Die Ordnung kommt vor dem System
Wir begleiten Münchner Betriebe von der gewachsenen Laufwerksablage zu einem Dokumentenmanagement, das im Tagesgeschäft trägt: erst das Ordnungskonzept, dann die Auswahl, dann die Übernahme der Altbestände.
München ist ein Standort mit vielen kleinen und mittleren Betrieben, die über Jahrzehnte gewachsen sind – und deren Ablage genauso gewachsen ist. Der Sitz unseres Unternehmens liegt in Neuhausen-Nymphenburg, von dort betreuen wir Kunden im gesamten Stadtgebiet. Was wir dabei fast überall antreffen, ist dasselbe Bild: ein Dateiserver mit einer Struktur, die niemand mehr vollständig erklären kann, daneben Postfächer voller geschäftsrelevanter Korrespondenz und ein Papierarchiv, für das es keine Regel gibt. Eine Software allein räumt das nicht auf.
Bestandsaufnahme im Haus
Wir sehen uns an, wo Unterlagen tatsächlich liegen – auch in persönlichen Laufwerken und Aktenschränken.
Wenige Merkmale, konsequent
Drei bis fünf gepflegte Angaben je Dokumentart schlagen jeden umfangreichen Feldkatalog.
Suche, die trägt
Volltext über gescannte und digitale Unterlagen, eingegrenzt durch Filter aus dem Konzept.
Altbestand bewertet
Nicht alles wandert mit. Wir trennen aktive Unterlagen, Archiv und Aussonderung.
Warum Münchner Betriebe das Thema jetzt angehen
Zwei Entwicklungen treffen hier zusammen. Mitarbeitende arbeiten häufiger von zu Hause oder unterwegs, und ein Laufwerk, das nur im Büro erreichbar ist, wird dann zum Engpass. Gleichzeitig geht Wissen mit langjährigen Kolleginnen und Kollegen aus dem Haus, die als Einzige wussten, wo bestimmte Vorgänge abgelegt sind.
Der Auslöser ist selten ein Projekt, sondern meist ein Ärgernis: eine Unterlage, die im Prüfungsfall nicht auffindbar war, oder ein Angebot, das in einer veralteten Fassung beim Kunden landete.
- ✓Zugriff auf Unterlagen unabhängig vom Arbeitsort
- ✓Wissen über die Ablage nicht mehr an einzelne Personen gebunden
- ✓Nachvollziehbar, welche Fassung eines Dokuments gilt
- ✓Belegbare Auskunft darüber, wer wann was gesehen hat
Ehrlich gesagt: an der Software liegt es fast nie
Wir sehen regelmäßig Projekte, die im zweiten oder dritten Anlauf stecken. Der Grund ist beinahe immer derselbe: Es wurde ein System beschafft und anschließend versucht, die vorhandene Ordnerstruktur hineinzukopieren. Damit zieht die Unordnung mit um.
Die unbequeme Arbeit liegt vorher. Welche Dokumentarten gibt es, wer legt sie ab, wonach wird gesucht, wann dürfen sie verschwinden. Diese Fragen beantwortet keine Software für Sie.
- ✓Aufnahme der Dokumentarten je Abteilung, nicht am Reißbrett
- ✓Festlegung, welcher Vorgangsbezug führend ist
- ✓Zuständigkeit je Dokumentart schriftlich festgehalten
- ✓Abgrenzung zwischen Fachanwendung und Dokumentenablage
Erfassen, ohne dass ein zweiter Arbeitsschritt entsteht
Ein System wird angenommen, wenn das Ablegen schneller geht als vorher. Papier läuft deshalb über das vorhandene Multifunktionsgerät mit Texterkennung ins System, digitale Unterlagen aus der gewohnten Oberfläche heraus.
Bei wiederkehrenden Belegformaten liest die Erkennung Absender, Nummer und Datum selbst aus. Fehlerfrei ist das nicht: Ungewöhnliche Layouts und handschriftliche Zusätze brauchen weiterhin einen Blick.
