Mandantenakten, bei denen die Trennung stimmt
Für Kanzleien, Steuerberatung, Vermögensverwaltung und Facharztpraxen in Bogenhausen: eine Aktenführung, in der jeder nur das sieht, was zu seinem Mandat gehört – und in der das belegbar ist.
Bogenhausen liegt rund 6 km von unserem Sitz entfernt und ist ein Bürostandort mit eigenem Zuschnitt: Kanzleien, Steuerberatung, Vermögensverwaltung, dazu Facharztpraxen und größere Einheiten im Umfeld des Arabellaparks. Der Anteil vertraulichkeitspflichtiger Unterlagen ist hoch, die Erwartung an Diskretion konservativ. Für die Ablage bedeutet das eine andere Ausgangslage als in einem Handelsbetrieb: Nicht das Wiederfinden ist die schwierigste Anforderung, sondern die saubere Abgrenzung, wer eine Akte überhaupt sehen darf.
Trennung nach Mandat
Sichtbarkeit ergibt sich aus der Zugehörigkeit zum Mandat, nicht aus einer historisch gewachsenen Ordnerfreigabe.
Zugriffe protokolliert
Wer eine Akte geöffnet hat, ist nachvollziehbar – ohne dass jemand dafür eine Liste führen muss.
Kollisionen erkennbar
Sperrvermerke lassen sich technisch abbilden, sodass ein gesperrter Bereich nicht versehentlich geöffnet wird.
Übernahme geordnet
Bestandsakten werden nach Mandat gesichtet und zugeordnet, nicht als Ordnerbaum durchgereicht.
Wenn Rechte über Jahre nur ergänzt wurden
In gewachsenen Kanzleien und Praxen sind Freigaben typischerweise entstanden, wenn jemand etwas brauchte. Zurückgenommen wurden sie selten. Nach zehn Jahren hat ein großer Teil der Belegschaft Zugriff auf deutlich mehr, als die tägliche Arbeit erfordert – ohne dass das jemandem bewusst wäre.
Eine Einführung ist der geeignete Zeitpunkt, diese Struktur nicht zu übernehmen. Wir leiten die Sichtbarkeit stattdessen aus Rollen und aus der Zuordnung zum Mandat ab und gleichen das Ergebnis mit der Leitung ab, bevor es scharf geschaltet wird.
- ✓Bestandsaufnahme der heute tatsächlich bestehenden Zugriffe
- ✓Neuableitung aus Rolle und Mandatszugehörigkeit
- ✓Abgleich mit der Leitung vor der Umstellung
- ✓Regelmäßige Überprüfung statt einmaliger Bereinigung
Sperrvermerke und besonders geschützte Bereiche
Manche Vorgänge dürfen innerhalb des Hauses nur einem engen Kreis zugänglich sein – etwa bei möglichen Interessenkollisionen oder bei Mandaten mit besonderer Sensibilität. In einer Ordnerablage lässt sich das nur durch Wegsperren lösen, was im Alltag umgangen wird.
Im System hinterlegen wir solche Bereiche als eigene Kategorie mit eigener Sichtbarkeit. Ob ein Sperrvermerk erforderlich ist und wie weit er reicht, entscheiden ausschließlich Sie beziehungsweise Ihre berufsrechtliche Beratung; wir bilden die Entscheidung technisch ab.
- ✓Eigene Kategorie für Vorgänge mit eingeschränktem Kreis
- ✓Sichtbarkeit einzeln vergeben statt über Gruppen
- ✓Kein Hinweis auf die Existenz gesperrter Vorgänge für Unbefugte
- ✓Berufsrechtliche Bewertung bleibt bei Ihnen
Nachvollziehbarkeit ohne zusätzliche Bürokratie
Die Frage, wer eine Unterlage wann gesehen oder geändert hat, lässt sich auf einem Dateiserver praktisch nicht beantworten. Das System führt dieses Protokoll von selbst mit, ohne dass jemand etwas dokumentieren müsste.
Für die Praxis ist der zweite Punkt wichtiger: Auch die Versionsführung läuft im Hintergrund. Ein Schriftsatz oder ein Vertragsentwurf behält seine früheren Fassungen, ohne dass sie als separate Dateien mitgeschleppt werden.
