Projektunterlagen, an denen auch Externe arbeiten
Für Schwabinger Agenturen, Studios und kleine Kanzleien: eine Ablage, in der Projektakten vollständig bleiben, obwohl Freie und Partnerbetriebe kommen und wieder gehen.
Von unserem Standort in Neuhausen-Nymphenburg bis Schwabing sind es etwa 4 km. Geprägt ist der Stadtteil von Agenturen, Startups und Kreativbetrieben, dazu kleinere Kanzleien und Praxen. Charakteristisch ist die Arbeitsweise: Für einen Auftrag wächst ein Team, danach schrumpft es wieder, und zwischendrin greifen Freie und Partnerbetriebe auf Unterlagen zu. Genau hier zerfällt die Projektakte – ein Teil liegt im Laufwerk, ein Teil im Postfach der Projektleitung, ein Teil in einem Freigabeordner, den jemand für einen externen Beteiligten angelegt hat.
Eine Akte je Projekt
Briefing, Freigaben, Korrespondenz und Abnahmen liegen an einem Ort, unabhängig davon, wer sie erzeugt hat.
Externe befristet
Zugänge für Freie werden mit Ablaufdatum vergeben und enden mit dem Projekt, nicht mit dem Aufräumen.
Freigaben belegbar
Wer eine Fassung freigegeben hat, ist protokolliert – hilfreich, wenn später nachgefragt wird.
Altbau berücksichtigt
Wir planen die Erfassung so, dass sie ohne zusätzliche Technikfläche in der Etage auskommt.
Wo die Projektakte in Kreativbetrieben auseinanderfällt
Ein Auftrag beginnt mit einem Briefing per E-Mail, es folgen Entwürfe, Rückmeldungen, Korrekturschleifen und am Ende eine Abnahme. Jeder dieser Schritte entsteht in einem anderen Werkzeug, und niemand ist dafür zuständig, sie zusammenzuführen.
Wird das Projekt zwei Jahre später wieder aufgerufen – weil der Kunde eine Fortsetzung wünscht oder eine Rückfrage stellt – fehlt regelmäßig genau der Teil, der die Entscheidung damals begründet hat.
- ✓Briefings und Abstimmungen bleiben in persönlichen Postfächern
- ✓Freigaben werden mündlich oder in Chatverläufen erteilt
- ✓Entwurfsstände tragen Versionsangaben nur im Dateinamen
- ✓Externe legen Ergebnisse in eigenen Ablagen ab
Externe einbinden, ohne die Ablage zu öffnen
Der übliche Behelf ist ein Freigabeordner, der irgendwann bleibt. Wir richten stattdessen einen abgegrenzten Bereich je Projekt ein, in dem externe Beteiligte genau die Unterlagen sehen, die sie brauchen, und ihre Ergebnisse direkt in die Akte legen.
Der entscheidende Punkt ist das Ende: Der Zugang läuft zu einem festgelegten Datum ab. Was der externe Beteiligte beigetragen hat, bleibt in Ihrer Akte, sein Zugriff darauf nicht.
- ✓Abgegrenzter Bereich je Projekt statt allgemeiner Freigabeordner
- ✓Zugänge mit Ablaufdatum bereits bei der Vergabe
- ✓Beiträge Externer landen in der Akte, nicht in einer Zwischenablage
- ✓Übersicht aller aktiven Fremdzugriffe auf einen Blick
Entwurfsstände und Freigaben nachvollziehbar halten
In der Kreativarbeit ist die Frage, welcher Stand gilt, teurer als anderswo: Eine Produktion auf Basis einer überholten Fassung kostet Material und Termine. Das System führt deshalb die Fassungen selbst und benötigt dafür keine Angabe im Dateinamen.
Ergänzend lässt sich für abnahmepflichtige Ergebnisse ein Freigabeschritt hinterlegen. Dokumentiert wird, wer wann freigegeben hat – das ersetzt keine vertragliche Regelung, macht den Ablauf aber belegbar.
