Sechs Personen, ein Bestand, sehr wenige Zugriffsrechte
Für kleine Büros in Grünwald mit hohem Vertraulichkeitsanspruch: Wir bauen eine Aufbewahrung, die sich ohne eigene IT-Kraft betreiben lässt und trotzdem jeden Zugriff belegt.
Nach Grünwald sind es von uns aus rund 10 km in südlicher Richtung. Medien- und Filmwirtschaft, Vermögensverwaltung und Kanzleien prägen den Ort, überwiegend in kleinen Büros mit wenigen Nutzern und hohen Erwartungen. Diese Kombination ist für eine Archivierung anspruchsvoll: Der Vertraulichkeitsmaßstab entspricht dem großer Häuser, es gibt aber niemanden, der ein System nebenbei betreut. Was hier nicht ohne Aufwand läuft, läuft nach einigen Monaten gar nicht mehr. Wir bauen entsprechend schlank. Welche Aufbewahrungspflichten Sie treffen, bestimmt Ihr Steuerberater – unsere Leistung ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Betrieb ohne eigene IT-Kraft
Wir wählen bewusst eine Lösung, die im Alltag keine Betreuung durch das Büro selbst verlangt.
Sehr enge Zugriffskreise
In kleinen Büros ist der Kreis mit erweiterten Rechten meist eine einzige Person – das bilden wir so ab.
Arbeiten von außerhalb
Auch Korrespondenz, die vom Homeoffice oder aus dem Ausland entsteht, läuft vollständig in dieselbe Ablage.
Diskrete Einrichtung
Für die Arbeit an Listen, Gruppen und Regeln ist keinerlei Einsicht in Ihre Korrespondenz erforderlich.
Hoher Anspruch, kleine Struktur – ein häufiger Widerspruch
In einem Büro mit sechs Personen gibt es keine IT-Abteilung, keine Vertretung für eine Systembetreuung und keine Zeit für regelmäßige Wartungsaufgaben. Gleichzeitig ist der Anspruch an Vertraulichkeit und Verfügbarkeit derselbe wie in einem Haus mit hundert Arbeitsplätzen.
Wer diesen Widerspruch mit einem umfangreichen System zu lösen versucht, scheitert planbar. Das System wird eingerichtet, funktioniert ein halbes Jahr, und dann fällt eine Aktualisierung aus, weil niemand zuständig ist.
- ✓Auswahl nach dauerhafter Betreibbarkeit, nicht nach Funktionsumfang
- ✓Keine Wartungsaufgaben für das Büro selbst
- ✓Ablage bei einem europäischen Betreiber
- ✓Verarbeitung innerhalb der Europäischen Union
Wenn der Kreis der Berechtigten eine Person ist
In größeren Häusern lässt sich der Personenkreis, der übergreifend recherchieren darf, aus mehreren Personen bilden, die sich gegenseitig kontrollieren. In einem kleinen Büro ist diese Person meist die Inhaberin oder der Inhaber – eine gegenseitige Kontrolle gibt es nicht.
Umso wichtiger ist die Protokollierung. Jede Recherche über die eigene Korrespondenz hinaus wird mit Person, Zeitpunkt, Suchbegriff und geöffneten Vorgängen festgehalten, und dieses Protokoll ist auch für die berechtigte Person nicht veränderbar.
- ✓Eigenrecherche der Anwender nur in eigener Korrespondenz
- ✓Erweiterte Rechte auf eine benannte Person begrenzt
- ✓Protokoll mit Person, Zeitpunkt, Suchbegriff und Vorgängen
- ✓Unveränderbarkeit auch für die berechtigte Person
Korrespondenz, die nicht im Büro entsteht
In Grünwalder Büros wird viel von zu Hause gearbeitet, in der Medienwirtschaft auch längere Zeit aus dem Ausland. Für die Erfassung ist das kein Hindernis, solange sie im Mailsystem ansetzt und nicht auf dem Gerät.
