Ein Archiv, das man auch von unterwegs durchsucht
Für Medien-, Technologie- und Vertriebsbetriebe in Ismaning: Unterlagen und Nutzungsnachweise werden erschlossen und bleiben von jedem Arbeitsort aus zugänglich.
Ismaning liegt rund 13 km nordöstlich unseres Sitzes und ist ein Medien- und Technologiestandort mit Gewerbegebieten, Dienstleistern und Vertriebsniederlassungen. Zwei Dinge fallen hier regelmäßig zusammen: umfangreiche Bestände, die über Jahre entstanden sind, und eine Belegschaft, die selten vollzählig am Schreibtisch sitzt. Eine Ablage, die nur im Haus erreichbar ist, wird unter diesen Bedingungen zum Engpass – und ein Archiv, das nicht erschlossen ist, wird faktisch nicht genutzt.
Bestände erschlossen
Alte Bestände werden mit Texterkennung durchsuchbar gemacht, statt sie einzeln neu zu sortieren.
Nutzungsnachweise greifbar
Verträge und Freigaben zu verwendetem Material werden als eigene Dokumentart geführt.
Von überall erreichbar
Zugriff aus dem Homeoffice und von unterwegs, ohne dass Dateien lokal vervielfältigt werden.
Bandbreite realistisch
Wir bemessen die Anbindung nach tatsächlichem Datenvolumen statt nach Vertragsangaben.
Bestände, die niemand mehr durchsucht
In Häusern mit langer Produktionsgeschichte liegen erhebliche Mengen an Material und zugehörigen Unterlagen auf Speichern, die technisch erreichbar, praktisch aber unbrauchbar sind. Wer nicht weiß, wonach er im Ordnerbaum suchen muss, findet nichts.
Die Folge ist Doppelarbeit: Es wird neu erstellt, was vorhanden wäre. Der Aufwand für die Erschließung ist einmalig, der Aufwand für wiederholte Neuerstellung wiederkehrend – das ist der eigentliche Rechenweg.
- ✓Vorhandenes Material wird nicht gefunden und neu erstellt
- ✓Ordnerbäume ohne dokumentierte Logik
- ✓Zugehörige Unterlagen getrennt vom Material abgelegt
- ✓Wissen über den Bestand nur bei langjährigen Beschäftigten
Erschließen statt neu sortieren
Einen gewachsenen Bestand vollständig neu zu ordnen ist in der Regel unbezahlbar. Wir gehen deshalb den anderen Weg: Der Bestand wird als durchsuchbares Archiv übernommen, mit nachträglicher Texterkennung für Scans ohne Textebene und einer groben Kategorisierung.
Nur der aktive Teil bekommt die volle Behandlung mit sauberer Zuordnung und gepflegten Merkmalen. Diese Unterscheidung ist der wesentliche Hebel für den Projektaufwand und wird in Angeboten anderer Anbieter oft übergangen.
- ✓Grobe Kategorisierung für das Archiv statt vollständiger Neuordnung
- ✓Nachträgliche Texterkennung für Scans ohne Textebene
- ✓Volle Zuordnung nur für aktiv genutzte Unterlagen
- ✓Transparente Trennung beider Aufwände im Angebot
Nutzungsrechte und Freigaben als eigene Dokumentart
Wo mit fremdem Material gearbeitet wird, entscheidet die Auffindbarkeit der zugehörigen Vereinbarung darüber, ob es weiterverwendet werden kann. In der Praxis liegen diese Unterlagen häufig im Postfach der Person, die sie eingeholt hat.
Wir führen sie als eigene Dokumentart mit wenigen Merkmalen: Gegenstand, Vertragspartner, Laufzeit, Umfang. Die rechtliche Bewertung, was daraus folgt, nimmt Ihre Rechtsberatung vor; wir sorgen dafür, dass die Unterlage im Bedarfsfall in Sekunden vorliegt.
