Wenn die Charge zurückverfolgt werden muss
Für Lebensmittel-, Brau- und Produktionsbetriebe im Freisinger Raum: Chargen- und Prüfdokumentation, die sich auch Jahre später vollständig und in wenigen Minuten zusammenstellen lässt.
Von unserem Sitz aus sind es rund 35 km nach Nordosten bis Freising, unweit des Flughafens. Lebensmittel- und Brauwirtschaft, ein agrarwissenschaftliches Umfeld und Logistik prägen den Raum. Die Dokumentation in diesen Betrieben hat eine Eigenschaft, die sie von der eines Bürobetriebs unterscheidet: Sie ist auf eine Charge bezogen. Kommt eine Rückfrage, wird nicht ein Dokument gesucht, sondern eine vollständige Kette – Rohstoffherkunft, Prüfprotokolle, Freigaben, Auslieferung.
Chargenbezug führend
Unterlagen hängen an der Charge, nicht an einem Ordner nach Produktionsdatum.
Kette vollständig
Von der Rohstoffannahme bis zur Auslieferung bleibt der Zusammenhang erhalten.
Produktions- und Büronetz getrennt
Die Erfassung aus dem Produktionsbereich erfolgt ohne Aufweichung der Netztrennung.
Prüfprotokolle geordnet
Prüf- und Laborunterlagen werden als eigene Dokumentart mit festen Merkmalen geführt.
Was eine Rückverfolgung an einer Papierablage sichtbar macht
Eine Rückfrage zu einer bestimmten Charge zwingt dazu, Unterlagen aus mehreren Ablagen zusammenzutragen: Wareneingang, Produktionsaufzeichnungen, Prüfprotokolle, Versandpapiere. Jede liegt an einem anderen Ort und ist nach einem anderen Kriterium sortiert.
Der Zeitdruck kommt hinzu. Wenn eine Auskunft kurzfristig erwartet wird, ist die Suche das Nadelöhr – nicht die Frage, ob die Unterlagen existieren. Vorhanden sind sie meist, nur nicht im Zusammenhang.
- ✓Unterlagen zu einer Charge liegen in mehreren getrennten Ablagen
- ✓Jede Ablage folgt einem anderen Ordnungskriterium
- ✓Zusammenhang muss bei jeder Anfrage neu hergestellt werden
- ✓Vollständigkeit lässt sich nicht ohne Weiteres prüfen
Die Charge als führendes Merkmal
Wir legen im Ordnungskonzept fest, dass die Chargenkennzeichnung bei allen betroffenen Dokumentarten ein Pflichtmerkmal ist. Damit lässt sich der gesamte Zusammenhang über eine einzige Angabe abrufen.
Das setzt voraus, dass die Kennzeichnung an allen Erfassungspunkten verfügbar ist. Wo sie als Barcode auf Begleitpapieren steht, wird sie abgescannt; wo nicht, muss sie manuell gesetzt werden – und genau an dieser Stelle entstehen erfahrungsgemäß die Lücken. Wir prüfen deshalb vorab jeden Punkt, an dem Unterlagen anfallen.
- ✓Chargenkennzeichnung als Pflichtmerkmal bei allen betroffenen Dokumentarten
- ✓Zuordnung über Barcode, wo Begleitpapiere ihn tragen
- ✓Prüfung jedes Erfassungspunkts vor der Einführung
- ✓Gespeicherte Auswertung über die vollständige Kette einer Charge
Prüf- und Laborunterlagen sauber führen
Prüfprotokolle, Analysen und Freigaben sind der Teil der Dokumentation, bei dem Vollständigkeit am wichtigsten ist. Wir führen sie als eigene Dokumentart mit festen Merkmalen: Charge, Prüfart, Zeitpunkt, Ergebnis, prüfende Stelle.
Kommen Analysen von externen Laboren, werden sie beim Eingang mit Herkunft und Eingangsdatum erfasst. Damit ist später erkennbar, welche Aussage wann vorlag – eine Frage, die bei Rückverfolgungen regelmäßig aufkommt.
