Wenn schon die Existenz einer Akte eine Information ist
Für Einrichtungen im Gesundheits- und Sozialwesen in Haar: eine Ablage, in der besondere Kategorien personenbezogener Daten getrennt geführt und Zugriffe lückenlos dokumentiert werden.
Haar liegt rund 13 km östlich unseres Sitzes. Das Gesundheits- und Sozialwesen prägt den Ort, daneben Wohn- und Mischgewerbe. Für die Dokumentenablage ergibt sich daraus eine Anforderungslage, die sich von der eines Handelsbetriebs grundlegend unterscheidet: Es geht nicht in erster Linie darum, schneller zu finden, sondern darum, verlässlich zu begrenzen, wer etwas sehen kann – und darüber Auskunft geben zu können.
Getrennte Führung
Unterlagen mit besonderen Datenkategorien liegen in eigenen Bereichen mit eigener Sichtbarkeit.
Berechtigungen dokumentiert
Wer worauf zugreifen darf, ist nicht nur eingestellt, sondern nachvollziehbar begründet.
Zugriffe belegbar
Das Protokoll beantwortet die Frage, wer eine Unterlage wann geöffnet hat.
Auskunft möglich
Unterlagen zu einer betroffenen Person lassen sich gezielt zusammenstellen.
Warum Ordnerrechte hier an ihre Grenze kommen
Auf einem Dateiserver hängt die Sichtbarkeit am Speicherort. Wer Zugriff auf einen Bereich hat, sieht alles darin – und in vielen Einrichtungen auch die Namen der Unterordner, was bereits eine Information sein kann.
Hinzu kommt die Dokumentationslücke: Wer heute worauf zugreifen darf, ergibt sich aus einer Sammlung von Gruppenzugehörigkeiten, die über Jahre entstanden ist. Eine Frage danach lässt sich nicht in vertretbarer Zeit beantworten, und genau diese Frage kommt im Ernstfall.
- ✓Sichtbarkeit hängt am Speicherort statt an der Dokumentart
- ✓Ordnerbezeichnungen können selbst schon Information preisgeben
- ✓Gewachsene Gruppenzugehörigkeiten ohne Dokumentation
- ✓Keine belastbare Auskunft über bestehende Zugriffsrechte
Besondere Kategorien getrennt führen
Wir richten für Unterlagen mit besonderen Kategorien personenbezogener Daten eigene Dokumentarten mit eigener Sichtbarkeit ein. Die Zuordnung erfolgt bei der Erfassung, nicht im Nachhinein durch eine Aufräumaktion.
Für Unbefugte sind diese Bereiche nicht nur gesperrt, sondern unsichtbar – sie erscheinen weder in der Navigation noch in Suchtreffern. Welche Unterlagen in diese Kategorie fallen, legen Sie beziehungsweise Ihre Datenschutzbeauftragung fest; wir bilden die Festlegung ab.
- ✓Eigene Dokumentarten mit eigener Sichtbarkeit
- ✓Zuordnung bei der Erfassung statt nachträglich
- ✓Gesperrte Bereiche erzeugen für Unbefugte keinerlei Suchtreffer
- ✓Einstufung durch Sie und Ihre Datenschutzbeauftragung
Berechtigungen, die man erklären kann
Eine Rechtevergabe ist erst brauchbar, wenn sie begründbar ist. Wir leiten sie deshalb aus Rollen und Aufgaben ab und halten je Rolle schriftlich fest, welchen Zugriff sie hat und warum.
Diese Aufstellung ist kein Beiwerk, sondern das eigentliche Ergebnis. Sie bleibt nach dem Projekt gültig und wird bei Änderungen fortgeschrieben, statt dass Rechte im laufenden Betrieb nebenbei ergänzt werden.
