Kooperationen wechseln, der Schriftverkehr bleibt nachweisbar
Für Technologieunternehmen und wissenschaftsnahe Ausgründungen am Forschungscampus Garching: Wir erfassen auch die Korrespondenz aus zeitlich befristeten Kooperationen vollständig und dauerhaft.
Bis Garching sind es von unserem Sitz aus rund 18 km nach Norden. Rund um den Forschungscampus haben sich Technologie- und Ingenieurunternehmen sowie wissenschaftsnahe Ausgründungen angesiedelt. Deren Korrespondenz hat eine Eigenheit: Ein erheblicher Teil läuft mit externen Partnern in zeitlich befristeten Kooperationen – über Ergebnisrechte, Meilensteine, Mittelverwendung und Veröffentlichungsabsprachen. Wenn eine Kooperation ausläuft und die zugehörigen Zugänge abgeschaltet werden, verschwindet dieser Schriftverkehr häufig mit. Wir sorgen dafür, dass er bleibt. Wir erbringen die technische Umsetzung; rechtliche und steuerliche Beurteilungen bleiben Ihren Beratern vorbehalten.
Kooperationskorrespondenz gesichert
Der Schriftverkehr eines befristeten Vorhabens bleibt erhalten, auch wenn die Projektzugänge abgeschaltet werden.
Getrennte Umgebungen erfasst
Wo für Vorhaben eigene Domänen oder Unterbereiche bestehen, binden wir jede davon in dieselbe Ablage ein.
Schnelles Wachstum mitgedacht
Neu angelegte Konten werden ab der ersten Nachricht erfasst, ohne dass jemand eine Regel nachziehen muss.
Export von Anfang an geklärt
Wir prüfen vor der Festlegung, in welcher Form sich der Bestand später geschlossen ausgeben lässt.
Wenn ein Vorhaben endet, endet der Zugang – nicht die Nachweispflicht
Kooperationen am Campus laufen über feste Zeiträume und werden am Ende abgewickelt. Dazu gehört meist auch das Abschalten der eingerichteten Zugänge für externe Beteiligte und der eigens angelegten Adressen.
Der Schriftverkehr dieser Zeit ist damit aber nicht erledigt. Fragen zur Mittelverwendung, zu Ergebnisrechten oder zum Abgleich eines Berichts können lange nach Abschluss aufkommen, und dann ist die Korrespondenz die einzige belastbare Quelle.
- ✓Automatische Einbindung neu angelegter Konten
- ✓Fester Abwicklungsablauf für auslaufende Vorhaben
- ✓Sicherung vor dem Abschalten der Zugänge
- ✓Erhalt der Abstimmungen zu Ergebnisrechten und Meilensteinen
Mehrere Domänen, eine Ablage
In wissenschaftsnahen Unternehmen ist es üblich, für einzelne Vorhaben eigene Domänen oder klar getrennte Unterbereiche zu betreiben – aus Gründen der Zuordnung, manchmal auf Wunsch des Partners. Für die Erfassung bedeutet das zusätzlichen Aufwand, denn jede dieser Umgebungen braucht ihre eigene Regel.
Wird eine davon vergessen, entsteht eine Lücke, die erst auffällt, wenn jemand danach sucht. Wir gehen deshalb sämtliche Domänen und Unterbereiche durch, richten die Erfassung überall ein und lassen alles in denselben durchsuchbaren Bestand münden.
- ✓Erhebung aller Domänen und getrennten Unterbereiche
- ✓Eigene Erfassungsregel je Umgebung
- ✓Gemeinsamer durchsuchbarer Bestand über alle Umgebungen
- ✓Laufende Prüfung des Zulaufs je Domäne
Erfassung am Transportweg statt Auslesen der Postfächer
Technisch gibt es zwei Wege. Der eine liest die Postfächer regelmäßig aus und übernimmt, was sich dort findet. Der andere lässt das Mailsystem von jeder Nachricht ein Duplikat an eine eigene Adresse ausleiten, bevor die Zustellung erfolgt.
