Bestellung, Bestätigung, Lieferschein – der ganze Verlauf an einem Ort
Für Handel, Großhandel und Logistik im Gewerbegebiet Aschheim-Dornach: Wir erfassen den Bestell- und Lieferschriftverkehr geschlossen, einschließlich der Nachrichten, die Ihr Warenwirtschaftssystem erzeugt.
Aschheim mit dem Ortsteil Dornach liegt rund 12 km östlich unseres Sitzes. Der Gewerbe- und Logistikstandort ist von Handel und Großhandel geprägt, mit ausgeprägten Lager- und Versandprozessen. Der Schriftverkehr folgt dabei einem festen Muster: Bestellung, Auftragsbestätigung, Versandavis, Lieferschein, Rechnung, gelegentlich eine Reklamation. Ein erheblicher Teil davon wird nicht von Menschen geschrieben, sondern vom Warenwirtschaftssystem erzeugt und automatisch versandt – und genau dieser Teil fehlt in vielen Archiven. Wir schließen diese Lücke. Die Leistung ist die technische Umsetzung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Automatischer Versand erfasst
Bestellungen, Bestätigungen und Belege aus dem Warenwirtschaftssystem laufen mit in denselben Bestand.
Vorgang statt Einzelmail
Über Auftragsnummer, Lieferantenadresse und Zeitraum lässt sich ein kompletter Verlauf zusammenziehen.
Reklamationen belegbar
Beanstandungen und deren Bearbeitung sind mit technischen Kopfdaten als geschlossener Satz ausgebbar.
Disposition entlastet
Die Erfassung verlangt keine zusätzliche Ordnerpflege von Einkauf, Lager oder Versand.
Der Teil, den kein Mensch geschrieben hat
In Handels- und Logistikbetrieben stammt ein großer Anteil der geschäftlich relevanten Nachrichten aus Systemen. Das Warenwirtschaftssystem verschickt Bestellungen an Lieferanten, bestätigt eingehende Aufträge, erzeugt Versandavise und versendet Rechnungen. Für den Nachweis ist gerade dieser Teil besonders wertvoll, weil er formalisiert und vollständig ist.
Trotzdem fehlt er in vielen Archiven. Der Grund ist technischer Natur: Solche Systeme versenden häufig über einen eigenen Weg, der an der regulären Erfassung vorbeiläuft. Wer nur die Postfächer erfasst, bekommt diesen Verkehr nie zu sehen.
- ✓Erhebung aller Systeme mit eigenem Nachrichtenversand
- ✓Einbindung von Bestell-, Bestätigungs- und Belegversand
- ✓Umstellung auf Versand über die Firmendomäne, wo möglich
- ✓Gesonderte Erfassungsregel für nicht umstellbare Systeme
Einen Vorgang zusammenziehen statt Einzelmails suchen
Wenn eine Lieferung beanstandet wird oder eine Rechnung nicht zur Bestellung passt, hilft eine einzelne Nachricht selten weiter. Gebraucht wird der Verlauf: Was wurde bestellt, was bestätigt, wann avisiert, was tatsächlich berechnet.
Wir erschließen den Bestand deshalb so, dass sich über Auftrags- oder Bestellnummer, über die Adresse des Lieferanten und über einen Zeitraum eingrenzen lässt. Voraussetzung dafür ist, dass diese Nummern im Betreff geführt werden – wo das noch nicht der Fall ist, empfehlen wir eine Anpassung der Vorlagen im Warenwirtschaftssystem.
- ✓Eingrenzung über Auftrags- und Bestellnummern
- ✓Suche nach Lieferantenadresse und Zeitraum
- ✓Empfehlung einheitlicher Nummern im Betreff der Vorlagen
- ✓Ausgabe des Verlaufs als geschlossener Satz
Erfassung, die vom Tagesgeschäft nichts verlangt
Im Versand und in der Disposition ist niemand dafür abgestellt, Nachrichten in eine geordnete Struktur zu sortieren. Eine Aufbewahrung, die darauf setzt, funktioniert nicht.
Wir erfassen daher am Transportweg: Das Mailsystem erzeugt von jeder ein- und ausgehenden Nachricht eine Kopie für die Ablage, bevor die Zustellung erfolgt. Was danach im Postfach passiert, ist für den Bestand ohne Bedeutung.