- ✓Eigene Dokumentart für Verträge und Freigaben zu Material
- ✓Wenige Merkmale, darunter Laufzeit und Umfang
- ✓Verknüpfung der Vereinbarung mit dem betroffenen Bestand
- ✓Rechtliche Bewertung bleibt bei Ihrer Rechtsberatung
Mobile Arbeitsplätze ohne Kopienwildwuchs
Wenn Unterlagen für unterwegs heruntergeladen werden, entstehen lokale Kopien, die niemand zurückführt. Nach kurzer Zeit existieren Fassungen auf Notebooks, deren Stand niemand kennt.
Im System wird stattdessen auf den geführten Stand zugegriffen. Für Situationen ohne Verbindung lässt sich ein begrenzter Offline-Zugriff einrichten, der beim nächsten Verbinden zurückgleicht – begrenzt deshalb, weil ein vollständiger Offline-Abzug genau das Problem zurückbringt.
- ✓Arbeit am geführten Stand statt an heruntergeladenen Kopien
- ✓Begrenzter Offline-Zugriff mit Rückgleich beim Verbinden
- ✓Keine vollständigen Abzüge auf mobile Geräte
- ✓Anbindung nach tatsächlichem Datenvolumen bemessen
Aufbewahrung, Löschung und Datenschutz
Für geschäftliche Unterlagen bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten, die sich je nach Art unterscheiden; bei vertraglich gebundenem Material können abweichende Zeiträume vereinbart sein.
Die verbindliche Festlegung, welche Frist für welche Unterlage gilt, trifft Ihr Steuerberater oder Ihre Rechtsberatung. Wir bilden sie im System ab und dokumentieren die Umsetzung. Gelöscht wird nach Fristablauf erst nach Bestätigung durch eine zuständige Person.
Bei Material mit abgebildeten Personen ist die Gegenrichtung relevant: Ein erschlossener Bestand macht überhaupt erst auffindbar, wo personenbezogene Inhalte liegen.
- ✓Fristen nach verbindlicher Vorgabe Ihrer Steuer- oder Rechtsberatung
- ✓Getrennte Erfassung gesetzlicher und vertraglicher Zeiträume
- ✓Löschung erst nach Bestätigung durch eine benannte Person
- ✓Auffindbarkeit personenbezogener Inhalte im erschlossenen Bestand
Häufige Fragen
In der Regel nicht. Systeme für Medienbestände sind auf Vorschaubilder, Formate und Ausspielwege ausgelegt, ein Dokumentensystem auf Vorgänge, Verträge und Nachvollziehbarkeit. Beide nebeneinander mit klarer Abgrenzung ist häufig die bessere Lösung als der Versuch, eines durch das andere zu ersetzen.
Das hängt vom Volumen und vom Anteil der Scans ohne Textebene ab. Die Verarbeitung läuft im Hintergrund und über Wochen, ohne den laufenden Betrieb zu behindern. Wir messen vorab an einer Stichprobe, wie hoch der Anteil nachzuverarbeitender Dokumente tatsächlich ist.
Technisch ja. Wichtiger als die Technik ist dabei die Frage, welche Unterlagen von wo aus zugänglich sein sollen – das ist eine Festlegung, die Sie treffen und die wir abbilden. Bei personenbezogenen Daten empfehlen wir, die datenschutzrechtliche Seite mit Ihrer Beratung zu klären.
Große Dateien sind dann spürbar langsam, das lässt sich nicht wegkonfigurieren. Wir arbeiten deshalb mit Vorschauen und geringer aufgelösten Ansichten für die Sichtung und laden die vollständige Fassung nur, wenn tatsächlich damit gearbeitet wird.
Drei bis fünf. Umfangreiche Feldkataloge sehen gründlich aus und werden im Alltag umgangen, sodass am Ende halb gefüllte Angaben entstehen. Wenige verlässlich gepflegte Merkmale machen einen Bestand durchsuchbar, viele unvollständige machen ihn unbrauchbar.
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