Ordnung in gewachsenen Organisationen
Vertrieb, Verwaltung und mehrere Standorte unter einem Dach: In Unterschleißheimer Mittelstandsunternehmen ist die IT selten schlecht, aber häufig über Jahre unsystematisch erweitert worden. Wir bringen Berechtigungen, Anbindungen und Zuständigkeiten wieder in eine nachvollziehbare Form.
Unterschleißheim liegt rund 17 Kilometer nördlich von München und ist von einer Campus-Struktur geprägt, in der etablierte mittelständische Unternehmen mit Vertriebs- und Verwaltungsfunktionen sitzen. Anders als bei jungen Firmen geht es hier selten um den Aufbau, sondern um das Aufräumen: Organisationen, die seit zwanzig Jahren bestehen, haben Systeme übereinandergelegt, Abteilungen umbenannt, Tochterfirmen aufgenommen und Berechtigungen erweitert, ohne sie je zurückzunehmen. Unsere Arbeit beginnt hier mit der Frage, wer eigentlich worauf zugreifen darf – und ob das noch jemand begründen kann.
Berechtigungen entwirrt
Wir machen sichtbar, wer Zugriff hat, und führen die Struktur auf nachvollziehbare Rollen zurück.
Standorte verbunden
Zweigstellen, Außendienst und Homeoffice arbeiten über denselben gesicherten Weg auf denselben Systemen.
Mandanten getrennt
Tochtergesellschaften und Beteiligungen bleiben in der IT sauber voneinander abgegrenzt.
Übergabe geregelt
Wissen liegt in einer Dokumentation, nicht bei einer einzelnen Person kurz vor dem Ruhestand.
Warum Berechtigungen immer nur wachsen
Der Mechanismus ist überall gleich: Jemand wechselt von der Buchhaltung in den Vertrieb und braucht Zugriff auf die Vertriebsablage. Der wird eingerichtet – der alte bleibt bestehen, weil ein Entzug im Zweifel Arbeit blockiert. Nach fünfzehn Jahren und mehreren Wechseln haben einzelne Personen Zugriff auf nahezu alles, ohne dass das je entschieden wurde.
Wir werten deshalb zunächst aus, welche Zugriffe tatsächlich bestehen, und stellen das den Fachbereichen vor. Erfahrungsgemäß ist dieser Bericht das überzeugendste Argument für eine Neuordnung. Anschließend bauen wir Gruppen entlang von Funktionen auf und stellen abteilungsweise um.
- ✓Auswertung der tatsächlich bestehenden Zugriffe je Person
- ✓Vorstellung der Ergebnisse in den Fachbereichen
- ✓Aufbau von Gruppen entlang von Funktionen statt Einzelrechten
- ✓Jährliche Bestätigung der Berechtigungen durch die Leitungen
Mehrere Gesellschaften unter einem Dach
Viele Unternehmen in dieser Größenordnung führen Tochtergesellschaften, Beteiligungen oder eine getrennte Vertriebsgesellschaft. In der IT wächst das oft zusammen, weil dieselben Geräte und Postfächer genutzt werden – bis bei einem Verkauf oder einer Prüfung die Trennung nachgewiesen werden muss.
Wir richten die Umgebung so ein, dass jede Gesellschaft ihren eigenen abgegrenzten Bereich hat, während gemeinsam genutzte Dienste bewusst und dokumentiert geteilt werden. Damit bleibt eine spätere Herauslösung möglich, ohne dass Daten mühsam sortiert werden müssen.
- ✓Abgegrenzte Bereiche je Gesellschaft mit eigener Rechtestruktur
- ✓Bewusst und dokumentiert gemeinsam genutzte Dienste
- ✓Getrennte Auswertbarkeit von Kosten je Gesellschaft
Anbindung von Zweigstellen, Außendienst und Homeoffice
Vertriebsorganisationen arbeiten selten an einem Ort. Historisch entstanden dabei oft mehrere Wege parallel: eine ältere Standortkopplung, eine Einwahllösung für den Außendienst und daneben Zugänge, die während der Pandemie improvisiert wurden und nie zurückgebaut worden sind.
Wir führen diese Wege auf einen einheitlichen, geprüften Zugang zusammen. Zweitfaktor ist dabei nicht verhandelbar, weil offen erreichbare Fernzugänge zu den am häufigsten ausgenutzten Einstiegspunkten gehören.