- ✓Rollenmodell mit schriftlicher Begründung je Zugriff
- ✓Fortschreibung bei Änderungen statt nebenbei ergänzter Rechte
- ✓Wiederkehrende Überprüfung zu festen Zeitpunkten
- ✓Vertretungsregelungen dokumentiert statt über geteilte Zugänge
Auskunft und Löschung betroffener Personen
Betroffene Personen können Auskunft darüber verlangen, welche Daten über sie verarbeitet werden, und unter bestimmten Voraussetzungen deren Löschung. In einer Ordnerablage ist das kaum vollständig zu beantworten, weil Unterlagen an mehreren Stellen liegen.
Ein System macht diese Bestände erstmals gezielt auffindbar. Wir richten dafür eine gespeicherte Suche über den Personenbezug ein. Ob und in welchem Umfang einem Ersuchen zu entsprechen ist, entscheiden Sie mit Ihrer Datenschutz- oder Rechtsberatung – das ist keine technische Frage.
- ✓Gespeicherte Suche über den Personenbezug
- ✓Vollständige Sicht über alle Dokumentarten hinweg
- ✓Protokoll darüber, wer welche Unterlage eingesehen hat
- ✓Entscheidung über das Ersuchen bei Ihrer Datenschutz- oder Rechtsberatung
Aufbewahrung: unser Anteil und Ihrer
Für Unterlagen aus dem Gesundheits- und Sozialbereich bestehen Aufbewahrungspflichten, die sich nach Art des Dokuments und nach fachrechtlichen Vorgaben unterscheiden; für kaufmännische Belege gelten wieder andere Maßstäbe.
Welche Frist für welche Ihrer Unterlagen verbindlich gilt, legen Ihre Rechtsberatung, die zuständige Aufsicht oder Ihr Steuerberater fest. Wir treffen diese Festlegung ausdrücklich nicht und geben dazu auch keine Einschätzung ab.
Was wir übernehmen, beginnt danach: die festgelegte Frist im System hinterlegen, den Bestand innerhalb der Frist unveränderbar und lesbar halten, nach Ablauf einen Löschvorschlag erzeugen und die Bestätigung durch eine benannte Person dokumentieren. Automatisch gelöscht wird nichts.
- ✓Verbindliche Festlegung durch Ihre Rechtsberatung oder Aufsicht
- ✓Keine fachliche Einschätzung zu Fristen durch uns
- ✓Während der Frist bleibt der Bestand unverändert und lesbar
- ✓Dokumentierte Bestätigung jeder Löschung
Häufige Fragen
Nein, und niemand sollte das behaupten. Es bildet ab, was Sie festgelegt haben, und macht Bestände auffindbar. Die Einstufung, welche Unterlagen besondere Kategorien enthalten und welche Rechtsgrundlage greift, nehmen Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragung oder Rechtsberatung vor.
Über das Zugriffsprotokoll, das jeden Aufruf mit Konto und Zeitpunkt festhält. Es belegt die technische Seite. Für eine belastbare Aussage gehört die zweite Hälfte dazu: die dokumentierte Rechtevergabe, aus der hervorgeht, welchem Konto welcher Zugriff bewusst eingeräumt wurde.
Nicht, wenn die Abgrenzung vorher steht. Das Fachverfahren führt die Falldokumentation, das Dokumentensystem übernimmt Verwaltung, Korrespondenz, Verträge und Nachweise. Wir bauen keine zweite Fallakte daneben auf, weil das Pflegeaufwand und Risiko verdoppeln würde.
Sie erhalten eigene Konten mit befristetem Zugriff auf den benötigten Bereich, nicht die Zugangsdaten anderer. Geteilte Zugänge machen jedes Protokoll wertlos, weil sich Zugriffe dann keiner Person mehr zuordnen lassen. Das ist einer der Punkte, bei denen wir nicht nachgeben.
Der Aufwand liegt überwiegend in der Konzeptphase und dort bei Leitung und Datenschutzbeauftragung. Für die Beschäftigten ändert sich im Alltag wenig, wenn die Erfassung gut zugeschnitten ist. Wir führen bereichsweise ein und beginnen dort, wo der Nutzen am schnellsten sichtbar wird.
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