Stundensätze und Tagessätze von IT-Dienstleistern

Der Stundensatz ist die am häufigsten erfragte und am wenigsten aussagekräftige Kennzahl im IT-Service. Zwei Anbieter mit identischem Satz können sich in den effektiven Kosten für dieselbe Aufgabe deutlich unterscheiden – über Abrechnungstakt, Anfahrt, Zuschläge und schlicht über die Zeit, die sie brauchen. Dieser Beitrag erklärt, wie Stunden- und Tagessätze zustande kommen, welche Größenordnungen im Markt üblich sind und woran Sie erkennen, ob ein Satz fair kalkuliert ist.

Wie ein Stundensatz zustande kommt

Ein Stundensatz ist keine Gewinnmarge, sondern eine Vollkostenrechnung. In ihm stecken Gehalt und Lohnnebenkosten des Technikers, aber auch die Zeiten, die nicht abgerechnet werden können: Weiterbildung, Zertifizierungen, interne Abstimmung, Urlaub und Krankheit, Fahrzeiten, Angebotserstellung. Dazu kommen Werkzeuge, die ein professioneller Dienstleister vorhalten muss – Fernwartungs- und Überwachungssysteme, Ticketsystem, Dokumentationsplattform, Testumgebungen – sowie Räume, Versicherungen und Verwaltung.

Als Faustlogik gilt: Von einer bezahlten Stunde bleibt ein deutlich kleinerer Teil als Wertschöpfung übrig, als Außenstehende vermuten. Ein auffällig niedriger Satz bedeutet daher fast immer eines von drei Dingen: geringere Qualifikation, fehlende Vorhaltung von Kapazität und Werkzeugen, oder eine Kalkulation, die über Nebenpositionen und längere Bearbeitungszeiten wieder eingeholt wird.

Marktübliche Größenordnungen nach Leistungsart

Die folgenden Spannen bilden ab, was im deutschen Markt für mittelständische Kunden verbreitet ist. Sie sind Orientierung, kein Angebot.

Leistungsart	Typische Größenordnung je Stunde	Anmerkung
Anwendersupport per Fernwartung	Basissatz – unterer Bereich der Preisliste, meist im mittleren zweistelligen Eurobereich	häufig die günstigste Position, oft im Minutentakt abgerechnet
Systemtechnik vor Ort	rund 10 bis 25 Prozent über dem Basissatz	zuzüglich Anfahrt und Fahrzeit
Server-, Netzwerk- und Sicherheitstechnik	oberes Ende der Technikersätze, verbreitet im oberen zweistelligen bis niedrigen dreistelligen Eurobereich	Spezialistenqualifikation, häufig eigener Satz
Beratung, Konzeption, Architektur	deutlich über den Techniksätzen, oft das Anderthalb- bis Doppelte des Basissatzes	wird zunehmend als Tagessatz angeboten
Projektleitung	zwischen Technik und Beratung	oft im Projektpreis einkalkuliert statt separat
Notfalleinsatz außerhalb der Servicezeit	Zuschlag von 50 bis 100 Prozent auf den Grundsatz	am Wochenende und an Feiertagen häufig am oberen Ende

Tagessätze werden üblicherweise mit acht Stunden angesetzt und liegen prozentual unter dem achtfachen Stundensatz – der Nachlass bewegt sich meist im Bereich von zehn bis zwanzig Prozent. Der Grund ist kalkulatorisch: Ein voller Tag beim selben Kunden spart Rüst- und Fahrzeiten. Für Aufgaben, die verlässlich einen Tag oder mehr binden, ist der Tagessatz daher regelmäßig die günstigere Vereinbarung.

Warum die Spannen so breit sind

• Qualifikation. Zwischen einem Support-Mitarbeiter im ersten Jahr und einem zertifizierten Spezialisten für Virtualisierung oder Netzwerksicherheit liegt ein Vielfaches an Ausbildungsaufwand.
• Region. In Ballungsräumen mit hohen Personal- und Raumkosten – München gehört zu den teuersten Standorten – liegen die Sätze systematisch über denen ländlicher Regionen.
• Reaktionsversprechen. Wer kurzfristige Verfügbarkeit zusagt, muss Kapazität vorhalten, die zeitweise nicht ausgelastet ist. Das steckt im Satz.
• Vertragsbindung. Kunden mit laufendem Servicevertrag zahlen für zusätzliche Stunden fast immer weniger als Kunden ohne Vertrag. Der Unterschied beträgt verbreitet 15 bis 30 Prozent.
• Vertrautheit mit der Umgebung. Der wirtschaftlich größte Faktor überhaupt, und der einzige, der nicht im Preisblatt steht.