- ✓Eigene Dokumentart für Prüf- und Laborunterlagen
- ✓Feste Merkmale einschließlich Charge und prüfender Stelle
- ✓Eingangsvermerk für externe Analysen mit Herkunft und Datum
- ✓Auswertung fehlender Prüfungen zu einer Charge
Erfassung ohne Aufweichung der Netztrennung
In Produktionsbetrieben sind Anlagen- und Büronetz aus guten Gründen getrennt. Eine Dokumentenablage darf diese Trennung nicht unterlaufen, nur um Unterlagen aus dem Produktionsbereich einzusammeln.
Wir planen die Erfassungspunkte deshalb so, dass Dokumente über definierte Übergänge in die Ablage gelangen, ohne dass ein durchgehender Zugriff entsteht. Welche Trennung erforderlich ist, richtet sich nach Ihrer Sicherheitsbetrachtung; wir bauen sie nicht ab, um Komfort zu gewinnen.
- ✓Definierte Übergänge statt durchgehender Netzverbindung
- ✓Erfassungspunkte im Produktionsbereich getrennt ausgelegt
- ✓Robuste Geräte für Bereiche mit Feuchtigkeit und Reinigung
- ✓Keine Aufweichung bestehender Trennung zugunsten von Komfort
Aufbewahrung von Produktions- und Prüfdokumentation
Für kaufmännische Unterlagen bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten, die sich nach Art des Dokuments unterscheiden. Für Produktions-, Chargen- und Prüfdokumentation können branchenspezifische und vertragliche Anforderungen hinzukommen, die eigenen Regeln folgen.
Welche Frist für welche Unterlage verbindlich gilt, legen Ihre Rechtsberatung, die zuständige Aufsicht oder Ihr Steuerberater fest. Wir geben dazu ausdrücklich keine Einschätzung ab und stellen auch keine Frist als verbindlich dar.
Unsere Aufgabe beginnt danach: Wir hinterlegen die Vorgabe je Dokumentart, halten den Bestand innerhalb der Frist unveränderbar und lesbar und erzeugen nach Ablauf einen Löschvorschlag, den eine benannte Stelle bestätigt.
- ✓Verbindliche Festlegung durch Rechtsberatung, Aufsicht oder Steuerberatung
- ✓Getrennte Erfassung gesetzlicher, branchenspezifischer und vertraglicher Zeiträume
- ✓Unveränderbare und lesbare Ablage innerhalb der Frist
- ✓Löschvorschlag mit dokumentierter Bestätigung
Häufige Fragen
Nein. Die Chargenführung bleibt in der dafür vorgesehenen Anwendung. Das Dokumentensystem übernimmt die zugehörigen Unterlagen und verknüpft sie über die Chargenkennzeichnung. Diese Abgrenzung treffen wir vor der Auswahl, weil sie darüber entscheidet, welche Anbindung überhaupt gebraucht wird.
Wenn die Kennzeichnung durchgängig gepflegt ist, in wenigen Minuten über eine gespeicherte Auswertung. Die Einschränkung ist wichtig: Der Wert der Auswertung hängt vollständig daran, dass an jedem Erfassungspunkt tatsächlich zugeordnet wird. Deshalb prüfen wir diese Punkte vorab einzeln.
Die werden gescannt und über die Chargenkennzeichnung zugeordnet. Die Texterkennung liest handschriftliche Inhalte nur eingeschränkt, deshalb muss die Zuordnung über ein gepflegtes Merkmal erfolgen und nicht über die Volltextsuche. Wir stellen das nicht anders dar, als es ist.
Das prüfen wir im Einzelfall, weil es die Netztrennung berührt. Möglich sind definierte Übergänge, über die Dokumente in eine Richtung übergeben werden. Einen durchgehenden Zugriff aus dem Anlagennetz in die Büroumgebung richten wir nicht ein.
Länger als in einem reinen Bürobetrieb, weil die Erfassungspunkte in der Produktion einzeln betrachtet werden müssen. Für das Ordnungskonzept veranschlagen wir mehrere Wochen; der produktive Start erfolgt bereichsweise, meist beginnend mit Wareneingang und Prüfdokumentation.
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