- ✓Zusammenführung parallel gewachsener Fernzugänge
- ✓Zweitfaktor-Anmeldung für jeden Zugriff von außen
- ✓Rückbau nicht mehr benötigter Einwahlwege
- ✓Einheitliche Ausstattung für Außendienst und Homeoffice
Wenn Wissen an einer Person hängt
In etablierten Betrieben gibt es häufig einen Kollegen, der die Systeme seit Jahrzehnten kennt und alles im Kopf hat. Das funktioniert hervorragend, solange er da ist. Steht ein Ruhestand oder ein Wechsel bevor, wird daraus ein erhebliches Risiko.
Wir arbeiten in solchen Fällen bewusst zu, statt zu verdrängen: gemeinsame Aufnahme der Umgebung, schriftliche Festhaltung des Sonderwissens und schrittweise Übernahme des Regelbetriebs. Die interne Fachkompetenz bleibt erhalten und wird entlastet.
- ✓Gemeinsame Aufnahme mit dem bisherigen internen Verantwortlichen
- ✓Schriftliche Festhaltung von Sonderwissen und Ausnahmen
- ✓Schrittweise Übernahme des Regelbetriebs
- ✓Entlastung der internen IT bei Urlaub, Krankheit und Spitzen
Altsysteme ablösen, ohne den Vertrieb anzuhalten
In gewachsenen Umgebungen läuft fast immer eine Anwendung, die niemand anfassen möchte: eine ältere Fachsoftware, ein Server mit ausgelaufener Unterstützung, eine Schnittstelle, die nur eine Person versteht. Ein Stillstand ist trotzdem keine Lösung, weil das Risiko mit jedem Jahr steigt.
Wir planen Ablösungen mit Parallelbetrieb und definierten Rückfallpunkten. Umstellungen liegen außerhalb von Monats- und Quartalsabschlüssen, weil dort die Belastung im Rechnungswesen ohnehin am höchsten ist.
- ✓Bestandsaufnahme aller Systeme ohne Herstellerunterstützung
- ✓Ablösung mit Parallelbetrieb und definierten Rückfallpunkten
- ✓Terminierung außerhalb von Monats- und Quartalsabschlüssen
- ✓Einbindung der Fachbereiche in die Abnahme
Häufige Fragen
Über eine Auswertung der tatsächlich wirksamen Berechtigungen, nicht der dokumentierten. Das Ergebnis ist eine Übersicht je Person und je Bereich, die wir mit den Fachbereichen durchgehen. Erfahrungsgemäß enthält sie Zugriffe, an die sich niemand erinnert – und genau die sind der Ausgangspunkt für die Neuordnung.
Ja, mit abgegrenzten Bereichen je Gesellschaft und bewusst geteilten gemeinsamen Diensten. Wichtig ist, die Trennung von Anfang an so anzulegen, dass sich eine Gesellschaft später herauslösen ließe. Nachträglich Daten zu sortieren, die über Jahre vermischt wurden, ist deutlich aufwendiger als die saubere Anlage.
Indem Sie jetzt beginnen und nicht im letzten Quartal. Wir nehmen die Umgebung gemeinsam mit ihm auf, halten Sonderwissen und Ausnahmen schriftlich fest und übernehmen den Regelbetrieb schrittweise, solange er noch verfügbar ist. Das ist deutlich angenehmer als eine Übergabe unter Zeitdruck – für alle Beteiligten.
Vor allem ein Sicherheitsproblem, weil selten alle Wege gleich gut gepflegt sind und der älteste meist ohne zweiten Faktor auskommt. Wir erfassen die vorhandenen Zugänge, führen sie auf einen einheitlichen Weg mit Zweitfaktor zusammen und bauen die übrigen anschließend zurück. Für die Nutzer ändert sich dabei wenig.
Nicht rund um Monats-, Quartals- und Jahresabschluss, weil das Rechnungswesen dann ohnehin ausgelastet ist. Wir stimmen den Zeitplan mit Ihrer Finanzabteilung ab, arbeiten mit Parallelbetrieb und legen vorher fest, an welchem Punkt wir zurückgehen, falls etwas nicht wie geplant läuft.
Lass uns über dein Projekt sprechen
Kostenloses Erstgespräch & IT-Bestandsaufnahme – unverbindlich und ohne versteckte Kosten.