IT als Position in der Geschäftsführung, nicht im Serverraum

Technische IT-Beratung beantwortet die Frage, wie etwas umgesetzt wird: welche Virtualisierung, welche Sicherungsstrategie, welcher Cloudanbieter. Diese Fragen sind wichtig und wir beantworten sie auf unserer Seite zur IT-Beratung. Sie setzen aber voraus, dass die Richtungsentscheidung bereits gefallen ist.

IT-Unternehmensberatung setzt davor an. Sie klärt, ob ein Vorhaben überhaupt zur Unternehmensstrategie passt, was es über die Laufzeit kostet, welche Alternativen es gibt und welche Risiken die Entscheidung erzeugt. Der typische Auslöser ist keine technische Störung, sondern eine unternehmerische Frage: ein Zukauf, ein Generationswechsel, ein neues Werk, oder schlicht ein IT-Budget, das seit drei Jahren steigt, ohne dass jemand erklären kann, warum.

Fragt man in einem mittelständischen Unternehmen nach den jährlichen IT-Kosten, kommt meist die Summe der Dienstleisterrechnungen. Das ist regelmäßig weniger als die Hälfte des tatsächlichen Betrags. Nicht erfasst sind üblicherweise Lizenzen, die über Fachabteilungen laufen, Cloudabonnements auf Firmenkreditkarten, abgeschriebene Hardware, interne Arbeitszeit für IT-Aufgaben und die Kosten von Ausfällen.

Wir führen diese Positionen zusammen und ordnen sie drei Kategorien zu: Pflichtkosten für den reinen Betrieb, Werterhalt für Ersatz und Aktualisierung, sowie Investition in neue Fähigkeiten. Erst diese Aufteilung macht eine Diskussion möglich, denn eine Kürzung trifft die Kategorien völlig unterschiedlich – bei den Pflichtkosten führt sie fast immer zu höheren Kosten an anderer Stelle.

Die Frage stellt sich in fast jedem wachsenden Unternehmen ab etwa 50 Arbeitsplätzen. Die naheliegende Rechnung – Jahresgehalt gegen Dienstleisterkosten – führt regelmäßig in die Irre, weil sie zwei Dinge unterschlägt: die Vertretungslücke und die Fachbreite.

Eine einzelne interne Kraft kann weder Urlaub und Krankheit abdecken noch alle Fachgebiete von Firewall über Datenbank bis Fachanwendung. In der Praxis führt die erste IT-Stelle deshalb selten zur Ablösung des Dienstleisters, sondern zu einer Aufgabenteilung. Wir rechnen beide Varianten sowie das Mischmodell über fünf Jahre durch und benennen dabei auch, was sich nicht in Zahlen fassen lässt – etwa den Wissensverlust bei einer Kündigung.

Jedes Unternehmen hat Abhängigkeiten, die im Tagesgeschäft nicht auffallen. Eine Fachanwendung, deren Hersteller ein Kleinbetrieb mit zwei Entwicklern ist. Ein Dienstleister, der als einziger die gewachsene Umgebung versteht. Ein Mitarbeiter, auf dessen Konto die Cloudverträge laufen. Eine Datenbankversion, für die es seit Jahren keine Updates mehr gibt.

Wir erfassen diese Punkte systematisch und bewerten sie nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenshöhe. Wichtiger als die Bewertung ist die Angabe der Ablösekosten: Zu wissen, dass der Wechsel der Fachanwendung 18 Monate und einen mittleren sechsstelligen Betrag kostet, ändert die Verhandlungsposition gegenüber dem Hersteller – und ist eine Information, die in die Risikobetrachtung des Unternehmens gehört.

Digitalisierungsvorhaben scheitern selten an der Technik. Sie scheitern daran, dass sie einzeln angestoßen werden, ohne Reihenfolge und ohne Rücksicht auf die Belastbarkeit der Organisation. Ein Dokumentenmanagement einzuführen, während gleichzeitig die Warenwirtschaft gewechselt wird, überfordert jedes mittelständische Unternehmen.

Wir erstellen deshalb einen Fahrplan über drei bis fünf Jahre, der Vorhaben in eine Reihenfolge bringt. Maßgeblich sind dabei nicht die technischen Abhängigkeiten allein, sondern die Frage, wie viel Veränderung Ihre Organisation parallel verkraftet. Das Ergebnis ist meist unspektakulärer als erwartet – und wird deshalb umgesetzt. Konkrete Vorhaben finden Sie unter Digitalisierungsberatung.

Bei einem Unternehmenskauf wird die IT häufig zu spät und zu oberflächlich betrachtet. Dabei entscheidet sie mit darüber, ob die geplanten Synergien überhaupt erreichbar sind: Zwei Warenwirtschaftssysteme zusammenzuführen kostet regelmäßig mehr als im Kaufpreis eingeplant.

Wir prüfen im Rahmen einer Transaktion den Zustand der Systeme, die Vertrags- und Lizenzsituation, offene Sicherheitsrisiken und die Abhängigkeit von einzelnen Personen. Das Ergebnis ist eine Bewertung, welche Kosten nach dem Erwerb tatsächlich anfallen und welche Positionen sich in der Kaufpreisverhandlung belegen lassen. Dieselbe Prüfung ist bei einer Betriebsnachfolge sinnvoll, dann allerdings aus der Perspektive des Übergebers.