Verteilte Arbeitsplätze, ungeteilte Vertraulichkeit
Entwicklung von Fachanwendungen für Beratungs-, Medizin- und Kanzleiumfelder im Landkreis Starnberg, deren Mitarbeitende über viele Orte verteilt arbeiten.
Der Landkreis Starnberg erstreckt sich südwestlich der Stadt; von unserem Sitz aus liegen die Gemeinden zwischen rund 25 und 40 km entfernt. Beratung, Medizin, Kanzleien und eine vermögende Privatwirtschaft prägen die Struktur, überwiegend in kleinen, hochwertig ausgestatteten Büros. Die Besonderheit für Softwareprojekte liegt in der Verteilung: Ein Team von zwölf Personen sitzt hier nicht selten an acht verschiedenen Orten – zwei im Büro, der Rest in Wohnungen und Häusern rund um den See, mit sehr unterschiedlicher Anschlussqualität. Die Anwendung muss diese Streuung tragen, ohne die Vertraulichkeit zu lockern.
Kein Arbeitsplatz zweiter Klasse
Wer von zu Hause arbeitet, hat denselben Funktionsumfang wie im Büro – ohne Umwege über Dateiversand.
Vertraulichkeit auch am Küchentisch
Kurze Sitzungsdauer, keine dauerhaften Kopien auf privaten Geräten, Sichten auf das jeweils Nötige begrenzt.
Unabhängig von der Anschlussqualität
Zwischen Glasfaser und schwacher Leitung liegen hier Welten. Die Anwendung wird für den schlechteren Fall ausgelegt.
Rollout über mehrere Büros
Mehrere kleine Standorte werden nacheinander angebunden, jeder mit eigener Einweisung und eigenem Zeitpunkt.
Ein Team an acht Orten
Verteilte Arbeit ist im Landkreis Starnberg der Normalzustand, nicht die Ausnahme. Das verändert die Anforderungen an eine Fachanwendung erheblich: Es gibt keinen Flur, auf dem eine Rückfrage geklärt wird, und keine gemeinsame Ablage, in der man kurz nachsieht. Was die Anwendung nicht zeigt, weiß niemand.
Der Zustand eines Vorgangs bekommt deshalb besonderes Gewicht. Wer zuständig ist, was als Nächstes ansteht, worauf gewartet wird – das gehört sichtbar an den Datensatz, nicht in eine Nachricht. Sonst wandert die eigentliche Arbeit in Postfächer.
- ✓Zuständigkeit und nächster Schritt am Vorgang sichtbar
- ✓Verzicht auf begleitende Absprachen außerhalb der Anwendung
- ✓Nachvollziehbarer Verlauf ohne Rückfrage
- ✓Übergabe eines Vorgangs als eigener Arbeitsschritt
Vertrauliche Daten auf verteilten Geräten
Werden Mandats-, Patienten- oder Vermögensdaten an vielen Orten sichtbar, verschiebt sich der Schutz vom Gebäude auf die Anwendung. Auf privaten Anschlüssen lässt sich das Netz nicht kontrollieren, wohl aber, was das Endgerät überhaupt zu sehen bekommt.
Unser Ansatz: keine dauerhafte lokale Speicherung von Inhalten, Anzeige immer nur des Ausschnitts, der zur aktuellen Aufgabe gehört, Zwei-Faktor-Anmeldung und automatische Abmeldung nach kurzer Untätigkeit. Downloads erfolgen nur für ausdrücklich freigegebene Dokumente und werden mit Zeitpunkt und Konto protokolliert.
- ✓Keine dauerhaften Inhalte auf privaten Endgeräten
- ✓Anzeige auf den aktuellen Aufgabenausschnitt begrenzt
- ✓Zwei-Faktor-Anmeldung und kurze Sitzungsdauer
- ✓Protokollierter Download nur freigegebener Dokumente
Sehr unterschiedliche Anschlussqualität
Innerhalb weniger Kilometer liegen im Landkreis leistungsfähige Anschlüsse und deutlich schwächere Verbindungen nebeneinander. Wer eine Anwendung nur unter guten Bedingungen erprobt, erfährt erst nach dem Rollout, dass die Hälfte des Teams damit nicht arbeiten kann.
Wir testen deshalb bewusst unter gedrosselten Bedingungen. Übertragen wird sparsam, große Dokumente öffnen sich direkt aus der Ablage statt über den Umweg der Anwendung, und eine begonnene Eingabe überlebt eine kurze Unterbrechung. Für längere Ausfälle bleibt ein schmaler Teil der Anwendung offline nutzbar.
