Drucken soll niemanden beschäftigen – auch Ihre IT nicht

Der Begriff Managed Print wird von Herstellern und Leasinganbietern unterschiedlich belegt, meist verbunden mit einem Gerätevertrag. Bei uns ist die Abgrenzung klar: Wir sind kein Druckerhersteller, kein Vertragshändler mit Absatzvorgaben und kein Leasinggeber. Wir verkaufen Ihnen keinen Gerätepark und binden Sie an keine mehrjährige Klickpreisvereinbarung.

Was wir übernehmen, ist die Betreuung: Ihren vorhandenen Bestand erfassen und überwachen, Verbrauchsmaterial beschaffen und nachliefern, Störungen annehmen und bis zur Lösung begleiten, Geräte in Netzwerk, Verzeichnisdienst und Dokumentenablage einbinden, Zählerstände auswerten und die Sicherheit der Geräte herstellen. Bei einer Neubeschaffung beraten wir herstellerunabhängig und holen Angebote ein; die Geschäftsbeziehung zum Lieferanten oder Leasinggeber bleibt Ihre.

Diese Trennung hat einen praktischen Vorteil für Sie: Unsere Empfehlung, ob ein Gerät ersetzt oder weiterbetrieben wird, hängt nicht davon ab, ob wir daran verdienen. In vielen Fällen lautet sie, ein funktionierendes Gerät zu behalten und stattdessen die Anzahl der Standorte im Haus zu reduzieren.

Fast jedes Unternehmen mit mehr als zwanzig Arbeitsplätzen hat mehr Druckgeräte, als in der Anlagenbuchhaltung stehen. Über die Jahre kommen Einzelgeräte hinzu, die eine Abteilung selbst beschafft hat, dazu Altgeräte, die nach einer Umstellung nicht abgebaut wurden, und Etikettendrucker in Lager oder Versand, an die niemand denkt.

Wir beginnen deshalb mit einer vollständigen Aufnahme: Modell, Standort, Seriennummer, Netzwerkanbindung, Firmware-Stand, Zählerstände, verwendetes Verbrauchsmaterial und tatsächliche Nutzung. Das Ergebnis ist überraschend häufig, dass einzelne Geräte praktisch nie genutzt werden, während an anderer Stelle Warteschlangen entstehen.

Aus dieser Aufnahme leiten wir eine nüchterne Bewertung ab: Welche Geräte laufen zuverlässig und werden weiterbetrieben, welche verursachen über Verbrauchsmaterial und Störungen mehr Kosten als ein Ersatz, und welche können ersatzlos entfallen. Der wirksamste Hebel ist meist nicht ein neues Gerätemodell, sondern die Reduktion der Standorte bei gleichzeitig verlässlicher Versorgung.

Der häufigste Ärger im Druckerbereich ist banal: Das Verbrauchsmaterial ist leer, der passende Ersatz liegt nicht im Schrank, und die Person, die früher bestellt hat, ist im Urlaub. Parallel lagern in vielen Unternehmen Kartuschen für Geräte, die längst ausgemustert wurden.

Wir lösen das über Überwachung statt Bestellung. Netzwerkfähige Geräte melden ihre Füllstände; auf dieser Grundlage lösen wir die Nachlieferung so aus, dass das Material vor Erreichen des Leerstands bei Ihnen ist. Für Geräte ohne Netzwerkanbindung arbeiten wir mit Verbrauchswerten aus der Vergangenheit und einem kleinen definierten Vorrat.

Die gelieferten Kartuschen sind beschriftet mit Gerät und Standort, sodass der Wechsel ohne Rückfrage möglich ist. Leergut nehmen wir zur Rückführung mit. Der Lagerbestand wird bewusst klein gehalten – ein Schrank voller Verbrauchsmaterial ist gebundenes Kapital, das bei einem Gerätewechsel wertlos wird.

Bei Druckerstörungen ist der zeitraubende Teil selten die Reparatur, sondern die Zuständigkeitsfrage: Ist es das Gerät, der Treiber, der Druckserver, das Netzwerk oder die Anwendung? In Unternehmen ohne feste Regelung wandert eine solche Meldung typischerweise zwischen interner IT, Herstellerhotline und Händler hin und her.

Bei uns melden Ihre Mitarbeitenden Störungen an einer Stelle – telefonisch, per E-Mail oder über das Ticketportal. Wir grenzen die Ursache ein und lösen, was sich aus der Ferne lösen lässt: Treiberprobleme, Warteschlangen, Verbindungsfehler, Konfigurationsfragen. Das ist erfahrungsgemäß der überwiegende Teil der Meldungen.

Ist ein Eingriff am Gerät nötig, übernehmen wir die Abstimmung mit dem Herstellerservice oder dem Servicepartner und begleiten den Vorgang bis zur Erledigung – einschließlich der Nachfrage, wenn ein zugesagter Termin nicht gehalten wird. Kleinere mechanische Arbeiten wie den Wechsel von Wartungseinheiten übernehmen wir bei Kunden im Raum München auch selbst; komplexe Reparaturen an der Gerätemechanik gehören in die Hand des jeweiligen Herstellerservice, und das sagen wir offen.

