Zum ersten Mal überhaupt eine Struktur festlegen
Für produzierendes Gewerbe, Handwerk und Logistik im Landkreis Dachau: Wenn im Generationswechsel klar wird, dass die Ablage nie geplant wurde, beginnen wir am Anfang – bei der Ordnung, nicht bei der Software.
Der Landkreis Dachau liegt nordwestlich der Stadt, die Gemeinden etwa rund 20 bis 35 km von unserem Sitz entfernt. Produzierendes Gewerbe, Handwerk und Logistik prägen die Struktur, dazu wachsende Wohn- und Gewerbegebiete. Viele Betriebe stehen im Generationswechsel, und genau dann fällt auf, was jahrzehntelang funktioniert hat, weil eine Person alles wusste: Die Ablage ist nie geplant worden. Sie ist entstanden. Wer übernimmt, findet Ordner, Schränke und ein Laufwerk vor, deren Logik nirgends aufgeschrieben ist.
Wissen sichern
Die Ablagelogik der übergebenden Generation wird aufgenommen, bevor sie mit ihr das Haus verlässt.
Erstmalige Ordnung
Wir erarbeiten die Struktur von Grund auf, statt eine vorhandene nachzubauen.
Sehr alte Systeme
Wo Altanwendungen im Einsatz sind, prüfen wir vorab, was sich überhaupt herausbekommen lässt.
In Etappen
Die Umstellung erfolgt in Abschnitten, die neben dem laufenden Betrieb zu leisten sind.
Was im Generationswechsel sichtbar wird
Solange die Person, die den Betrieb aufgebaut hat, im Haus ist, funktioniert eine ungeschriebene Ablage. Sie weiß, wo alles liegt, und beantwortet jede Frage in Sekunden. Genau deshalb gibt es keine Notwendigkeit, es aufzuschreiben.
Beim Übergang bricht dieses Wissen weg: Die Nachfolge findet alle Unterlagen vor, aber keine Erklärung dazu. Wir setzen deshalb früh an, solange die Aufnahme im Gespräch möglich ist.
- ✓Ablagelogik existiert ausschließlich als persönliches Wissen
- ✓Nachfolge findet Unterlagen ohne erklärende Systematik vor
- ✓Fragen lassen sich nach dem Übergang nicht mehr stellen
- ✓Frühzeitige Aufnahme ist der einzige Weg, dieses Wissen zu sichern
Struktur von Grund auf statt Nachbau
Wo nie geplant wurde, gibt es auch nichts abzubilden. Das ist ein Vorteil: Wir müssen keine gewachsene Struktur mitschleppen, sondern können die Dokumentarten direkt aus dem Betriebsablauf ableiten.
Wir gehen dafür den Weg eines Auftrags durch das Haus und halten fest, welche Unterlage wo entsteht und wer sie braucht. Daraus entsteht die Liste der Dokumentarten, meist kürzer als befürchtet.
- ✓Ableitung der Dokumentarten aus dem tatsächlichen Auftragsablauf
- ✓Kein Nachbau einer vorhandenen Ordnerstruktur
- ✓Wenige Merkmale je Dokumentart, verbindlich festgelegt
- ✓Schriftliches Konzept, das auch nach der Übergabe gilt
Sehr alte Anwendungen im Bestand
In Betrieben, die lange mit demselben Programm arbeiten, liegen Teile der Unterlagen in Anwendungen, für die es kaum noch Unterstützung gibt. Bevor über eine neue Ablage gesprochen wird, muss geklärt sein, was sich aus diesen Systemen überhaupt herausbekommen lässt.
Wir prüfen das an einer Stichprobe. Manchmal ist ein sauberer Export möglich, manchmal bleibt nur ein Ausdruck zur Nacherfassung. Die Einschätzung liefern wir vor der Entscheidung.