- ✓Fassungen automatisch geführt, ohne Zutun der Bearbeitenden
- ✓Freigabeschritt für Ergebnisse, die zur Produktion gehen
- ✓Protokoll darüber, wer welche Fassung freigegeben hat
- ✓Ältere Stände bleiben einsehbar statt überschrieben
Erfassung in einer Altbauetage
Viele Schwabinger Büros liegen in Etagenwohnungen mit geteilten Hausanschlüssen und ohne eigenen Technikraum. Für die Erfassung heißt das: Wir kommen mit dem vorhandenen Multifunktionsgerät aus und verzichten auf zusätzliche Aufstellfläche.
Papier fällt in diesen Betrieben ohnehin überschaubar an – Verträge, Eingangsrechnungen, gelegentlich Unterlagen von Auftraggebern. Der Schwerpunkt liegt auf digital entstandenen Unterlagen und auf der Korrespondenz.
- ✓Erfassung über das vorhandene Gerät ohne Zusatzhardware
- ✓Ablage von E-Mails samt Anhängen aus dem Postfach in die Projektakte
- ✓Regelbasierte Ablage für ein gemeinsames Rechnungspostfach
- ✓Berücksichtigung begrenzter Leitungswege bei der Planung
Aufbewahrung: was wir sagen und was nicht
Auch in einem Projektbetrieb gibt es Unterlagen, die aufbewahrt werden müssen – Verträge, Rechnungen, Belege. Für geschäftliche Unterlagen bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten, die sich je nach Art unterscheiden.
Welche davon für Ihre Unterlagen konkret gilt, ist ausdrücklich keine Frage, die wir beantworten. Diese Festlegung trifft verbindlich Ihr Steuerberater oder Ihre Rechtsberatung, nicht wir. Wir bilden die dort getroffene Vorgabe im System ab und schlagen nach Fristablauf eine Löschung vor, die Sie bestätigen.
- ✓Fristen allein nach dem, was Ihre Steuer- oder Rechtsberatung vorgibt
- ✓Kundenmaterial mit vereinbarter Rückgabe oder Löschung gesondert gekennzeichnet
- ✓Löschvorschläge statt automatischer Löschung
- ✓Personenbezogene Unterlagen gezielt auffindbar für Auskunftsersuchen
Häufige Fragen
Ja, denn das Ziel ist nicht, deren Arbeitsweise zu ändern, sondern das Ergebnis und die Abstimmung dazu in Ihrer Akte zu haben. Der abgegrenzte Projektbereich dient als Übergabepunkt: Dort landen Zwischenstände und Endergebnisse, während die Bearbeitung weiterhin dort stattfindet, wo sie am besten läuft.
Für acht Personen ist ein umfangreiches System selten sinnvoll. Häufig genügt eine strukturierte Ablage mit Metadaten und klaren Regeln für Projektakten und externe Zugänge. Wir sagen im Erstgespräch, wenn ein eigenständiges System für Ihre Größe nicht angemessen ist.
Die wandern in aller Regel als durchsuchbares Archiv mit Texterkennung ins System, nicht als strukturierte Akten. Der Aufwand einer sauberen Zuordnung lohnt sich nur für laufende und kürzlich abgeschlossene Projekte. Gefunden wird im Archiv ohnehin über die Suche.
Nur, was Sie ausdrücklich freigeben. Interne Kalkulationen, Notizen und Korrespondenz bleiben getrennt von dem Bereich, den ein Auftraggeber einsehen kann. Diese Trennung legen wir bei der Aufnahme der Dokumentarten fest, nicht später im laufenden Betrieb.
Bei einem Betrieb dieser Größe liegt der Schwerpunkt auf der Aufnahme: zwei bis drei Termine, um Dokumentarten und Projektstruktur festzulegen. Der produktive Start folgt meist wenige Wochen später mit einem laufenden Projekt als Pilot, bevor die übrigen nachziehen.
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