IT-Beratung, die auch die unbequeme Empfehlung ausspricht

Nicht jede Frage braucht ein Beratungsmandat. Wenn feststeht, dass zehn Notebooks ersetzt werden müssen, ist eine Beschaffung sinnvoller als eine Analyse. Beratung lohnt sich dort, wo eine Entscheidung mehrere Jahre bindet, größere Beträge betrifft oder wo intern Uneinigkeit über die Richtung besteht.

Typische Anlässe sind der anstehende Austausch einer Serverlandschaft, die Frage nach Cloud oder lokalem Betrieb, ein Standortwechsel, eine Unternehmensnachfolge, eine geplante Zertifizierung oder die schlichte Feststellung, dass niemand mehr genau weiß, was eigentlich alles läuft und wozu.

Wenn wir im Erstgespräch zu dem Ergebnis kommen, dass ein Mandat Ihnen keinen Mehrwert bringt, sagen wir das. Das ist ehrlicher als eine Analyse, deren Ergebnis von Anfang an feststand.

Zwei Sonderfälle behandeln wir auf eigenen Seiten: Geht es ausschließlich um eine unabhängige Zweitmeinung zu einem vorliegenden Angebot, ist das die Aufgabe eines EDV-Beraters. Richtet sich die Frage an die Geschäftsführung und betrifft Kostenstruktur, Make-or-Buy oder Abhängigkeiten, beschreiben wir das unter IT-Unternehmensberatung.

Unabhängige IT-Beratung ist kein Versprechen, sondern eine Struktur. Ein Berater, dessen Einkommen an Produktmargen hängt, wird unabhängig von seinen Absichten zu den Produkten tendieren, die er verkauft. Deshalb ist die entscheidende Frage an jede IT-Unternehmensberatung nicht, ob sie neutral sei, sondern woran sie verdient.

Bei uns gilt: Beratungsmandate werden nach Aufwand honoriert. Wir erhalten keine Provisionen oder Rückvergütungen von Herstellern für Empfehlungen. Wenn Sie uns anschließend mit der Umsetzung beauftragen, legen wir die Kalkulation auf Wunsch offen. Und wenn die richtige Antwort lautet, dass Ihr aktueller Dienstleister gute Arbeit leistet und lediglich zwei Punkte nachbessern sollte, steht genau das im Bericht.

Ein Beratungsmandat endet mit einem Dokument, nicht mit einer Rechnung für Hardware. Sie können das Ergebnis behalten, ausschreiben, von Dritten umsetzen lassen oder erst einmal liegen lassen. Damit das funktioniert, muss der Bericht so geschrieben sein, dass ein anderer Anbieter danach arbeiten kann – mit konkreten Anforderungen, Mengengerüsten und Abnahmekriterien statt vager Zielbilder.

Viele Kunden beauftragen uns anschließend trotzdem mit der Umsetzung, weil die Analyse vorliegt und Reibung entfällt. Das ist ein legitimer Vorteil, aber er darf die Empfehlung nicht beeinflussen. Deshalb steht in jedem Bericht auch, welche Teile des Vorschlags wir selbst nicht abdecken.

Am Anfang steht ein Erstgespräch von ein bis zwei Stunden, in dem wir die Fragestellung und den Rahmen klären. Daraus entsteht ein Angebot mit klarem Umfang und Aufwandsschätzung. Es folgt die Erhebung: technische Aufnahme der Systeme, Gespräche mit Geschäftsführung, Schlüsselanwendern und – falls vorhanden – der internen IT.

Die Auswertung stellt Ist-Zustand, Risiken und Handlungsbedarf gegenüber. Für jede wesentliche Entscheidung bewerten wir mindestens drei Wege mit Kosten über fünf Jahre, Aufwand, Risiko und Abhängigkeiten. Am Ende steht eine priorisierte Maßnahmenliste – getrennt nach dem, was sofort erledigt werden muss, was ins nächste Budgetjahr gehört und was optional bleibt.

Präsentiert wird das Ergebnis persönlich, in einer Sprache, die auch eine kaufmännische Geschäftsführung ohne IT-Hintergrund nachvollziehen kann.

Die Fragestellungen im Mittelstand ähneln sich, die Antworten nicht. Am häufigsten geht es um die Grundsatzentscheidung zwischen lokalem Serverbetrieb und Cloud, um die realistische Bewertung der Sicherheitslage und um die Frage, welche Investitionen in den nächsten drei bis fünf Jahren unvermeidlich sind.

Zunehmend kommt die Bewertung von KI-Werkzeugen hinzu. Auch hier beraten wir nüchtern: Wir prüfen, welche Abläufe in Ihrem Betrieb tatsächlich Entlastung erfahren würden, welche Daten dabei das Unternehmen verlassen und ob der erwartete Nutzen den Einführungsaufwand rechtfertigt. In etwa der Hälfte der Fälle lautet die Empfehlung, mit einem eng begrenzten Bereich zu beginnen statt unternehmensweit einzuführen.

Das Ergebnis eines Mandats ist ein schriftlicher Bericht, typischerweise zwischen 15 und 40 Seiten je nach Umfang. Er enthält eine Zusammenfassung für die Geschäftsführung, die Bestandsdokumentation, die Risikobewertung, den Vergleich der Lösungswege und die priorisierte Maßnahmenliste mit Aufwandsschätzungen.

Wir formulieren so, dass der Bericht auch in zwei Jahren noch brauchbar ist und dass ein neuer Mitarbeiter oder ein anderer Dienstleister damit arbeiten kann. Grenzen benennen wir ebenfalls: Wo unsere Aussage auf Annahmen beruht, weil Daten fehlten, steht das ausdrücklich dabei.