- ✓Prüfung der Exportmöglichkeiten an einer Stichprobe
- ✓Realistische Einschätzung vor der Systementscheidung
- ✓Nacherfassung nur dort, wo kein Export möglich ist
- ✓Exportfähigkeit als Kriterium für das neue System
Mehrere Gemeinden, eine Struktur
Betriebe mit Werk, Lager und Büro an unterschiedlichen Adressen im Landkreis stehen zusätzlich vor der Frage, wie weit vereinheitlicht wird. Wir legen einen gemeinsamen Kern fest – Dokumentarten, Merkmale, Zuständigkeiten – und lassen darüber hinaus Abweichungen zu, die benannt und begründet sind.
Die Umstellung erfolgt in Etappen, eine Adresse nach der anderen. Ein Stichtag für alle ist neben dem laufenden Betrieb nicht zu leisten und führt dazu, dass in der ersten schwierigen Woche zur alten Ablage zurückgekehrt wird.
- ✓Gemeinsamer Kern für alle Adressen des Betriebs
- ✓Benannte und begründete Abweichungen je Adresse
- ✓Etappen mit klarem Anfang und Ende
- ✓Fester Zeitpunkt je Etappe, ab dem die alte Ablage schreibgeschützt wird
Aufbewahrung bei Übergabe und Altbestand
Im Generationswechsel stellt sich fast immer die Frage, was aus vierzig Jahren Papier weg darf. Für kaufmännische Unterlagen bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten, die sich nach Art des Dokuments unterscheiden; digitale Aufzeichnungen unterliegen zusätzlich Anforderungen an Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit.
Welche Frist für welche Ihrer Unterlagen verbindlich gilt, legt Ihr Steuerberater oder Ihre Rechtsberatung fest. Wir treffen diese Bewertung ausdrücklich nicht und stellen auch keine Frist als verbindlich dar.
Vor jeder Aussonderung holen wir die Freigabe von dort ein und dokumentieren, was auf welcher Grundlage entfernt wurde. Zu früh zu löschen ist der teurere Fehler; deshalb bleibt jeder Löschvorschlag ein Vorschlag.
- ✓Fristen legt Ihre Steuer- oder Rechtsberatung verbindlich fest
- ✓Freigabe vor jeder Aussonderung von Altbeständen
- ✓Dokumentation, was auf welcher Grundlage entfernt wurde
- ✓Entfernt wird erst, wenn eine benannte Person zustimmt
Häufige Fragen
So früh wie möglich, weil die Aufnahme der Ablagelogik nur im Gespräch mit ihm gelingt. Selbst wenn die Umstellung später erfolgt, ist es sinnvoll, jetzt festzuhalten, welche Unterlagen es gibt und wo sie liegen. Dieses Protokoll ist auch ohne neues System bereits ein Gewinn.
Im Gegenteil, es ist oft einfacher. Wo nichts abzubilden ist, entfällt der schwierigste Teil vieler Projekte: die Ablösung liebgewonnener Gewohnheiten. Wir leiten die Struktur direkt aus dem Auftragsablauf ab und müssen niemanden davon überzeugen, seinen Ordnerbaum aufzugeben.
Das lässt sich nur am konkreten System beantworten. Wir prüfen es an einer Stichprobe, bevor irgendeine Entscheidung fällt. Wo kein Export möglich ist, bleibt die Nacherfassung der noch benötigten Vorgänge – aufwendig, aber kalkulierbar, wenn der Umfang vorher bekannt ist.
Für die Aufnahme des Auftragswegs rechnen Sie mit mehreren Terminen, an denen die Personen dabei sein sollten, die tatsächlich damit arbeiten. Danach folgt eine Abstimmungsrunde über das schriftliche Konzept. Während der Etappen ist der Aufwand deutlich geringer.
Ein eigenständiges System oft nicht. Häufiger empfehlen wir bei dieser Größe eine geordnete Ablage mit wenigen Merkmalen und schriftlich festgehaltenen Regeln. Der Nutzen liegt ohnehin im Ordnungskonzept; die Software ist der leichter ersetzbare Teil.
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