- ✓Automatisches Protokoll über Zugriffe, Änderungen und Freigaben
- ✓Frühere Fassungen bleiben einsehbar statt als Kopie abgelegt
- ✓Auswertbare Protokolle für interne Prüfungen
- ✓Keine zusätzliche Erfassung durch die Mitarbeitenden
Aufbewahrung von Mandats- und Patientenunterlagen
Für Unterlagen aus der Beratung und Behandlung bestehen Aufbewahrungspflichten, die sich nach Art des Dokuments und nach dem jeweiligen Berufsrecht unterscheiden. Dazu kommen Anforderungen an Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit digitaler Aufzeichnungen.
Welche Frist für welche Ihrer Unterlagen gilt, legen verbindlich Ihre Steuerberatung, Ihre Rechtsberatung oder die zuständige Kammer fest – nicht wir. Unsere Aufgabe beginnt danach: die festgelegte Frist im System hinterlegen, den Bestand innerhalb der Frist unveränderbar halten und nach Ablauf einen Löschvorschlag erzeugen, den eine benannte Person bestätigt.
Die umgekehrte Richtung gehört dazu: Personenbezogene Unterlagen dürfen nicht unbegrenzt liegen bleiben. Erst ein System macht solche Bestände überhaupt gezielt auffindbar.
- ✓Fristen nach verbindlicher Vorgabe Ihrer Beratung oder Kammer
- ✓Unveränderbare Speicherung innerhalb der laufenden Frist
- ✓Vorschlag zur Löschung mit Bestätigung durch eine zuständige Person
- ✓Gezielte Auffindbarkeit personenbezogener Unterlagen
Bestandsakten übernehmen, ohne alles zu digitalisieren
In Häusern mit langer Geschichte liegen abgeschlossene Akten in Papierarchiven, oft ausgelagert. Diese vollständig zu scannen ist teuer und zahlt sich fast nie aus, weil der Zugriff darauf selten ist.
Wir empfehlen einen Stichtag für die digitale Erfassung, rückwirkende Aufnahme nur für laufende Mandate und ein Verzeichnis der Papierbestände im System, damit wenigstens der Fundort digital nachschlagbar ist.
- ✓Stichtag für die digitale Erfassung statt Rückwärtsdigitalisierung
- ✓Rückwirkende Aufnahme nur für laufende Mandate
- ✓Verzeichnis des Papierarchivs mit Fundort im System
- ✓Einzelnes Nachscannen bei tatsächlichem Bedarf
Häufige Fragen
Nicht zwangsläufig. Wir klären vorab, was in der Fachanwendung bleibt und was in die Dokumentenablage gehört. Häufig führt das Kanzleiprogramm den Vorgang und das Dokumentensystem den Bestand, verbunden über die Aktennummer. Diese Abgrenzung treffen wir vor der Auswahl, nicht danach.
Nur soweit die Rolle es erfordert. Üblich ist ein Zugriff auf Abrechnung und Korrespondenz bei allen Mandaten, ohne Einsicht in die inhaltliche Bearbeitung. Wie weit dieser Zuschnitt geht, legen Sie fest; wir zeigen bei der Aufnahme, welche Abstufungen technisch sauber abbildbar sind.
Das Protokoll zeigt, welche Konten wann auf eine Akte zugegriffen haben. Es belegt damit die technische Seite. Aussagen über die Einhaltung berufsrechtlicher Verschwiegenheitspflichten treffen wir nicht – dafür ist Ihre Kammer oder Ihre Rechtsberatung zuständig.
Über eine Anbindung an das Postfach lassen sich Nachrichten samt Anhängen direkt der Akte zuordnen. Für ein gemeinsames Eingangspostfach ist auch eine regelbasierte Ablage möglich. Wichtig ist, dass die Zuordnung beim Bearbeiten geschieht und nicht als Aufräumarbeit am Abend.
Das hängt vor allem vom Umfang des Ordnungskonzepts und vom Altbestand ab, weniger von den Lizenzen. Wir beziffern beides getrennt, damit erkennbar ist, welcher Teil der Kosten auf Software und welcher auf die konzeptionelle Arbeit und die Migration entfällt.
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