Für eine tragfähige Aufbewahrung führt am zweiten Weg nichts vorbei. Er erfasst auch, was schnell wieder gelöscht wird, und er liefert die vollständigen Empfängerangaben einschließlich verdeckt gesetzter Kopien und aufgelöster Verteiler – Angaben, die gerade bei mehrseitigen Kooperationen belegen, wer eine Information erhalten hat.
- ✓Duplikat am Transportweg statt Auslesen der Postfächer
- ✓Erfassung interner und externer Korrespondenz
- ✓Lückenlose Empfängerliste mit aufgelösten Verteilern
- ✓Bewusste Entscheidung über automatisierte Benachrichtigungen
Unabhängigkeit vom Plattformanbieter
Wenn ein Bestand über sehr lange Zeiträume verfügbar bleiben soll, wird die Frage wichtig, wie er das System wieder verlässt. Plattformeigene Aufbewahrungsfunktionen sind bequem, hängen aber an der gebuchten Lizenzstufe und an der Fortführung des Abonnements.
Wir klären deshalb vor jeder Festlegung, in welchem Format sich der Bestand geschlossen ausgeben lässt, wie lange ein solcher Export dauern würde und welcher Aufwand bei einem Wechsel entstünde. Diese Prüfung ist bei jungen, wachsenden Unternehmen besonders sinnvoll, weil sich ihre Plattformentscheidung erfahrungsgemäß noch ändert.
- ✓Prüfung der Exportfähigkeit vor der Festlegung
- ✓Berücksichtigung von Lizenzstufe und Abonnementlaufzeit
- ✓Trennung der Verwaltungsrechte von Postfach und Archiv
- ✓Gegenüberstellung beider Wege mit Aufwand über mehrere Jahre
Wie wir in Garching arbeiten
Die Anfahrt beträgt rund 18 km nach Norden, die Dauer richtet sich nach der Verkehrslage. Für die Aufnahme kommen wir einmal vor Ort, um die Domänenlandschaft, die versendenden Systeme und die vorhandenen Altbestände zu erfassen.
Die laufende Erfassung richten wir zuerst ein, damit ab diesem Tag nichts mehr verlorengeht. Die Übernahme vorhandener Bestände aus abgeschlossenen Vorhaben planen wir anschließend gesondert.
- ✓Rund 18 km Anfahrt, Dauer je nach Verkehrslage
- ✓Ein Aufnahmetermin für Domänen, Systeme und Altbestände
- ✓Laufende Erfassung vor der Übernahme abgeschlossener Vorhaben
- ✓Fristenvorgabe durch Ihren Steuerberater
Häufige Fragen
Ja, jede Umgebung erhält eine eigene Erfassungsregel, alle münden in denselben durchsuchbaren Bestand. Wichtig ist die Vollständigkeit der Erhebung: Eine vergessene Domäne hinterlässt eine Lücke, die erst auffällt, wenn jemand danach sucht. Wir prüfen den Zulauf je Domäne laufend.
Deren Korrespondenz liegt zu diesem Zeitpunkt bereits im Bestand, weil die Erfassung ab Anlage des Kontos läuft. Die Zugänge lassen sich damit im Rahmen der Abwicklung abschalten. Wir hinterlegen den Ablauf so, dass die Sicherung ein Schritt vor der Löschung ist.
Das entscheiden Sie, aber Sie sollten es bewusst entscheiden. Systeme, die über Ihre Domäne versenden, laufen sonst automatisch mit und blähen den Bestand auf. Wir erheben diese Quellen, legen die Mengen offen und richten die Regel entsprechend Ihrer Festlegung ein.
Das klären wir vor der Entscheidung. Für jede Variante prüfen wir, in welchem Format sich der Bestand geschlossen ausgeben lässt und welcher Aufwand für eine Migration entstünde. Gerade bei wachsenden Unternehmen, deren Plattformentscheidung sich noch ändern kann, spricht das oft für ein eigenständiges Archiv.
Nein. Die Aufgabe ist technischer Natur und tritt nicht an die Stelle einer Rechts- oder Steuerberatung. Die Fristen und die Einordnung der Nachrichtentypen bestimmt Ihr Steuerberater oder Rechtsbeistand. Wir nehmen die schriftliche Vorgabe entgegen, bilden sie ab und dokumentieren die Konfiguration prüfbar.
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