Gewachsene Rechte sind kein Fundament
Für etablierte Mittelständler im Business-Campus-Umfeld: Wir übernehmen bei der Einführung nicht die vorhandene Freigabestruktur, sondern leiten sie aus Rollen und Abläufen neu ab.
Bis Unterschleißheim sind es von uns aus etwa 17 km nach Norden. Die Struktur ist von etabliertem Mittelstand geprägt, häufig mit Vertrieb und Verwaltung an einem Campus-Standort, dazu weitere Adressen oder Tochtergesellschaften. Betriebe dieser Art haben ihre Ablage über zwanzig Jahre und mehrere Reorganisationen mitgeschleppt. Das Ergebnis ist ein Laufwerk, dessen oberste Ebene noch die Abteilungsstruktur von 2008 zeigt, und ein Rechtesystem, in dem seit Jahren nur ergänzt und nie zurückgenommen wurde.
Rechte neu abgeleitet
Wir bilden die bestehende Freigabestruktur nicht nach, sondern leiten sie aus Rollen und Vorgängen neu ab.
Standorte gleich behandelt
Ein Ordnungskonzept gilt für Zentrale und weitere Adressen, damit Vertretung möglich bleibt.
Vertrieb angebunden
Angebote, Aufträge und Korrespondenz hängen am Kunden, nicht an einem Bearbeiterordner.
Reorganisationen überstehen
Die Struktur folgt Vorgängen statt dem Organigramm, das sich ohnehin regelmäßig ändert.
Was zwanzig Jahre Ordnerstruktur hinterlassen
In gewachsenen Häusern findet man mehrere Generationen von Ablagelogik übereinander: eine Ebene nach alten Abteilungsnamen, darunter eine nach Jahren, darunter eine nach Kunden, und dazwischen Ordner, die nach ausgeschiedenen Mitarbeitenden benannt sind.
Der Versuch, das eins zu eins in ein neues System zu übertragen, ist der häufigste Grund für gescheiterte Einführungen. Wir sagen es deutlich: Wer die alte Struktur mitnimmt, bekommt dieselbe Unordnung mit höheren Lizenzkosten.
- ✓Mehrere Generationen von Ablagelogik übereinander
- ✓Ordner nach längst ausgeschiedenen Personen
- ✓Freigaben, die seit Jahren nur ergänzt wurden
- ✓Kein Überblick, welche Bereiche noch genutzt werden
Rechte aus Rollen statt aus Historie
Wir erheben zunächst, wer heute tatsächlich worauf zugreifen kann. Diese Auswertung überrascht die Leitung fast immer, weil der Umfang deutlich größer ist als angenommen.
Danach definieren wir Rollen entlang der Aufgaben – Vertrieb, Einkauf, Buchhaltung, Personal, Leitung – und leiten die Sichtbarkeit daraus ab. Der Abgleich mit den Fachbereichen erfolgt vor der Umstellung, nicht danach, weil sich Ausnahmen dort zeigen, wo tatsächlich gearbeitet wird.
- ✓Auswertung der heute bestehenden Zugriffe als Ausgangspunkt
- ✓Rollendefinition entlang der Aufgaben statt der Personen
- ✓Abgleich mit den Fachbereichen vor der Umstellung
- ✓Wiederkehrende Überprüfung statt einmaliger Bereinigung
Mehrere Adressen unter einem Konzept
Betriebe mit Zentrale und weiteren Standorten oder Tochtergesellschaften stehen vor der Frage, wie weit vereinheitlicht wird. Vollständige Gleichschaltung überfordert Einheiten mit abweichendem Geschäft, vollständige Eigenständigkeit macht Vertretung unmöglich.
Wir legen deshalb einen gemeinsamen Kern fest – Dokumentarten, Merkmale, Rollenmodell – und lassen darüber hinaus bewusst Abweichungen zu, die als solche benannt und begründet sind.
