Wenn jedes Semester neue Nutzerkonten entstehen
Planungsbüros, Verlage und Kanzleien im Hochschulumfeld arbeiten mit einem Kern aus festen Kräften und einem ständigen Zu- und Abgang von Hilfskräften und Praktikanten. Diese Übersicht ordnet die IT-Bereiche danach, wie gut sie diesen Rhythmus vertragen.
In der Maxvorstadt entscheidet weniger die Technik über den Aufwand als die Verwaltung der Menschen, die sie nutzen. Wer zweimal im Jahr eine Handvoll Konten anlegt, Lizenzen zuweist, Arbeitsplätze einrichtet und wenige Monate später alles wieder zurücknimmt, verbringt ohne System einen erheblichen Teil der Woche mit Verwaltungsarbeit. Dazu kommen große Planungs- und Layoutdateien, die Netz und Speicher anders belasten als gewöhnliche Bürodokumente. Diese Übersicht ordnet Arbeitsplatz, Speicher, Netzwerk, Cloud, Sicherheit und Automatisierung entlang dieser beiden Themen. Von unserem Sitz in Neuhausen sind es rund drei Kilometer in die Maxvorstadt.
Konten aus Vorlagen
Für jede wiederkehrende Rolle existiert eine Vorlage mit Rechten, Lizenzen und Gruppen.
Lizenzen nach Bedarf
Hilfskräfte brauchen selten die Vollausstattung.
Große Dateien lokal schnell
Planungs- und Layoutdaten werden dort bearbeitet, wo der Zugriff schnell ist, und nur zur Zusammenarbeit ausgetauscht.
Austritt als Ablauf
Konto sperren, Lizenz einziehen, Gerät zurücknehmen, Daten übergeben: vier Schritte, die zusammengehören und protokolliert werden.
Rollen statt Einzelfälle
Der größte Hebel liegt darin, aus wiederkehrenden Personalvorgängen einen definierten Ablauf zu machen. Wir beschreiben zunächst die typischen Rollen eines Büros – Projektleitung, Sachbearbeitung, studentische Hilfskraft, externe Fachplanung – und legen für jede fest, welche Ordner, Anwendungen und Lizenzen dazugehören.
Danach ist das Anlegen eines Zugangs eine einzige Auswahl statt einer Reihe von Handgriffen. Ebenso wichtig ist die Gegenrichtung: Wird die Rolle entzogen, entfallen sämtliche daran hängenden Rechte gleichzeitig.
- ✓Beschreibung der wiederkehrenden Rollen im Büro
- ✓Vorlage je Rolle mit Ordnern, Anwendungen und Lizenzzuweisung
- ✓Anlegen und Entziehen als ein Vorgang statt vieler Einzelschritte
- ✓Übersicht aller Konten mit zugeordneter Rolle
Lizenzverwaltung ohne Karteileichen
Fachsoftware für Planung, Layout und Berechnung gehört zu den teuersten Posten eines Büros. Gleichzeitig ist sie der Bereich, in dem am meisten Geld ungenutzt liegen bleibt: Zuweisungen an Personen, die längst gegangen sind, Vollversionen für Rollen, die eine Betrachterlizenz bräuchten, parallele Verträge aus verschiedenen Jahren.
Wir führen ein Verzeichnis aller Lizenzen mit Laufzeit, Zuweisung und Kündigungsfrist und gleichen es mit dem Kontenverzeichnis ab. Aus diesem Abgleich ergibt sich fast immer sofortiges Einsparpotenzial.
- ✓Verzeichnis aller Lizenzen mit Laufzeit und Zuweisung
- ✓Abgleich zwischen Lizenzbestand und aktiven Konten
- ✓Abstufung zwischen Voll-, Bearbeitungs- und Betrachterlizenzen
- ✓Verträge auf den Namen Ihres Unternehmens
Speicher und Netz für große Dateien
Planungsmodelle, Druckvorlagen und Bildbestände verhalten sich anders als Textdokumente. Sie werden häufig geöffnet, in großen Blöcken geschrieben und über Referenzen miteinander verknüpft.
Wir setzen deshalb meist auf schnellen Speicher im Haus für die aktive Bearbeitung und eine Onlineumgebung für Austausch, Abstimmung und Ablage abgeschlossener Vorgänge. Wie diese Aufteilung technisch umgesetzt wird, ist unter Cloud-Lösungen beschrieben.