- ✓Erprobung unter absichtlich gedrosselter Verbindung
- ✓Sparsame Übertragung und abschnittsweises Nachladen
- ✓Eingaben überstehen kurze Unterbrechungen
- ✓Schmaler offlinefähiger Teil für längere Ausfälle
Einführung an mehreren kleinen Standorten
Ein Rollout meint hier nicht drei große Standorte, sondern viele kleine Einheiten mit je zwei bis fünf Personen. Eine Sammelschulung funktioniert dabei schlecht, weil die Tätigkeiten sich unterscheiden und der Terminfindungsaufwand hoch ist.
Stattdessen gibt es kurze Einweisungen je Einheit, oft über Bildschirmfreigabe, ergänzt um eine knappe Anleitung für genau deren Abläufe. Der Umstellungszeitpunkt wird pro Einheit festgelegt, damit ein laufendes Mandat nicht mit der Einführung kollidiert.
- ✓Kurze Einweisung je Einheit statt Sammelschulung
- ✓Schriftliche Anleitung auf die jeweiligen Abläufe zugeschnitten
- ✓Umstellungszeitpunkt je Einheit abgestimmt
- ✓Begleitung der ersten Produktivtage aus der Ferne
Wann eine Eigenentwicklung hier nicht angebracht ist
In Kanzlei- und Praxisumfeldern sind zentrale Verfahren häufig vorgegeben oder berufsrechtlich geprägt. Diese Systeme zu ersetzen ist weder wirtschaftlich noch sinnvoll, weil laufende Anpassungen an Vorschriften beim Hersteller besser aufgehoben sind.
Was sich lohnt, sind die Verbindungen und die fehlenden Stücke: eine Übersicht über Fristen aus mehreren Quellen, eine Erfassung, die das Standardprodukt nicht bietet, eine Auswertung über mehrere Bereiche. Wir prüfen vorher, ob eine Herstellerschnittstelle existiert – ohne sie wird eine Ergänzung schnell unverhältnismäßig.
- ✓Berufsrechtlich geprägte Verfahren nicht ersetzen
- ✓Ergänzungen rund um das bestehende Kernsystem
- ✓Vorabprüfung verfügbarer Herstellerschnittstellen
- ✓Absage, wenn keine tragfähige Anbindung möglich ist
Häufige Fragen
Technisch lässt sich das ermöglichen, wenn keine Inhalte dauerhaft auf dem Gerät verbleiben und die Anmeldung mit zweitem Faktor erfolgt. Ob es zulässig ist, hängt von Ihren berufsrechtlichen Pflichten und Ihrer internen Richtlinie ab. Wir beschreiben die technische Wirkung, die Bewertung nehmen Sie oder Ihre Beratung vor.
Das hängt davon ab, wie viel Abstimmungsaufwand die Verteilung heute erzeugt. Wenn ein erheblicher Teil des Tages für Rückfragen zum Stand von Vorgängen draufgeht, rechnet sich eine Anwendung auch bei kleiner Nutzerzahl. Geht es dagegen um gelegentliche Vorgänge, empfehlen wir ein Standardwerkzeug.
Wir prüfen das vor Entwicklungsbeginn. Dazu genügt eine Messung an den betroffenen Anschlüssen und ein Test mit einer vergleichbaren Anwendung. Zeigt sich, dass einzelne Standorte zu schwach angebunden sind, planen wir dort von Anfang an einen offlinefähigen Teil statt es nachträglich zu reparieren.
Möglich ist es, bei überwiegend verteilten Nutzern aber oft nachteilig, weil dann alle Zugriffe über Ihren Büroanschluss laufen. Häufig ist ein deutscher Rechenzentrumsstandort mit entsprechendem Vertrag zur Auftragsverarbeitung die bessere Wahl. Die Entscheidung treffen wir nach Datenkategorie und Nutzerverteilung gemeinsam.
Zur Prozessaufnahme und für die Abstimmung mit der Leitung kommen wir in den Landkreis. Einweisungen und laufende Betreuung erfolgen überwiegend über Bildschirmfreigabe, was bei vielen kleinen, verteilten Einheiten auch praktikabler ist als Anfahrten. Präsenztermine planen wir mit Vorlauf und legen sie je nach Verkehrslage außerhalb der Hauptzeiten.
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