Besondere Datenkategorien brauchen eine besondere Ablage
Für Einrichtungen des Gesundheits- und Sozialwesens in Haar: strikt getrennte Zugriffsbereiche, belegbare Berechtigungen und ein Löschkonzept, das tatsächlich ausgeführt wird.
Von unserem Sitz aus sind es rund 13 km nach Osten bis Haar. Das Gesundheits- und Sozialwesen prägt den Ort deutlich, daneben bestehen Wohn- und Mischgewerbe. In Einrichtungen dieser Art enthält ein Teil der elektronischen Korrespondenz Angaben, die zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten zählen – Gesundheitsangaben, Angaben über Betreuungsverhältnisse, Sozialdaten. Für ein Archiv bedeutet das: Die Frage, wer Zugriff hat, ist wichtiger als die Frage, wie viel gespeichert wird. Wir bauen die technische Seite. Die Bewertung, was zulässig ist, liegt bei Ihrem Datenschutzbeauftragten und Ihrer Rechtsberatung – unsere Leistung ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
Bereiche strikt getrennt
Korrespondenz mit besonderen Datenkategorien wird in einem eigenen Bereich geführt, nicht im allgemeinen Bestand.
Berechtigungen belegbar
Zu jedem Zeitpunkt lässt sich darstellen, wer auf welchen Bereich zugreifen konnte und seit wann.
Verwaltung mit erfasst
Personal-, Beschaffungs- und Abrechnungskorrespondenz läuft mit, aber in einem getrennten Zugriffsbereich.
Löschung nachweisbar
Jeder Löschlauf hinterlässt ein auswertbares Protokoll – Löschen wird belegt, nicht behauptet.
Trennung ist hier wichtiger als Vollständigkeit
In den meisten Betrieben ist die zentrale Frage an ein Archiv, ob es alles erfasst. In Einrichtungen mit besonderen Datenkategorien tritt eine zweite Frage gleichrangig daneben: ob der Bestand ausreichend getrennt geführt wird.
Ein einheitlicher, für einen breiten Kreis durchsuchbarer Bestand wäre hier problematisch. Er würde Angaben, die im Alltag streng abgeschottet verarbeitet werden, in einem einzigen Suchindex zusammenführen.
- ✓Getrennte Archivbereiche entlang Ihrer organisatorischen Trennung
- ✓Keine standardmäßige Suche über Bereichsgrenzen hinweg
- ✓Bereichsübergreifender Zugriff nur nach ausdrücklichem Antrag
- ✓Befristete Erteilung statt dauerhafter Ausnahme
Darstellen können, wer wann Zugriff hatte
Bei einer Nachfrage der Aufsicht oder im Rahmen einer internen Klärung genügt es nicht, den heutigen Stand der Berechtigungen zu zeigen. Gefragt ist regelmäßig, wer zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Vergangenheit Zugriff hatte.
Wir richten die Rechteverwaltung deshalb so ein, dass Änderungen mitgeschrieben werden: wann eine Berechtigung erteilt wurde, durch wen, mit welcher Begründung und wann sie wieder entfallen ist. Diese Historie ist selbst geschützt und für die betroffenen Personen nicht veränderbar.
- ✓Mitschrift jeder Änderung an Berechtigungen
- ✓Erfassung von Zeitpunkt, ausführender Person und Begründung
- ✓Unveränderbare Historie auch für Berechtigte
- ✓Verbindlicher Ablauf bei Zugang, Wechsel und Abgang
Was besser gar nicht erst per Mail läuft
Ein Archiv erfasst, was über das Mailsystem geht – es bewertet nicht, ob dieser Weg für den jeweiligen Inhalt geeignet war. Zur Einrichtung gehört deshalb immer auch das Gespräch darüber, welche Inhalte künftig anders übermittelt werden sollten.
Wo ein anderer Übertragungsweg zur Verfügung steht, ist er in aller Regel vorzuziehen. Wo unvermeidlich per Mail kommuniziert wird, lässt sich zumindest die Transportverschlüsselung erzwingen und die Kommunikation auf abgestimmte Gegenstellen begrenzen.
