Digitalisierung in Schritten, die Ihr Unternehmen auch gehen kann

In fast jedem Unternehmen, das wir übernehmen, finden wir eine ähnliche Ausgangslage: gewachsene Strukturen, in denen einzelne Bereiche modern sind und andere seit Jahren stehen. Ein aktuelles ERP neben Excel-Listen, die parallel gepflegt werden. Eine Cloud-Ablage, in der niemand die Berechtigungen kennt. Ein Server, dessen Wartungsvertrag vor zwei Jahren auslief.

Das ist keine Nachlässigkeit, sondern die normale Folge von Alltagsbetrieb ohne feste IT-Verantwortung. Der erste Schritt ist deshalb kein Konzept, sondern Transparenz: Was läuft wo, wer nutzt es, was kostet es und welche Risiken bestehen.

Wir beginnen jede Zusammenarbeit mit einer strukturierten Aufnahme Ihrer IT-Landschaft. Dazu gehören Systeme, Verträge, Datenflüsse und Abläufe – aber auch Gespräche mit den Menschen, die täglich damit arbeiten. Deren Beschreibung weicht regelmäßig von der offiziellen Prozessdokumentation ab, und die gelebte Praxis ist die relevantere Grundlage.

Das Ergebnis ist eine schriftliche Bestandsaufnahme mit einer Risikobewertung. Sie gehört Ihnen und bleibt auch dann nutzbar, wenn Sie die Umsetzung mit einem anderen Dienstleister angehen. Erfahrungsgemäß dauert dieser Schritt bei einem Unternehmen mit 20 bis 80 Arbeitsplätzen zwei bis vier Wochen.

Aus der Bestandsaufnahme leiten wir eine priorisierte Roadmap ab. Die Reihenfolge ergibt sich nicht aus dem, was am meisten Eindruck macht, sondern aus drei Kriterien: Was gefährdet den Betrieb, was spart am schnellsten Zeit oder Geld, und was ist Voraussetzung für spätere Schritte.

Ganz vorn stehen deshalb fast immer unspektakuläre Themen – ein funktionierendes Backup, saubere Berechtigungen, aktuelle Systeme. Erst danach kommen Automatisierung, Prozessdigitalisierung oder KI-Anwendungen. Diese Reihenfolge ist nicht verhandelbar, weil KI auf ungeordneten Daten keine belastbaren Ergebnisse liefert.

Jeder Schritt in der Roadmap bekommt einen Aufwandsrahmen, eine grobe Zeitschätzung und ein definiertes Ergebnis. Sie entscheiden dann, in welchem Tempo Sie vorgehen.

Große Digitalisierungsprojekte scheitern im Mittelstand überdurchschnittlich häufig, weil sie über Monate Kapazität binden, die neben dem Tagesgeschäft nicht vorhanden ist. Wir schneiden Vorhaben deshalb so zu, dass eine Etappe in vier bis acht Wochen abgeschlossen werden kann und für sich genommen einen Nutzen bringt.

Das bedeutet auch, dass wir bewusst Pausen einplanen. Nach einer Etappe muss sich der neue Zustand im Alltag setzen, bevor die nächste Veränderung kommt. Unternehmen, die zu schnell zu viel ändern, verlieren die Mitarbeitenden – und ohne die funktioniert keine Digitalisierung.

Für Digitalisierungsvorhaben im Mittelstand existieren auf Bundes- und Landesebene Förderprogramme, deren Konditionen und Verfügbarkeit sich regelmäßig ändern. Wir prüfen zu Projektbeginn, ob für Ihr Vorhaben aktuell etwas infrage kommt, und liefern die technischen Unterlagen für einen Antrag. Die Antragstellung selbst und die förderrechtliche Beratung übernehmen spezialisierte Berater oder Ihre Kammer.

Unabhängig von Förderungen rechnen wir jedes Vorhaben nüchtern durch. Bei Automatisierungen ist die Rechnung meist einfach: eingesparte Arbeitszeit gegen Aufbau- und Betriebskosten. Bei Sicherheitsthemen geht es um vermiedenes Risiko – dort rechnen wir mit Ausfallkosten pro Tag statt mit Ersparnis.

Wir sind IT-Dienstleister und Berater zugleich. Das hat einen praktischen Vorteil: Wir empfehlen nur, was wir anschließend auch betreiben würden. Reine Beratungshäuser übergeben ein Konzept und sind weg, bevor sich zeigt, ob es im Alltag trägt.

Gleichzeitig verkaufen wir keine Hardware und keine Lizenzen mit Provisionsinteresse. Unsere Empfehlungen richten sich danach, was zu Ihrer Größe, Ihrem Budget und Ihrer internen Kapazität passt. Wenn eine bestehende Lösung gut genug ist, empfehlen wir, sie zu behalten.

Für Unternehmen im Raum München sind wir persönlich erreichbar. Vieles lässt sich per Fernwartung lösen, aber Bestandsaufnahmen, kritische Umstellungen und Schulungen machen wir vor Ort.