Der alte Server steht noch – die Mails darauf auch
Für Dienstleister, Handel und kleinere Produzenten im Unterhachinger Gewerbegebiet: Wir übernehmen die Bestände aus abgelösten Systemen und setzen die Aufbewahrung mit überschaubarem Aufwand neu auf.
Unterhaching erreichen wir über rund 10 km nach Süden. Im dortigen Gewerbegebiet sitzen Dienstleister, Handelsbetriebe und kleinere Produzenten – meist mit einer über Jahre gewachsenen, gemischten Systemlandschaft und einem klaren Blick auf die Kosten. Typisch ist dabei eine Ausgangslage, die wir immer wieder antreffen: Ein früherer Mailserver wurde abgelöst, aber nie ausgeräumt, weil niemand sicher war, ob man die Daten darauf noch braucht. Er steht seither im Nebenraum und läuft. Wir lösen diesen Zustand auf. Geleistet wird die technische Umsetzung, keine Rechts- oder Steuerberatung.
Altsysteme abgeräumt
Bestände aus abgelösten Servern werden ausgelesen, geprüft und übernommen – danach kann die Hardware weg.
Aufwand kalkulierbar
Nach der Bestandsaufnahme erhalten Sie eine Aufwandsschätzung, bevor der arbeitsintensive Teil beginnt.
Ohne neue Hardware
In den meisten Fällen genügt eine Ablage bei einem europäischen Betreiber statt eines weiteren Geräts im Haus.
Lizenzkosten gesenkt
Postfächer ausgeschiedener Mitarbeitender lassen sich nach der Übernahme auflösen statt weiter mitzuführen.
Was auf dem abgelösten System noch liegt
Wenn ein Mailserver abgelöst wird, werden meist die aktiven Postfächer migriert und der Rest bleibt liegen. Auf dem alten Gerät stehen dann noch: Postfächer von Personen, die zum Zeitpunkt der Umstellung bereits ausgeschieden waren, Sammeladressen, die niemand mehr zuordnen konnte, und die vollständige Historie derer, die migriert wurden – weil bei der Umstellung nur ein Teilzeitraum übernommen wurde.
Solange dieses Gerät läuft, hat niemand ein akutes Problem. Fällt es aus, ist der Bestand meist unwiederbringlich weg, weil eine Sicherung für ein abgekündigtes System selten noch gepflegt wird.
- ✓Auslesen abgelöster, aber weiterlaufender Mailserver
- ✓Übernahme von Postfächern bereits ausgeschiedener Personen
- ✓Erfassung nicht migrierter Zeiträume
- ✓Kontrolle der Lesbarkeit, Beseitigung von Doppelstücken
Aufwand vorher benennen statt hinterher abrechnen
Die Übernahme von Altbeständen ist der Teil eines Archivierungsprojekts, der die meisten Überraschungen enthält. Umfang, Zustand und Zahl der Quellen sind vorher selten bekannt, und in gewachsenen Betrieben tauchen fast immer zusätzliche Ablagedateien auf einzelnen Rechnern auf.
Wir teilen das Vorhaben deshalb in zwei Schritte. Zuerst die Bestandsaufnahme: Wir erheben alle Quellen mit Ort, Umfang und Zustand und legen sie Ihnen als Übersicht vor. Danach folgt eine Aufwandsschätzung für die Übernahme, und erst dann entscheiden Sie über diesen Teil.
- ✓Bestandsaufnahme als eigener erster Schritt
- ✓Übersicht aller Quellen mit Ort, Umfang und Zustand
- ✓Aufwandsschätzung vor der Übernahme
- ✓Entscheidung über den Übernahmeteil bei Ihnen
Ein weiteres Gerät im Haus ist selten die günstigste Lösung
In kostenbewussten Betrieben liegt der Gedanke nahe, das Archiv auf einem eigenen Gerät im Haus zu betreiben – die Anschaffung erscheint überschaubar. Über die Laufzeit sieht die Rechnung meist anders aus.
