunden, damit Sie Ihren Tag organisieren können.

Ohne Vertrag arbeiten wir ebenfalls, dann aber nachrangig zu den Vertragskunden und mit Anfahrtspauschale. Das ist keine Schikane, sondern eine Frage der Planbarkeit: Wer feste Reaktionszeiten zugesagt bekommt, muss auch entsprechend priorisiert werden. Für Neukunden ohne Vertrag liegt die typische Vorlaufzeit bei zwei bis fünf Arbeitstagen.

Jeder Vor-Ort-Termin beginnt mit einer Fernanalyse. Wir schauen uns per Fernzugriff und über die Monitoring-Daten an, was wir schon wissen können, und stellen die Ersatzteile zusammen, die wahrscheinlich gebraucht werden. Das verkürzt die Zeit im Haus und verhindert die häufigste Ärgernisquelle: den zweiten Termin, weil ein Teil fehlt.

Vor Ort arbeiten wir mit einer abgestimmten Aufgabenliste und einer Kontaktperson auf Ihrer Seite. Am Ende erhalten Sie einen Einsatzbericht mit Beschreibung der Arbeiten, verbauten Teilen, verbrauchter Zeit und offenen Punkten. Dieser Bericht wandert in Ihre Dokumentation, nicht nur in unsere Rechnung.

Ein Büroumzug ist der Einsatz, bei dem Vor-Ort-Arbeit am wenigsten ersetzbar ist. Wir planen solche Projekte mit mehreren Wochen Vorlauf: Begehung der neuen Fläche, Prüfung der vorhandenen Verkabelung, Klärung des Anschlusstermins beim Provider und ein Ablaufplan mit Zeitschiene. Der häufigste Fehler in München ist ein zu spät bestellter Geschäftsanschluss – Vorlaufzeiten von acht bis zwölf Wochen sind bei Glasfaseranschlüssen keine Seltenheit.

Der eigentliche Umzug findet am Wochenende statt. Freitagnachmittag Abbau, Samstag Aufbau und Verkabelung, Sonntag Test und Nacharbeit – am Montagmorgen ist jemand von uns im Haus, wenn die Belegschaft kommt. Diese Montagsbegleitung ist kein Zusatzverkauf, sondern der Teil, bei dem die letzten zehn Prozent der Probleme auftauchen.

Vor-Ort-Zeit ist teurer als Fernwartung, weil Anfahrt, Fahrzeug und Material dazukommen. Genau deshalb rechnen wir beides getrennt ab – Sie sollen sehen können, wofür Sie zahlen. Vermischte Sammelposten auf der Rechnung führen zu Misstrauen, und zu Recht.

Bei Betreuungsverträgen ist eine bestimmte Anzahl an Vor-Ort-Stunden pro Jahr enthalten oder wird zu einem vergünstigten Satz abgerechnet, die Anfahrt im Stadtgebiet entfällt. Projekte wie Umzüge, Neuverkabelung oder Serveraufbauten kalkulieren wir immer separat mit Festpreis oder Aufwandsschätzung mit Obergrenze.