Mandatskorrespondenz, die auch nach vielen Jahren belegbar bleibt

In den meisten Betrieben ist die Frage, ob eine Nachricht in fünf Jahren noch auffindbar ist, theoretischer Natur. In Bogenhausener Kanzleien ist sie Alltag. Mandate laufen über lange Zeiträume, Nachfragen zu abgeschlossenen Vorgängen kommen Jahre später, und Haftungsfragen entstehen häufig genau dann, wenn niemand mehr im Haus ist, der den Vorgang aus dem Gedächtnis kennt.

Ein Archiv muss deshalb nicht nur speichern, sondern über die gesamte Dauer lesbar bleiben – über Plattformwechsel, Anbieterwechsel und Formatwechsel hinweg. Wir bewerten jede Variante vorab danach, in welcher Form sich der Bestand geschlossen und vollständig ausgeben lässt, und dokumentieren dieses Verfahren schriftlich.

Ein Archiv führt zusammen, was im Alltag getrennt liegt: die Korrespondenz aller Berufsträger, aller Mandate, aller Jahre in einem durchsuchbaren Bestand. Diese Bündelung ist der eigentliche Nutzen – und zugleich das Risiko, das ein Haus mit Verschwiegenheitspflichten sorgfältig einhegen muss.

Wir bilden die Zugriffsstruktur deshalb entlang Ihrer Mandats- und Dezernatszuschnitte ab. Ein Berufsträger sieht seine eigene Korrespondenz. Sekretariate erhalten Einsicht nur in den Bereich, den sie ohnehin bearbeiten. Eine Recherche über alle Bestände hinweg ist an eine sehr kleine, namentlich benannte Gruppe gebunden und läuft nach einem vorab schriftlich vereinbarten Verfahren ab.

Hier ist eine klare Grenze nötig. Ob eine bestimmte Nachricht einen Handelsbrief, einen Buchungsbeleg oder Mandantenkommunikation mit eigener Aufbewahrungslogik darstellt, entscheidet nicht der Dienstleister. In einem Haus, das selbst steuerlich berät, liegt diese Kompetenz ohnehin im Haus.

Wir bitten Sie daher um eine schriftliche Festlegung: welche Nachrichtenkategorien Sie unterscheiden, welche Aufbewahrungsdauer Sie jeweils ansetzen und wer eine Abweichung genehmigen darf. Diese Festlegung übersetzen wir in Regeln, zeigen ihre Wirkung an Beispielbeständen und dokumentieren die Konfiguration so, dass ein Dritter sie gegen Ihre Vorgabe prüfen kann.

Ein Löschkonzept, das stur nach Ablaufdatum arbeitet, kann in einem beratenden Haus erheblichen Schaden anrichten. Sobald ein Vorgang streitig wird oder eine Auseinandersetzung absehbar ist, dürfen die betroffenen Nachrichten nicht durch die reguläre Regel entfernt werden.

Wir richten dafür eine gezielte Sperre ein, die sich auf einen abgegrenzten Bestand legen lässt – nach Mandat, nach Zeitraum, nach beteiligten Adressen. Solange die Sperre gilt, setzt sie die reguläre Frist aus, und ihr Setzen wie ihr Aufheben wird protokolliert.

Die Entfernung von unserem Sitz beträgt rund 6 km; Termine legen wir in Randzeiten, wenn Mandantenverkehr das nahelegt. Die technische Aufnahme erfolgt an Strukturen, Postfachlisten und Berechtigungen – Einsicht in Mandatsinhalte benötigen wir dafür nicht und nehmen sie auch nicht.

Die Einrichtung der laufenden Erfassung erfolgt zuerst, damit ab diesem Tag nichts mehr verlorengeht. Die Übernahme vorhandener Altbestände planen wir anschließend gesondert, weil hier fast immer mehr Quellen auftauchen als zunächst angenommen.