Die Nebenpositionen entscheiden

Der effektive Preis einer Leistung ergibt sich aus Satz mal benötigter Zeit plus Nebenkosten. Prüfen Sie deshalb im Preisblatt gezielt:

• Abrechnungstakt. Minutengenau, im 15-Minuten-Takt oder angefangene Stunde? Bei vielen kleinen Supportvorgängen macht das über ein Jahr einen erheblichen Unterschied.
• Mindestabrechnung je Einsatz. Verbreitet sind ein bis zwei Stunden für Vor-Ort-Termine.
• Anfahrt. Als Pauschale, nach Kilometern oder als abgerechnete Fahrzeit – und ob Hin- und Rückweg zählen.
• Servicezeitfenster. Ab wann greift der Zuschlag? Ein Fenster von 8 bis 17 Uhr ist etwas anderes als 7 bis 19 Uhr.
• Preisanpassungsklausel. Jährliche Anpassung mit welcher Ankündigungsfrist und welchem Maßstab?

Ein niedriger Satz ist nicht automatisch günstig

Die Rechnung ist einfach und wird trotzdem selten gemacht. Braucht ein Techniker für eine Aufgabe drei Stunden statt einer, ist ein Satz von zwei Dritteln immer noch doppelt so teuer. Diese Zeitunterschiede sind in der Praxis real und entstehen vor allem aus Erfahrung mit der konkreten Aufgabe und aus Kenntnis der Kundenumgebung.

Der zweite Effekt ist die Nacharbeit. Eine schnell hingestellte Lösung ohne Dokumentation erzeugt beim nächsten Vorfall neuen Aufwand. Über eine Vertragslaufzeit betrachtet ist der aussagekräftigere Wert daher nicht der Stundensatz, sondern die Summe der abgerechneten Stunden pro Arbeitsplatz und Jahr.

Wann Stundenabrechnung sinnvoll ist – und wann nicht

Für abgegrenzte, planbare Vorhaben ist die Abrechnung nach Aufwand angemessen: eine Migration, die Einrichtung neuer Hardware, eine Analyse. Für den laufenden Betrieb ist sie strukturell problematisch, weil der Dienstleister an Störungen verdient und an deren Vermeidung nicht. Wer dauerhaft Betriebsverantwortung übertragen will, ist mit einem Pauschal- oder Mischmodell besser bedient; die Übersicht dazu finden Sie im Beitrag Was kostet IT-Betreuung. Für größere Auslagerungen von Betriebsaufgaben lohnt zusätzlich der Blick auf IT-Outsourcing.

Fragen an den Anbieter

• Welche Sätze gelten für welche Rolle, und wer entscheidet, welche Rolle eingesetzt wird?
• In welchem Takt wird abgerechnet, und gibt es eine Mindestabrechnung?
• Wird Fahrzeit berechnet, und wenn ja, wie?
• Welchen Rabatt auf den Stundensatz erhalten Vertragskunden?
• Können Sie uns die abgerechneten Stunden je Vorgang nachvollziehbar ausweisen?

Hinweis zu den genannten Größenordnungen: Alle in diesem Beitrag genannten Spannen sind marktübliche Orientierungswerte, keine Angebotspreise. Je nach Leistungsumfang, zugesagter Reaktionszeit, Servicezeit, Region, Alter und Heterogenität der Systemlandschaft weichen die tatsächlichen Konditionen erheblich davon ab – nach oben wie nach unten. Ein belastbarer Preis entsteht erst nach einer Bestandsaufnahme Ihrer Umgebung. Wer Ihnen ohne diese Bestandsaufnahme eine feste Zahl nennt, kalkuliert entweder mit einem Risikoaufschlag oder wird später nachfordern.

• Ein Stundensatz ist eine Vollkostenrechnung, keine Marge – auffällig niedrige Sätze haben eine Ursache.
• Beratung liegt über Systemtechnik, Systemtechnik über Anwendersupport; Notfalleinsätze tragen Zuschläge von 50 bis 100 Prozent.
• Tagessätze liegen üblicherweise zehn bis zwanzig Prozent unter dem achtfachen Stundensatz.
• Abrechnungstakt, Mindestabrechnung und Anfahrt beeinflussen die effektiven Kosten oft stärker als der Satz.
• Für laufenden Betrieb ist Stundenabrechnung strukturell die schlechteste Variante.