- ✓Scannen mit Texterkennung am vorhandenen Gerät
- ✓Ablage aus den Office-Anwendungen und aus dem Postfach heraus
- ✓Belegerkennung mit Prüfschritt für unsichere Treffer
- ✓Erfassung unterwegs für Unterlagen aus dem Außendienst
Berechtigungen und Aufbewahrung sauber getrennt
Rechte hängen im System nicht mehr an Ordnern, sondern an Dokumentarten und Vorgängen. Die Einführung ist die Gelegenheit, über Jahre ergänzte Freigaben nicht zu übernehmen, sondern aus den Rollen neu abzuleiten.
Zur Aufbewahrung sagen wir es deutlich: Für geschäftliche Unterlagen bestehen gesetzliche Pflichten, die je nach Art unterschiedlich ausfallen. Welche davon für Ihre Unterlagen gilt, legt verbindlich Ihr Steuerberater oder Ihre Rechtsberatung fest. Wir setzen diese Vorgabe technisch um und dokumentieren die Umsetzung.
- ✓Rechte aus Rollen abgeleitet statt aus gewachsenen Ordnerfreigaben
- ✓Getrennte Sicht auf Personal- und Geschäftsführungsunterlagen
- ✓Fristen nach Vorgabe Ihrer Steuer- oder Rechtsberatung abgebildet
- ✓Löschung erst nach ausdrücklicher Bestätigung der zuständigen Stelle
Übernahme der Altbestände und Einführung im Haus
Wir sichten den vorhandenen Bestand mit den Abteilungen und teilen ihn auf: aktiv benötigte Unterlagen mit sauberer Zuordnung, abgeschlossene Vorgänge als durchsuchbares Archiv, und Bestände ohne weiteren Nutzen. Diese Trennung entscheidet über den Aufwand des gesamten Vorhabens.
Eingeführt wird abteilungsweise, beginnend dort, wo der Nutzen am schnellsten spürbar ist. Ein stadtweiter Stichtag für alle Bereiche klingt geordnet und überfordert die Begleitung.
- ✓Sichtung gemeinsam mit den Fachbereichen statt pauschaler Übernahme
- ✓Texterkennung wird für Altscans ohne Textebene nachgeholt
- ✓Kurzschulungen entlang der tatsächlichen Abläufe
- ✓Fester Zeitpunkt, ab dem die alte Ablage schreibgeschützt wird
Häufige Fragen
Oft nicht. Eine sauber aufgesetzte Struktur mit Metadaten deckt viele Anforderungen ab, und wir empfehlen diesen Weg regelmäßig. Ein eigenständiges System lohnt sich, wenn hohe Belegmengen automatisiert erfasst werden sollen, eine enge Kopplung an die Warenwirtschaft nötig ist oder eine unveränderbare Aufbewahrung gefordert wird.
Für die Aufnahme der Dokumentarten rechnen Sie mit ein bis zwei Terminen je Abteilung, jeweils rund zwei Stunden. Anschließend stimmen wir das schriftliche Konzept in einer Runde ab. Der spätere Aufwand liegt vor allem bei den Personen, die den Altbestand ihres Bereichs bewerten.
Meist bleibt es dort. Sinnvoll ist ein Stichtag, ab dem alles digital erfasst wird, ergänzt um rückwirkende Erfassung nur für laufende Vorgänge. Alles Ältere wird bei Bedarf einzeln nachgescannt. Eine vollständige Rückwärtsdigitalisierung ist teuer und lohnt sich selten.
Das prüfen wir vor der Auswahl. Ein System muss Dokumente im ursprünglichen Format samt Merkmalen und Versionsverlauf in einer auswertbaren Struktur exportieren können. Anbieter ohne brauchbaren Export kommen bei uns nicht in die engere Wahl.
Ja. Innerhalb Münchens sind die Wege kurz, die Dauer richtet sich nach der Verkehrslage. Die Aufnahme findet grundsätzlich bei Ihnen statt, weil sich Ablagegewohnheiten und Papierbestände aus der Ferne nicht beurteilen lassen.
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Dokumentenmanagement in den Münchner Stadtteilen
Für einzelne Stadtteile haben wir die Besonderheiten vor Ort gesondert beschrieben.