Aufmaß und Foto gehören zum Auftrag, nicht aufs Telefon
Für Handwerk, Bau und mittelständische Fertigung in Germering: Unterlagen, die auf der Baustelle entstehen, landen direkt beim Auftrag statt in der Fotogalerie eines Mobilgeräts.
Germering liegt rund 20 km westlich unseres Sitzes im Landkreis Fürstenfeldbruck. Geprägt ist der Ort von Handwerk, Baugewerbe, mittelständischer Fertigung und Handel. Der entscheidende Unterschied zu einem Bürobetrieb liegt darin, wo die Unterlagen entstehen: auf der Baustelle, im Fahrzeug, beim Kunden. Aufmaßblätter, Fotos vom Bautenstand, Stundenzettel, Regieberichte und unterschriebene Abnahmen entstehen unterwegs – und liegen anschließend auf privaten Telefonen, in Mappen und auf Zetteln im Fahrzeug.
Erfassung vor Ort
Aufmaß, Foto und Bericht werden direkt auf der Baustelle dem Auftrag zugeordnet.
Fotos mit Bezug
Jede Aufnahme trägt Auftrag, Datum und Ort als Merkmal statt nur einen Dateinamen.
Nachträge belegbar
Zusatzleistungen lassen sich mit datierter Dokumentation nachweisen statt aus dem Gedächtnis.
Ohne Verbindung nutzbar
Erfasstes wird zwischengespeichert und überträgt sich, sobald wieder Empfang besteht.
Warum Baustellenunterlagen selten ankommen
Was auf der Baustelle entsteht, muss den Weg ins Büro finden. Dieser Weg führt üblicherweise über eine Mappe, ein privates Telefon oder eine Nachricht an die Bauleitung. Jede dieser Übergaben kann ausfallen, und niemand merkt es, solange nichts nachgefragt wird.
Teuer wird es bei Nachträgen und Beanstandungen. Wenn eine Zusatzleistung nicht datiert dokumentiert ist oder ein Zustand vor Beginn nicht festgehalten wurde, steht Aussage gegen Aussage – und die Position ist schwach.
- ✓Übergabe ins Büro hängt an Mappen und privaten Geräten
- ✓Fotos liegen in Galerien ohne Bezug zum Auftrag
- ✓Zustand vor Beginn oft nicht festgehalten
- ✓Nachträge lassen sich nachträglich kaum belegen
Erfassen, solange man noch auf der Baustelle steht
Wir richten die Erfassung so ein, dass sie am Ort der Leistung stattfindet. Über ein Mobilgerät werden Aufnahme, Aufmaßblatt oder Bericht direkt dem Auftrag zugeordnet – ausgewählt aus einer Liste, nicht eingetippt.
Der Schritt muss knapp sein. Alles, was mehr als wenige Handgriffe verlangt, wird auf der Baustelle nicht gemacht. Deshalb reduzieren wir die Pflichtangaben auf Auftrag und Art der Unterlage; alles Weitere ergänzt das Büro.
- ✓Zuordnung über eine Auswahlliste statt über Eingaben
- ✓Wenige Pflichtangaben bei der Erfassung vor Ort
- ✓Zwischenspeicherung bei fehlender Verbindung
- ✓Ergänzung weiterer Merkmale im Büro
Fotodokumentation, die später etwas wert ist
Eine Aufnahme ohne Bezug ist im Streitfall wenig wert. Entscheidend sind Zeitpunkt, Zuordnung zum Auftrag und idealerweise eine kurze Angabe, was zu sehen ist. Diese drei Angaben lassen sich beim Erfassen ohne nennenswerten Aufwand setzen.
Wir empfehlen zusätzlich eine feste Routine: eine Aufnahmeserie vor Beginn, eine bei wesentlichen Zwischenständen, eine bei Abschluss. Ob eine Dokumentation vertraglich gefordert ist und welche Anforderungen sie erfüllen muss, klärt Ihre Rechtsberatung.
