EDV-Betreuung im Landkreis Starnberg – verteilt, aber einheitlich

Eine Kanzlei mit sechs Personen hat dieselben Pflichten wie eine mit sechzig: Fristen einhalten, Unterlagen aufbewahren, Zugriffe begrenzen. Nur hat die kleine Einheit niemanden, der sich darum kümmert, und jeder ausgefallene Arbeitsplatz kostet einen erheblichen Teil der Kapazität.

Wir begegnen dem mit Vereinheitlichung. Wenn alle Arbeitsplätze nach demselben Muster eingerichtet sind, lässt sich ein Ausfall durch ein vorbereitetes Gerät auffangen, und die Betreuung skaliert über viele kleine Standorte hinweg, ohne dass jeder einzelne aufwendig wird.

In vielen Büros des Landkreises ist die Arbeit von zu Hause nicht die Ausnahme, sondern für einen Teil der Woche der Normalfall. Damit verschiebt sich auch die Betreuungsaufgabe: Der häusliche Anschluss, der Router und das Gerät am Esstisch entscheiden mit darüber, ob jemand arbeiten kann.

Wir beziehen das in die Betreuung ein, ohne uns in die private Technik einzumischen. Konkret heißt das: Firmengeräte, die überall gleich funktionieren, eine gesicherte Anmeldung von außerhalb und eine Prüfung, ob die Verbindung am Wohnort für die tatsächliche Arbeitsweise ausreicht. Wo sie es nicht tut, benennen wir das offen.

Manche Standorte sind an einzelnen Tagen gar nicht besetzt, weil Termine auswärts stattfinden. Für die Betreuung heißt das, dass niemand da ist, der eine Leuchte am Gerät prüfen oder einen Stecker ziehen könnte – ein Umstand, der bei der Planung berücksichtigt sein will.

Wir wählen deshalb Technik, die sich vollständig aus der Ferne prüfen und neu starten lässt, und richten die Überwachung so ein, dass wir einen Ausfall bemerken, bevor am nächsten Morgen jemand vor einem toten Gerät steht. Fällt dennoch etwas aus, ist es meist bis zum nächsten Bürotag behoben.

Je kleiner ein Büro, desto stärker die Neigung, Zugriffsfragen informell zu lösen: Man kennt sich, man vertraut sich, jeder kommt an alles. Bei Mandats-, Patienten- oder Klientendaten ist das jedoch unabhängig von der Teamgröße nicht haltbar, und bei einer Prüfung wird auch nicht nach der Betriebsgröße gefragt.

Wir richten deshalb auch bei fünf Personen persönliche Konten und abgegrenzte Ablagebereiche ein. Der Aufwand dafür ist gering, wenn es von Anfang an so aufgebaut wird. Nachträglich eine gewachsene Struktur zu entwirren, kostet ein Vielfaches.

Kleine Büros werden von größeren Dienstleistern oft nachrangig behandelt, weil der einzelne Auftrag wenig Umsatz bringt. Das ist der häufigste Grund, aus dem uns Betriebe aus dem Landkreis ansprechen: nicht Unzufriedenheit mit der Technik, sondern mit der Erreichbarkeit.

Wir arbeiten deshalb mit festen Ansprechpersonen und hinterlegter Vertretung, damit eine Meldung nicht liegen bleibt, wenn jemand im Urlaub ist. Was wir zusagen, halten wir schriftlich fest – einschließlich der Zeiten, in denen wir nicht erreichbar sind.