Wir erfassen deshalb am Transportweg: Das Mailsystem erzeugt von jeder ein- und ausgehenden Nachricht eine Kopie für die Ablage, bevor die Zustellung erfolgt. Ob am Notebook im Büro, am Telefon unterwegs oder im Browser von einem anderen Rechner geschrieben wird, spielt keine Rolle.
- ✓Erfassung im Mailsystem statt auf dem Endgerät
- ✓Vollständige Erfassung bei Arbeit von zu Hause und aus dem Ausland
- ✓Eingehender, ausgehender und interner Verkehr
- ✓Aufdeckung geschäftlich mitgenutzter Privatadressen
Archiv und Sicherung getrennt halten
In kleinen Büros wird die Datensicherung häufig für die Aufbewahrung gehalten. Beide erfüllen jedoch unterschiedliche Zwecke und lassen sich nicht gegeneinander tauschen.
Die Sicherung stellt einen Arbeitsstand wieder her und wird nach einer festgelegten Zeit überschrieben. Das Archiv hält einzelne Nachrichten unveränderbar vor und macht sie gezielt auffindbar. Wenn Jahre später eine Zusage belegt werden soll, hilft ein Sicherungsstand kaum weiter.
- ✓Archiv und Sicherung bewusst getrennt ausgelegt
- ✓Eigene Aufbewahrungsregeln je Zweck
- ✓Gezielte Einzelrecherche aus dem Archiv
- ✓Komplette Postfächer kommen aus der Sicherung zurück
Wie wir in Grünwald arbeiten
Die Anfahrt beträgt rund 10 km nach Süden, die Dauer richtet sich nach der Verkehrslage. Für die Aufnahme kommen wir einmal vor Ort; die Einrichtung erfolgt anschließend überwiegend aus der Ferne, damit Ihr Büroalltag nicht berührt wird.
Für die Arbeit an Listen, Gruppen und Berechtigungen benötigen wir keine Einsicht in Ihre Korrespondenz und nehmen sie auch nicht. Sollte im Einzelfall etwas anderes erforderlich erscheinen, sprechen wir das vorher an.
- ✓Rund 10 km Anfahrt, Dauer je nach Verkehrslage
- ✓Ein Aufnahmetermin, Einrichtung überwiegend aus der Ferne
- ✓Keine Einsicht in Korrespondenzinhalte
- ✓Kurze, verständliche Dokumentation der Konfiguration
Häufige Fragen
Nein, es bestimmt nur die Auswahl. Wir setzen auf eine Ablage bei einem europäischen Betreiber, deren Betrieb Ihr Büro nicht berührt, und auf eine Konfiguration ohne laufende Eingriffe. Was an Überwachung nötig ist, übernehmen wir aus der Ferne.
Das legen Sie fest; in kleinen Büros ist es meist eine einzige Person. Der einzelne Anwender sieht nichts außer dem eigenen Schriftverkehr. Jede darüber hinausgehende Recherche wird mit Person, Zeitpunkt, Suchbegriff und geöffneten Vorgängen protokolliert, und dieses Protokoll ist auch für die berechtigte Person nicht veränderbar.
Ja. Die Kopie entsteht im Mailsystem, bevor die Nachricht zugestellt wird – unabhängig davon, von welchem Ort und welchem Gerät aus geschrieben wurde. Nicht zuverlässig erfassbar ist geschäftlicher Verkehr über eine mitgenutzte Privatadresse; diesen sollten Sie auf die Firmendomäne überführen.
Sie erfüllt einen anderen Zweck. Eine Sicherung stellt einen Arbeitsstand wieder her und wird planmäßig überschrieben. Ein Archiv bewahrt einzelne Nachrichten unverändert auf und erschließt sie für die gezielte Suche. Um eine Zusage von vor Jahren zu belegen, ist der Sicherungsstand der ungeeignete Weg.
Dazu treffen wir keine Aussage. Die Einordnung der Nachrichtentypen und die anzusetzende Dauer bestimmt Ihr Steuerberater schriftlich; unsere Leistung ist die technische Umsetzung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Solange diese Vorgabe fehlt, bleibt jede Löschregel inaktiv.
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