- ✓Zeitpunkt und Auftragsbezug bei jeder Aufnahme
- ✓Kurze Angabe zum Inhalt statt reiner Bilddatei
- ✓Feste Routine für Beginn, Zwischenstand und Abschluss
- ✓Bewertung vertraglicher Anforderungen durch Ihre Rechtsberatung
Vom Aufmaß zur Abrechnung
Der Nutzen wird im Büro sichtbar. Wenn Aufmaßblätter, Stundennachweise und Materialbelege am Auftrag hängen, entfällt das Zusammensuchen vor der Rechnungsstellung – und die Abrechnung verzögert sich nicht, weil ein Zettel fehlt.
Über eine Anbindung an Ihre Branchensoftware lassen sich Auftrags- und Kundennummern übernehmen. Ob das mit dem bei Ihnen eingesetzten Programm sauber geht, prüfen wir vor der Auswahl und sagen offen, wenn es nicht der Fall ist.
- ✓Aufmaß, Stunden und Material am selben Auftrag
- ✓Vollständigkeitsprüfung vor der Rechnungsstellung
- ✓Übernahme von Auftrags- und Kundennummern aus der Branchensoftware
- ✓Klare Aussage, wenn eine Anbindung nicht umsetzbar ist
Aufbewahrung von Bau- und Geschäftsunterlagen
Kaufmännische Unterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, deren Dauer von der Art des Dokuments abhängt. Bei Bauleistungen können darüber hinaus vertragliche Regelungen und mögliche Nachweisinteressen über längere Zeiträume eine Rolle spielen.
Welche Frist für welche Unterlage verbindlich gilt, legt Ihr Steuerberater oder Ihre Rechtsberatung fest. Wir treffen diese Bewertung nicht. Wir hinterlegen die Vorgabe als Merkmal, halten den Bestand innerhalb der Frist unveränderbar und erzeugen nach Ablauf einen Löschvorschlag, den eine benannte Person bestätigt.
Bei Fotodokumentation empfehlen wir, die Aufbewahrung projektweise zu entscheiden, weil der Umfang schnell erheblich wird.
- ✓Festlegung der Fristen durch Steuerberatung oder Rechtsberatung Ihres Hauses
- ✓Frist als Merkmal je Dokumentart hinterlegt
- ✓Ablage bleibt bis zum Fristende gegen Änderungen gesichert
- ✓Projektweise Entscheidung über den Verbleib der Fotodokumentation
Häufige Fragen
Nur, wenn der Schritt sehr knapp ist. Deshalb reduzieren wir ihn auf die Auswahl des Auftrags und der Unterlagenart; alles Weitere ergänzt das Büro. Erfahrungsgemäß entscheidet sich die Annahme in den ersten zwei Wochen, weshalb wir in dieser Zeit mit kurzen Vor-Ort-Terminen begleiten.
Erfasstes wird auf dem Gerät zwischengespeichert und überträgt sich automatisch, sobald wieder Verbindung besteht. Für die Bedienung macht das keinen Unterschied. Wichtig ist nur, dass die Auftragsliste vorher geladen wurde, damit die Zuordnung auch ohne Verbindung möglich bleibt.
Das ist eine Frage, die Sie mit Ihrer Rechtsberatung klären sollten, nicht mit uns. Technisch lässt sich der Zugriff so einrichten, dass Geschäftsdaten getrennt bleiben und bei Ausscheiden entfernt werden können. Wir empfehlen aber, für die Baustellenerfassung betriebseigene Geräte einzusetzen.
Die Menge ist selten das technische Problem, aber ein Kostenfaktor. Wir empfehlen deshalb, den Umfang je Projekt bewusst zu steuern und abgeschlossene Projekte auf günstigeren Speicher zu verlagern, statt alles dauerhaft im schnellen Zugriff zu halten.
Teilweise. Erfasste Stundennachweise lassen sich dem Auftrag zuordnen und im Büro auswerten. Eine vollwertige Zeiterfassung mit allen arbeitsrechtlichen Anforderungen ist das nicht – dafür gibt es eigene Lösungen, die wir bei Bedarf gesondert betrachten.
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