Fünf Filialen, fünf Postfachwelten, ein Bestand

In Betrieben mit mehreren Betriebsstätten scheitert die Suche nach einem Vorgang selten am Willen und fast immer an der Verteilung. Die Anfrage kam über die Filialadresse, die Bestätigung schickte die Standortleitung von ihrem persönlichen Postfach, die Rechnungsrückfrage lief über die Zentrale. Drei Postfächer, drei Zuständige, keine gemeinsame Sicht.

Ein Archiv löst dieses Problem als Nebeneffekt: Es sammelt alle diese Wege in einem Bestand ein, in dem sich nach Kunde, Zeitraum oder Stichwort suchen lässt, ohne die Struktur des Betriebs zu kennen.

Eine Adresse, die von mehreren Personen abgerufen wird, verhält sich anders als ein persönliches Postfach. Nachrichten werden gelesen, bearbeitet und gelöscht, ohne dass sich später nachvollziehen ließe, wer sie bearbeitet hat. Wird die Erfassung über das Auslesen der Postfächer gelöst, fehlt genau das, was zwischenzeitlich entfernt wurde.

Wir setzen deshalb im Transport an: Von jeder Nachricht entsteht eine Ablagekopie, bevor sie das Sammelpostfach erreicht. Was danach im Sammelpostfach geschieht, hat auf den Bestand keinen Einfluss.

In Betrieben, die über Jahre gewachsen sind, existieren fast immer Reste früherer Lösungen. Ein privates Freemail-Konto aus der Gründungszeit, über das noch Bestellungen laufen. Ein Kassen- oder Warenwirtschaftssystem, das Belege über eine eigene Adresse versendet. Ein alter Mailserver, der abgeschaltet, aber nie geleert wurde.

Diese Quellen gehören in die Bestandsaufnahme, weil sie geschäftlich relevanten Schriftverkehr enthalten. Wir sammeln sie ein, prüfen die Lesbarkeit, entfernen Dubletten und führen sie in den Archivbestand über.

In Handels- und Handwerksbetrieben begegnet uns häufig die Annahme, mit der nächtlichen Sicherung sei die Aufbewahrung erledigt. Das trifft nicht zu, weil beide unterschiedliche Aufgaben haben.

Die Sicherung hält Zustände vor, um nach einem Schaden weiterarbeiten zu können, und wird nach einer festgelegten Zeit überschrieben. Das Archiv verwahrt einzelne Nachrichten unverändert und macht sie einzeln auffindbar. Wenn ein Lieferant eine Preiszusage bestreitet, hilft ein Sicherungsstand kaum – Sie müssten den richtigen Zeitpunkt raten, zurückspielen und dann suchen.

Die Entfernung von unserem Sitz beträgt rund 5 km. Für die Erhebung besuchen wir jede Betriebsstätte einmal, weil sich aus der Ferne nicht feststellen lässt, welche Adressen tatsächlich genutzt werden und wo noch ein alter Rechner mit einer lokalen Ablagedatei steht.

Die laufende Erfassung richten wir zuerst ein, danach folgt die Übernahme der Altbestände. Für Betriebe mit Kundenverkehr legen wir Eingriffe am Mailsystem in Randzeiten, damit der Verkauf nicht betroffen ist.