- ✓Schneller lokaler Speicher für laufende Projekte
- ✓Onlineumgebung für Austausch, Freigaben und Archivierung
- ✓Ausreichend dimensionierte Leitungen zu den Arbeitsplätzen
- ✓Kapazitätsplanung anhand tatsächlicher Zuwachsraten
Zugriff für Externe und Hochschulkontakte
Büros in der Maxvorstadt arbeiten häufig mit Fachplanern, Lektorat, Gutachtern oder Hochschulangehörigen zusammen. Diese Personen brauchen Zugriff auf einen abgegrenzten Teil der Daten – und zwar für eine begrenzte Zeit.
Wir richten dafür getrennte Bereiche ein, in denen ausschließlich der jeweils benötigte Bestand liegt. Freigaben erhalten ein Ablaufdatum, jeder Zugriff wird protokolliert. Der Hauptbestand bleibt davon unberührt. Welche Nachweispflichten dabei zu beachten sind, behandeln wir unter DSGVO und Compliance.
- ✓Getrennte Austauschbereiche je externer Beteiligung
- ✓Freigaben ausschließlich mit Ablaufdatum
- ✓Protokollierung der Zugriffe auf ausgetauschte Bestände
- ✓Kein direkter Zugriff Externer auf den Hauptbestand
Geräteverwaltung bei kurzer Verweildauer
Wenn ein Arbeitsplatz innerhalb eines Jahres mehrfach den Nutzer wechselt, muss das Zurücksetzen und Neuvergeben schnell gehen. Wir richten Geräte deshalb so ein, dass die persönliche Umgebung nicht am Gerät hängt, sondern am Konto.
Ein Rechner lässt sich damit innerhalb kurzer Zeit auf den Ausgangszustand zurücksetzen und der nächsten Person übergeben. Für Geräte, die das Haus verlassen, kommt eine zentrale Verwaltung hinzu, mit der sich ein verlorenes Notebook sperren und löschen lässt. Der Aufbau ist unter Mobile Device Management beschrieben.
- ✓Persönliche Umgebung am Konto statt am einzelnen Gerät
- ✓Zurücksetzen und Neuvergabe in kurzer Zeit
- ✓Verschlüsselung auf allen Geräten als Voreinstellung
- ✓Fernsperre und Fernlöschung für mobile Geräte
Häufige Fragen
Der Gewinn liegt weniger in der reinen Einrichtungszeit als in der Fehlervermeidung. Handvergebene Berechtigungen werden beim Austritt regelmäßig übersehen, und genau diese Konten sind später das Problem. Mit Vorlagen entsteht ein Zugang in wenigen Minuten und verschwindet ebenso vollständig wieder.
Bei vielen Anbietern ja, allerdings zu einem höheren Preis pro Monat als bei Jahresbindung. Deshalb trennen wir den festen Kern von der schwankenden Zahl: Für den Kern längere Laufzeiten, für kurzfristige Kräfte monatliche Kontingente. Bei einzelnen Fachanwendungen gibt es zusätzlich Ausbildungs- oder Betrachterlizenzen, die für bestimmte Aufgaben ausreichen.
Für die aktive Bearbeitung verknüpfter Modelle meist nicht, für Austausch und Archivierung schon. Wir empfehlen deshalb eine Aufteilung: laufende Projekte auf schnellem Speicher im Haus, Abstimmung und abgeschlossene Vorgänge online. Wichtig ist eine klare Regel, wann ein Bestand wechselt, sonst entstehen zwei Wahrheiten.
Projektbezogene Ergebnisse gehören in die gemeinsame Ablage und liegen dort bereits vor dem Austritt. Der persönliche Bereich des Kontos wird für einen vereinbarten Zeitraum gesperrt vorgehalten, damit Nachfragen möglich bleiben, und danach gelöscht. Das Gerät wird zurückgesetzt und neu vergeben.
Punktuell ja. Sinnvolle Einstiegspunkte sind das Zusammenfassen längerer Vorgänge, das Aufbereiten von Protokollen oder das Formulieren wiederkehrender Korrespondenz. Voraussetzung ist eine geordnete Ablage mit sauberen Berechtigungen, sonst greift ein Werkzeug auf Unterlagen zu, die dem Anwender nicht zustehen.
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