- ✓Gemeinsame Basis aus Dokumentarten, Merkmalen und Rollenmodell
- ✓Begründete Abweichungen statt stiller Sonderwege
- ✓Standortkennzeichen als Merkmal für Auswertungen
- ✓Vertretung zwischen Einheiten bleibt möglich
Anbindung an ERP und Postfächer
Im Vertrieb entsteht der Nutzen vor allem dann, wenn Unterlagen aus dem Kundendatensatz heraus sichtbar sind. Wir prüfen vor der Auswahl, welche Verbindung Ihr vorhandenes System hergibt, und sagen offen, wenn eine gewünschte Anbindung nicht sauber umsetzbar ist.
Der zweite Punkt ist die Korrespondenz. Geschäftsrelevante E-Mails liegen in den meisten Häusern ausschließlich in persönlichen Postfächern und damit außerhalb jeder gemeinsamen Ablage. Über eine Anbindung lassen sie sich samt Anhängen dem Kunden oder Auftrag zuordnen.
- ✓Anzeige zugehöriger Unterlagen aus dem ERP-System heraus
- ✓Übernahme von Kunden- und Lieferantenstammdaten
- ✓Ablage von E-Mails samt Anhängen aus dem Postfach
- ✓Regelbasierte Ablage für ein zentrales Rechnungseingangspostfach
Aufbewahrung in gewachsenen Beständen
Für kaufmännische Unterlagen bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten, die sich nach Art des Dokuments unterscheiden; hinzu kommen Anforderungen an Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit digitaler Aufzeichnungen.
Welche Frist auf welche Ihrer Unterlagen anzuwenden ist, entscheidet verbindlich Ihr Steuerberater oder Ihre Rechtsberatung. Wir entscheiden das nicht. Unsere Aufgabe ist die technische Umsetzung: Fristen hinterlegen, Bestände innerhalb der Frist unveränderbar halten, nach Ablauf einen Löschvorschlag erzeugen.
Gerade in gewachsenen Beständen ist die andere Richtung ebenso wichtig: Personenbezogene Unterlagen, die seit Jahren ohne Grund liegen, werden im System erstmals gezielt auffindbar.
- ✓Fristen werden von Ihrer Steuer- oder Rechtsberatung verbindlich vorgegeben
- ✓Kein Ändern von Beständen, solange die Frist läuft
- ✓Löschvorschläge mit Bestätigung durch die zuständige Stelle
- ✓Gezielte Auffindbarkeit personenbezogener Altbestände
Häufige Fragen
Technisch ja, sinnvoll fast nie. Damit wandert die vorhandene Unklarheit in ein teureres Werkzeug. Wir empfehlen stattdessen, den aktiven Teil neu zuzuordnen und den Rest als durchsuchbares Archiv zu übernehmen. Das ist am Anfang unbequemer und spart über die Laufzeit deutlich mehr.
Indem die Fachbereiche das Konzept mitschreiben und nicht vorgesetzt bekommen. Widerstand entsteht meist dort, wo eine Struktur am Schreibtisch entworfen wurde und an der tatsächlichen Arbeitsweise vorbeigeht. Wir führen deshalb Gespräche je Bereich, bevor irgendetwas festgelegt wird.
In den meisten Fällen ein System mit getrennten Mandanten oder Bereichen. Das erhält die buchhalterische Trennung und erlaubt trotzdem ein gemeinsames Ordnungskonzept. Wir prüfen dabei, ob die vorhandenen ERP-Systeme diese Trennung ebenfalls sauber abbilden.
Rechnen Sie mit mehreren Wochen für das Ordnungskonzept und einigen weiteren bis zum produktiven Start im ersten Bereich. Die Ausweitung auf alle Abteilungen zieht sich üblicherweise über etliche Monate, weil wir bereichsweise vorgehen statt mit einem Stichtag für das ganze Haus.
Die sind erfahrungsgemäß der schwierigste Teil, weil dort Geschäftsrelevantes und Privates gemischt liegt. Wir setzen einen Zeitpunkt, ab dem geschäftliche Unterlagen dort nicht mehr entstehen, und geben eine Übergangsfrist, in der jede Person ihren Bestand selbst sichtet.
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