Zwei Geräte, und trotzdem darf nichts danebengehen
Kleine Büros mit anspruchsvollen Mandaten brauchen keine große Infrastruktur, sondern Verlässlichkeit und Diskretion. Wir betreuen wenige Geräte so sorgfältig, wie andernorts ein ganzer Gerätepark betreut wird.
Grünwald schließt etwa 10 km südlich an unseren Standort an. Medien- und Filmwirtschaft, Vermögensverwaltung und Kanzleien prägen den Ort, meist in kleinen Büros mit wenigen Personen und entsprechend hohem Anspruch. Für die Druckerbetreuung bedeutet das eine Konstellation, die man selten findet: Die Gerätezahl ist gering, oft ein Multifunktionsgerät und ein zweites im Nebenzimmer, aber die Erwartung an Verfügbarkeit und Verschwiegenheit liegt auf dem Niveau deutlich größerer Häuser. Wer hier betreut, wird nicht an der Anzahl der Geräte gemessen, sondern daran, ob am Freitagnachmittag alles funktioniert.
Diskretion als Voreinstellung
Nichts wird ausgegeben, bevor die berechtigte Person am Gerät steht – ohne Ausnahme.
Wenig Geräte, hohe Verfügbarkeit
Bei zwei Geräten planen wir Vorrat und Ausweichweg genauso sorgfältig wie bei zwanzig.
Ruhig aufgestellt
In kleinen Büros mit Besprechungssituationen zählt der Geräuschpegel unmittelbar.
Feste Ansprechperson
Sie sprechen mit jemandem, der Ihre Räume und Ihre Geräte kennt, nicht mit einer Warteschleife.
Diskretion beginnt am Ausgabefach
In Büros mit wenigen Personen wird Vertraulichkeit oft für selbstverständlich gehalten – man kennt sich schließlich. Doch auch dort kommen Externe ins Haus: Reinigungskräfte, Boten, Besucher, Handwerker. Ein Blatt im Fach ist für alle sichtbar.
Wir stellen den Betrieb deshalb ohne Ausnahme auf gehaltene Aufträge um. Ausgegeben wird erst nach Ausweis am Gerät, nicht abgeholte Aufträge verfallen. Für zwei Geräte ist der Aufwand dafür gering, die Wirkung aber unmittelbar.
- ✓Ausgabe ausschließlich nach Ausweis am Gerät
- ✓Verfall nicht abgeholter Aufträge
- ✓Keine offen liegenden Blätter bei Besuch im Haus
- ✓Geringer Einrichtungsaufwand bei kleiner Gerätezahl
Verfügbarkeit bei kleiner Ausstattung
Wenn ein Büro zwei Geräte hat und eines ausfällt, ist die Reserve aufgebraucht. Bei termingebundener Arbeit trifft das unmittelbar, weil kein dritter Weg existiert.
Wir halten deshalb einen definierten Materialvorrat im Haus vor, überwachen die Statusmeldungen beider Geräte und legen schriftlich fest, was im Ausfallfall geschieht. Verschleißteile tauschen wir vorausschauend, statt auf den ersten Fehler zu warten.
- ✓Definierter Materialvorrat direkt im Büro
- ✓Überwachung der Statusmeldungen beider Geräte
- ✓Schriftlich festgelegter Ablauf im Ausfallfall
- ✓Vorausschauender Tausch von Verschleißteilen
Große Dateien und Arbeiten von auswärts
In der Medien- und Filmwirtschaft entstehen umfangreiche Dokumente: Drehpläne, Verträge mit vielen Anlagen, bebilderte Unterlagen. Wird so etwas ungünstig aufbereitet, blockiert ein einziger Auftrag das Gerät für längere Zeit.
Wir passen die Aufbereitung so an, dass große Dateien nicht am Arbeitsplatz hängen bleiben, und richten den Weg für Personen ein, die von zu Hause oder von auswärts arbeiten: Der Auftrag wird über eine gesicherte Verbindung übergeben und erst bei Anwesenheit im Büro ausgegeben.
- ✓Aufbereitung großer Dokumente ohne Blockade am Arbeitsplatz
- ✓Übergabe von Aufträgen über gesicherte Verbindung
- ✓Ausgabe erst bei Anwesenheit im Büro
- ✓Einheitliche Einrichtung auf Firmengeräten unterwegs
Aufstellung in kleinen, ruhigen Büros
In einer Bürovilla oder einer umgebauten Wohnfläche gibt es keinen Technikraum. Das Gerät steht im Vorzimmer oder im Flur, oft in Hörweite von Gesprächen, in denen es um vertrauliche Dinge geht.
Wir wählen den Platz danach aus: ausreichend Luft, Abstand zu Besprechungsbereichen, kein Aufwachen bei jeder Bewegung im Raum. Die Anlieferung planen wir vorab, weil enge Treppenhäuser und historische Türmaße die Gerätewahl mit bestimmen.
- ✓Aufstellort mit Luftzufuhr und Abstand zu Gesprächsbereichen
- ✓Ruheverhalten so eingestellt, dass es nicht dauernd anspringt
- ✓Vorab geprüfte Anlieferung über enge Treppenhäuser
- ✓Gerätewahl abhängig von Tür- und Wegmaßen
Zusammenarbeit ohne Reibung
Kleine Auftraggeber werden von größeren Anbietern häufig nachrangig behandelt, weil der einzelne Vorgang wenig Umsatz bringt. Das ist der Grund, aus dem uns Büros aus dem Ort in der Regel ansprechen.
Wir arbeiten mit einer festen Ansprechperson und benannter Vertretung, damit eine Meldung nicht liegen bleibt. Zusagen halten wir schriftlich fest, einschließlich der Zeiten, in denen wir nicht erreichbar sind.
- ✓Feste Ansprechperson mit benannter Vertretung
- ✓Schriftlich festgehaltene Erreichbarkeit
- ✓Rückmeldung zu jeder Meldung, auch bei längerer Bearbeitung
- ✓Betreuungsumfang passend zur Bürogröße
Häufige Fragen
Ja. Der Umfang wird entsprechend zugeschnitten, mit hohem Anteil an Fernbetreuung und gebündelten Terminen vor Ort. Nicht anbieten können wir eine Betreuung, bei der für jede Kleinigkeit jemand anreist – das wäre bei dieser Größe für keine Seite tragfähig.
Für die laufende Betreuung nicht. Termine kündigen wir an und benennen die Person vorab. Ist ein Techniker des Herstellers nötig, begleiten wir den Termin, statt jemanden allein in Ihren Räumen arbeiten zu lassen.
Ja, über eine gesicherte Verbindung. Der Auftrag wird gehalten und erst ausgegeben, wenn die Person im Büro ist und sich am Gerät ausweist. So liegt nichts im Fach, während sie noch unterwegs ist – gerade bei Unterlagen mit Personenbezug ist das wesentlich.
Nein. Wir betreuen es unabhängig davon, wem es gehört, und übernehmen die Abstimmung mit dem Leasinggeber oder Lieferanten im Servicefall. Wir selbst treten weder als Verkäufer noch als Leasinggeber auf.
Vor der Rückgabe wird der interne Datenträger gelöscht, einschließlich zwischengespeicherter Aufträge und Adressbucheinträge. Die Durchführung bestätigen wir schriftlich. Dieser Punkt wird bei Rückgaben regelmäßig übersehen und ist der wichtigste am Ende einer Laufzeit.
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