Ein Archivsystem im Haus verlangt Wartung, Aktualisierungen, eine eigene Sicherung, Ersatz nach einigen Betriebsjahren und einen Raum mit ausreichender Kühlung. Es erzeugt damit genau die Art von Aufwand, die in gemischten, gewachsenen Landschaften ohnehin schon zu hoch ist.
- ✓Gegenüberstellung beider Varianten über mehrere Jahre
- ✓Berücksichtigung von Wartung, Sicherung und Ersatzbeschaffung
- ✓Offenlegung, ab welchem Umfang eigene Hardware sinnvoll wird
- ✓Verarbeitung findet innerhalb der EU statt
Postfächer entlasten und Lizenzkosten senken
Sobald das Archiv steht, lässt es sich für einen zweiten Zweck nutzen. Ältere Nachrichten und große Anhänge werden nach Regeln aus dem Postfach genommen und durch einen Verweis ersetzt, über den sie weiterhin erreichbar bleiben.
Der zweite Effekt betrifft die Postfächer ausgeschiedener Mitarbeitender. Solange kein Archiv existiert, werden sie oft jahrelang stehengelassen, weil niemand die Verantwortung für das Löschen übernehmen will – und verursachen dabei laufend Lizenzkosten. Nach der Übernahme ist die geschäftliche Korrespondenz unabhängig vom Postfach verfügbar, das Konto kann nach dem vereinbarten Zeitraum aufgelöst werden.
- ✓Auslagerung alter Nachrichten und großer Anhänge nach Regeln
- ✓Aufruf über einen Verweis in der gewohnten Anwendung
- ✓Auflösung von Postfächern nach der Übernahme
- ✓Wegfall laufender Lizenzkosten für ungenutzte Konten
Was Sie festlegen müssen, bevor wir Regeln scharf schalten
Ist eine Löschregel einmal durchgelaufen, gibt es kein Zurück. Deshalb warten wir auf die schriftliche Vorgabe Ihres Steuerberaters: welche Kategorien gelten, welche Dauer angesetzt wird und wer Ausnahmen freigibt.
Fristen erklären wir nicht für verbindlich und empfehlen auch keine. Auch hier gilt: technische Umsetzung, keine Rechts- oder Steuerberatung.
- ✓Ohne schriftliche Fristenvorgabe bleibt jede Regel inaktiv
- ✓Sie bestimmen Kategorien und Genehmigungsweg
- ✓Aufbewahrungsdauern geben wir nicht vor
- ✓Regelwirkung an Beispieldaten vorab gezeigt
Häufige Fragen
Nach der Übernahme ja. Wir lesen den Bestand aus, prüfen ihn auf Lesbarkeit, entfernen Dubletten und führen ihn in das Archiv über. Danach spart die Abschaltung Strom und Platz und beseitigt ein nicht mehr gepflegtes System, für das es meist auch keine funktionierende Sicherung mehr gibt.
Das lässt sich vorher nicht seriös nennen, weil Umfang und Zustand der Quellen unbekannt sind. Deshalb trennen wir das Vorhaben: Zuerst die Bestandsaufnahme mit einer Übersicht aller Quellen, danach eine Aufwandsschätzung. Über den Übernahmeteil entscheiden Sie erst dann.
Wir rechnen beide Varianten über mehrere Jahre durch. Ein eigenes Gerät verlangt Wartung, eine eigene Sicherung, Ersatz nach einigen Jahren und einen geeigneten Raum. In Betrieben Ihrer Größenordnung fällt die Rechnung meist zugunsten einer Ablage bei einem europäischen Betreiber aus.
Nach der Übernahme ist deren geschäftliche Korrespondenz unabhängig vom Postfach verfügbar, sodass das Konto nach dem mit Ihnen vereinbarten Zeitraum aufgelöst werden kann. Das senkt laufende Lizenzkosten. Den Zeitpunkt legen Sie fest, wir hinterlegen den Ablauf schriftlich.
Nein. Wir schalten keine Löschregel scharf, bevor uns die schriftliche Vorgabe Ihres Steuerberaters vorliegt. Auch hier gilt: technische Umsetzung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Vor der ersten Ausführung führen wir die Wirkung an Beispielbeständen vor, damit Korrekturen noch folgenlos möglich sind.
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