- ✓Duplikat am Transportweg vor der Zustellung
- ✓Erfassung gemeinsam genutzter Bestell- und Reklamationsadressen
- ✓Ein- und ausgehende Nachrichten je Adresse
- ✓Keine zusätzliche Ordnerpflege im Tagesgeschäft
Warum die nächtliche Sicherung diese Aufgabe nicht erfüllt
In Logistikbetrieben ist die Datensicherung meist gut eingerichtet, weil ein Systemausfall den Versand unmittelbar trifft. Daraus wird häufig geschlossen, die Aufbewahrung sei damit erledigt.
Das trifft nicht zu. Eine Sicherung hält Arbeitsstände vor, um nach einem Schaden weiterzuarbeiten, und wird planmäßig überschrieben. Ein Archiv hält einzelne Nachrichten unveränderbar vor und macht sie gezielt auffindbar. Um eine bestimmte Bestellbestätigung aus einem zurückliegenden Geschäftsjahr zu belegen, müssten Sie aus einer Sicherung den passenden Stand raten, zurückspielen und darin suchen.
- ✓Getrennte Auslegung von Archiv und Sicherung
- ✓Eigene Aufbewahrungsregeln je Zweck
- ✓Gezielte Einzelrecherche statt Rückspielen von Ständen
- ✓Wiederherstellung ganzer Postfächer aus der Sicherung
Wie wir in Aschheim und Dornach arbeiten
Die Anfahrt beträgt rund 12 km nach Osten, die Dauer richtet sich nach der Verkehrslage. Für die Aufnahme kommen wir vor Ort, weil sich die Zahl der versendenden Systeme aus der Ferne nicht zuverlässig feststellen lässt.
Eingriffe am Mailsystem legen wir außerhalb der Versandspitzen, damit der Warenausgang nicht betroffen ist. Die laufende Erfassung richten wir zuerst ein, die Übernahme vorhandener Altbestände folgt anschließend.
- ✓Rund 12 km Anfahrt, Dauer je nach Verkehrslage
- ✓Aufnahmetermin vor Ort für die versendenden Systeme
- ✓Eingriffe außerhalb der Versandspitzen
- ✓Laufende Erfassung vor der Übernahme der Altbestände
Häufige Fragen
Nur wenn der Versandweg eingebunden ist. Viele Systeme verschicken über einen eigenen Weg, der an der regulären Erfassung vorbeiläuft. Wir erheben alle versendenden Systeme, stellen sie nach Möglichkeit auf Versand über Ihre Domäne um und prüfen anschließend stichprobenweise, ob die Nachrichten im Bestand ankommen.
Ja, sofern die Auftrags- oder Bestellnummer im Betreff geführt wird. Dann lässt sich über Nummer, Lieferantenadresse und Zeitraum eingrenzen und der Verlauf als geschlossener Satz ausgeben. Wo die Nummern noch fehlen, empfehlen wir eine Anpassung der Vorlagen in Ihrem System.
Nein. Die Kopie für die Ablage entsteht auf dem Transportweg, bevor die Nachricht im Sammelpostfach ankommt. Wer sie später löscht oder verschiebt, ändert am Bestand nichts. Erfasst werden ein- und ausgehende Nachrichten, damit auch die Antworten aus der Sammeladresse enthalten sind.
Für die Wiederherstellung ja, für den Nachweis nicht. Eine Sicherung wird planmäßig überschrieben und ist nicht darauf ausgelegt, eine bestimmte Nachricht aus einem zurückliegenden Geschäftsjahr gezielt herauszuholen. Ein Archiv hält einzelne Nachrichten unveränderbar vor und macht sie durchsuchbar. Beides ist nötig.
Nein. Die Einordnung der Nachrichtenkategorien und die anzusetzende Dauer bestimmt Ihr Steuerberater schriftlich. Wir liefern die technische Umsetzung; eine Rechts- oder Steuerberatung ist damit nicht verbunden. Wir bilden die Vorgabe ab, führen die Regelwirkung vorab an Beispielen vor und dokumentieren die Konfiguration prüfbar.
Lass uns über dein Projekt sprechen
Kostenloses Erstgespräch & IT-Bestandsaufnahme – unverbindlich und ohne versteckte Kosten.