Ein EDV-Berater, der nichts zu verkaufen hat

Der übliche Reflex bei einer größeren EDV-Investition ist das Einholen von Vergleichsangeboten. Das hilft bei vergleichbaren Positionen wie Hardware, versagt aber genau dort, wo es teuer wird: bei Konzeption, Aufwandsschätzung und Folgekosten. Drei Angebote, die alle von einer falschen Annahme ausgehen, ergeben keine Klarheit, sondern nur einen Preisvergleich für die falsche Lösung.

Ein Berater setzt eine Ebene früher an. Er prüft nicht, welches Angebot günstiger ist, sondern ob die zugrundeliegende Annahme stimmt. Häufigstes Ergebnis unserer Prüfungen: Ein erheblicher Teil der veranschlagten Leistung löst ein Problem, das der Betrieb gar nicht hat. Wer die Beratung und den anschließenden Betrieb aus einer Hand möchte, findet das auf unserer Seite zur IT-Beratung.

Am Anfang jeder Beratung steht eine vollständige Aufnahme. Wir erfassen Server, Arbeitsplätze, Netzwerktechnik, Fachanwendungen, Lizenzen, Verträge und das Sicherungskonzept – und zwar über die Systeme selbst, nicht über die Auskunft des bisherigen Betreuers. Das ist kein Misstrauen, sondern schlicht genauer.

Regelmäßig weicht das Ergebnis von der Vorstellung der Geschäftsführung ab. Typische Funde: Lizenzen, die auf ausgeschiedene Mitarbeiter laufen, ein Sicherungslauf, der seit Monaten fehlschlägt, ein Wartungsvertrag für ein längst ausgemustertes Gerät, oder ein Server mit einer Auslastung von zwölf Prozent, der laut Angebot ersetzt werden soll.

Legen Sie uns ein Angebot vor, gehen wir es zeilenweise durch und ordnen jede Position einer von drei Kategorien zu: notwendig, verzichtbar, oder fragwürdig. Für die zweite und dritte Kategorie begründen wir die Einschätzung, damit Sie sie gegenüber dem Anbieter vertreten können.

Besonders lohnend ist der Blick auf die Folgekosten. Ein Angebot kann bei der Anschaffung günstig aussehen und über fünf Jahre teuer werden, wenn Lizenzmodelle, Wartungsverträge und Supportstufen mitgerechnet werden. Wir rechnen deshalb grundsätzlich auf die Gesamtlaufzeit, nicht auf den Anschaffungspreis.

Ein häufiger Anlass für eine Beratung ist das diffuse Gefühl, beim aktuellen Anbieter nicht gut aufgehoben zu sein – ohne dass sich das belegen ließe. Wir machen daraus eine sachliche Grundlage: Wie ist der Wartungsstand der Systeme, ist die Dokumentation vorhanden und aktuell, funktioniert die Sicherung, sind Berechtigungen gepflegt, entsprechen die abgerechneten Zeiten den erkennbaren Tätigkeiten.

Das Ergebnis fällt nicht immer gegen den Dienstleister aus. Mehrfach war die eigentliche Ursache eine unklare Beauftragung: Der Betrieb erwartete Leistungen, die nie vereinbart waren. Auch das ist ein verwertbares Ergebnis, weil es sich durch eine Vertragsanpassung lösen lässt statt durch einen teuren Wechsel.

Viele Betriebe investieren in Wellen: Jahrelang passiert wenig, dann fällt alles gleichzeitig aus und muss unter Zeitdruck ersetzt werden. Das ist die teuerste Variante, weil unter Druck weder verhandelt noch verglichen wird.

Wir erstellen deshalb eine Mehrjahresplanung, die jedem Gerät ein Ersatzjahr und einen groben Betrag zuordnet. Daraus entsteht eine Kurve, die sich glätten lässt – oft genügt es, einzelne Ersatzbeschaffungen um ein Jahr vorzuziehen oder zu verschieben, um Investitionsspitzen zu vermeiden. Diese Planung ist auch für Bankgespräche und Jahresbudgets brauchbar.

Eine EDV-Beratung beginnt mit einem kostenfreien Vorgespräch, in dem wir die Fragestellung schärfen und den Aufwand schätzen. Danach folgt die Aufnahme vor Ort, die je nach Größe einen halben bis zwei Tage dauert, anschließend die Auswertung und der Bericht. Von der Beauftragung bis zum Ergebnis vergehen typischerweise zwei bis vier Wochen.

Abgerechnet wird nach Aufwand zu einem vorher genannten Tagessatz, mit einer Obergrenze, die wir nicht ohne Rücksprache überschreiten. Sie erhalten einen schriftlichen Bericht mit Bestandsaufnahme, Bewertung und einer nach Dringlichkeit sortierten Empfehlungsliste. Der Bericht gehört Ihnen und darf uneingeschränkt weitergegeben werden – auch an konkurrierende Anbieter.