Druckkosten fallen in vielen Unternehmen als Sammelposition an, der sich niemand zuordnen kann. Dabei ist die Zuordnung technisch unkompliziert: Zählerstände lassen sich je Gerät automatisiert erfassen und nach Schwarzweiß, Farbe und Format aufschlüsseln. Über eine Anmeldung am Gerät oder eine Zuordnung der Arbeitsplätze wird daraus eine Auswertung nach Abteilung, Kostenstelle oder Projekt.

Besonders nützlich ist das in Unternehmen, die Druckkosten an Kunden oder Projekte weiterberechnen – etwa in Planungsbüros. Dort ersetzt eine automatisierte Erfassung handschriftliche Strichlisten, die erfahrungsgemäß unvollständig sind.

Wir liefern die Auswertungen in einem Rhythmus, den Sie festlegen, üblicherweise monatlich oder quartalsweise. Enthalten sind Volumen je Gerät und Kostenstelle, Verbrauchsmaterialkosten und Störungshäufigkeit. Letztere ist die aussagekräftigste Kennzahl bei der Frage, ob sich der Weiterbetrieb eines Geräts noch lohnt.

Was wir nicht tun: pauschale Einsparversprechen abgeben. Wie viel sich reduzieren lässt, hängt vollständig von Ihrer Ausgangslage ab. Erst nach der Bestandsaufnahme und einigen Wochen Messung lässt sich seriös beziffern, wo Potenzial liegt.

Multifunktionsgeräte werden in den meisten Unternehmen deutlich häufiger zum Scannen als zum Drucken genutzt, und genau dort ist die Einrichtung oft am schwächsten. Verbreitet ist ein Sammelziel, in das alle Scans landen, oder ein Versand an die eigene Adresse mit anschließendem Verschieben von Hand. Beides erzeugt genau die Zwischenschritte, die im Alltag weggelassen werden.

Wir richten den Scanweg so ein, dass er am Ziel endet und nicht im Posteingang: Versand an das eigene Postfach über eine authentifizierte Verbindung, Ablage in definierte Ordner oder SharePoint-Bibliotheken je Abteilung, und – wo ein Dokumentenmanagementsystem vorhanden ist – direkte Übergabe an dessen Eingangskorb mit vorbelegter Dokumentart.

Wichtig ist dabei die Texterkennung. Ein Scan ohne erkannte Textebene ist ein Bild und in keiner Volltextsuche auffindbar. Wir stellen die Geräte so ein, dass durchsuchbare Dateien entstehen, in einer Auflösung und Farbtiefe, die lesbar bleibt, ohne die Ablage unnötig zu füllen. Auch Vorlagen für wiederkehrende Fälle richten wir ein, sodass am Gerät eine Taste genügt.

Für Unternehmen mit ausgelagertem Rechnungseingang oder Buchhaltungsanbindung führen wir den Scanweg direkt dorthin. Der Anschluss an ein DMS ist der Punkt, an dem sich der Nutzen der Geräte am deutlichsten zeigt.

Ein modernes Multifunktionsgerät ist ein vollwertiger Netzwerkrechner mit Betriebssystem, Festplatte, Webserver und mehreren offenen Diensten. In Sicherheitsbetrachtungen taucht es trotzdem selten auf. Bei Bestandsaufnahmen finden wir regelmäßig dieselben drei Punkte: unveränderte Standardpasswörter für die Geräteverwaltung, nicht benötigte offene Dienste und Netzwerkprotokolle, und gespeicherte Druckaufträge samt Scanhistorie auf der Gerätefestplatte.

Das ist relevanter, als es wirkt. Über die Weboberfläche eines Geräts mit Standardpasswort lassen sich Scanziele umleiten, Adressbücher auslesen und in manchen Fällen hinterlegte Zugangsdaten für Dateifreigaben oder Postfächer abgreifen – Zugangsdaten, die häufig zu einem Konto mit weitreichenden Rechten gehören. Ein Gerät im selben Netzsegment wie Server und Arbeitsplätze ist damit ein lohnender Einstiegspunkt.

Wir arbeiten diese Punkte systematisch ab: individuelle Administratorkennwörter, Abschaltung nicht benötigter Dienste und Protokolle, aktuelle Firmware, Verschlüsselung oder Löschung gespeicherter Aufträge, eigene Dienstkonten mit minimalen Rechten für Scanziele und eine Netztrennung, die Geräte nicht frei mit allem anderen sprechen lässt.

Ergänzend richten wir auf Wunsch die Freigabe am Gerät ein: Ein Druckauftrag wird erst ausgegeben, wenn die anfordernde Person am Gerät steht. Das verhindert, dass Personal- oder Vertragsunterlagen im Ausgabefach liegen bleiben, und reduziert nebenbei den Ausschuss aus versehentlich mehrfach abgeschickten Aufträgen.