- ✓Erhebung der tatsächlich genutzten Übermittlungswege
- ✓Erzwungene Transportverschlüsselung, wo technisch möglich
- ✓Begrenzung auf abgestimmte Gegenstellen
- ✓Hinweis auf geeignetere Wege für besonders sensible Inhalte
Löschen als aktive Aufgabe, nicht als Absichtserklärung
Bei besonderen Datenkategorien ist unbegrenztes Aufbewahren keine vorsichtige Variante. Je älter und umfangreicher der Bestand, desto größer der Schaden bei einem Zwischenfall und desto schwerer die Begründung gegenüber der Aufsicht.
Wir bilden deshalb ein Löschkonzept ab, das tatsächlich ausgeführt wird und dessen Ausführung sich belegen lässt. Jeder Lauf erzeugt ein Protokoll, das erkennen lässt, welche Regel gegriffen hat und in welchem Umfang.
- ✓Löschkonzept nach schriftlicher Vorgabe Ihrer Beauftragten
- ✓Vorführung der Regelwirkung vor der ersten Ausführung
- ✓Protokoll je Lauf mit Regel und Umfang
- ✓Gezielte Sperre für Bestände in laufenden Verfahren
Wie wir in Haar arbeiten
Die Anfahrt beträgt rund 13 km nach Osten, die Dauer richtet sich nach der Verkehrslage. Für die Aufnahme kommen wir vor Ort und arbeiten dabei ausschließlich mit Postfachlisten, Gruppen, Regeln und Berechtigungen.
Einsicht in Nachrichteninhalte benötigen wir für die Einrichtung nicht und nehmen sie auch nicht. Sollte im Einzelfall etwas anderes erforderlich erscheinen, sprechen wir das vorher an und suchen gemeinsam einen anderen Weg.
- ✓Rund 13 km Anfahrt, Dauer je nach Verkehrslage
- ✓Aufnahme ohne Einsicht in Nachrichteninhalte
- ✓Arbeit an Listen, Gruppen und Berechtigungen
- ✓Beschreibung der Bereichszuschnitte als Teil der Übergabe
Häufige Fragen
Nicht standardmäßig. Der Bestand ist in Bereiche unterteilt, deren Zuschnitt Ihrer organisatorischen Trennung folgt; eine bereichsübergreifende Suche ist auch für die Leitung nicht vorgesehen. Wo sie im Einzelfall erforderlich ist, wird sie ausdrücklich beantragt, befristet erteilt und vollständig protokolliert.
Ja, sofern die Rechteverwaltung von Anfang an entsprechend geführt wird. Wir schreiben jede Änderung mit: Zeitpunkt, ausführende Person, Begründung und Zeitpunkt des Entzugs. Diese Historie ist selbst geschützt und auch für Berechtigte nicht veränderbar.
Diese Bewertung nehmen wir nicht vor; sie gehört zu Ihrem Datenschutzbeauftragten beziehungsweise Ihrer Rechtsberatung. Wir beschreiben die technischen Möglichkeiten – getrennte Bereiche, verschlüsselte Ablage, protokollierte Zugriffe, belegte Löschung – und setzen die Festlegung um, die Sie treffen.
Über das Protokoll je Löschlauf. Es lässt erkennen, welche Regel gegriffen hat und in welchem Umfang. Vor der ersten scharfen Ausführung führen wir die Wirkung der Regeln an Beispielbeständen vor, sodass sich Korrekturen noch folgenlos vornehmen lassen.
Nein. Wir arbeiten mit Postfachlisten, Gruppen, Regeln und Berechtigungen. Um Bereiche zuzuschneiden und Rechte zu strukturieren, muss der Inhalt der Nachrichten nicht bekannt sein. Wäre eine Einsicht im Einzelfall doch nicht zu umgehen, klären wir das vorab mit Ihnen und suchen gemeinsam eine andere Lösung.
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