Fristen kennen keine Störungsmeldung
Eine Frist läuft weiter, während Ihre Fachanwendung steht. In Kanzleien und Beratungshäusern richtet sich Ausfallsicherheit deshalb nicht nach dem Kalender der Technik, sondern nach dem der Gerichte und Behörden.
Bogenhausen liegt rund 6 km von unserem Sitz entfernt und wird von Kanzleien, Steuerberatung, Vermögensverwaltung und Facharztpraxen geprägt, dazu die größeren Büroeinheiten rund um den Arabellapark. Für die Ausfallsicherheit ist eine Eigenschaft dieser Branchen entscheidend: Der Schaden entsteht nicht durch entgangene Arbeitszeit, sondern durch versäumte Termine mit rechtlicher Wirkung. Ein Einspruch, der wegen eines Systemausfalls nicht rechtzeitig übermittelt wird, lässt sich nicht nacharbeiten. Wir bauen die Absicherung deshalb von den fristgebundenen Vorgängen her auf und nicht von der Hardwareliste.
Fristgebundene Vorgänge zuerst
Wir erfassen, welche Anwendungen an gesetzliche oder gerichtliche Termine gebunden sind, und behandeln diese in der Absicherung mit Vorrang.
Ersatzweg für die Übermittlung
Für elektronische Einreichungen halten wir einen zweiten, unabhängigen Weg bereit, damit eine gestörte Hausanbindung keine Frist gefährdet.
Vertraulichkeit auch im Notbetrieb
Ausweichwege sind nur dann brauchbar, wenn Mandantendaten dabei denselben Schutz genießen wie im Regelbetrieb. Das prüfen wir mit.
Nachweisbarer Wiederanlauf
Jeder Testschwenk wird protokolliert. Das Protokoll dient zugleich als Beleg für Berufshaftpflicht und interne Organisation.
Was ein Ausfall in einer Kanzlei tatsächlich auslöst
Die übliche Rechnung mit Arbeitsplätzen mal Stundensatz greift hier zu kurz. Der eigentliche Schaden hängt daran, welcher Vorgang gerade offen ist. Steht die Fachanwendung an einem Tag ohne Termine still, verschiebt sich Arbeit. Steht sie am Tag des Fristablaufs still, entsteht ein Haftungsfall, der ein Vielfaches der IT-Kosten erreichen kann.
Wir gehen deshalb mit Ihnen die fristbehafteten Abläufe durch: elektronische Einreichungen, Übermittlungen an Finanzverwaltung und Sozialversicherung, Fristenkalender, Postausgang mit Zustellnachweis. Jeder dieser Vorgänge bekommt eine eigene Vorgabe, wie lange er höchstens ausfallen darf.
- ✓Aufnahme aller fristgebundenen Vorgänge und ihrer Systeme
- ✓Eigene Wiederanlaufvorgabe je Vorgang statt pauschaler Zielwerte
- ✓Abgrenzung der wenigen wirklich kritischen Anwendungen
- ✓Berücksichtigung von Stichtagen im Jahresverlauf
Elektronische Einreichung mit zweitem Weg
Die Übermittlung an Gerichte, Finanzverwaltung und Behörden hängt an drei Dingen: der Fachanwendung, der Anbindung und dem Zertifikat oder der Karte, mit der signiert wird. Fällt eines davon aus, ist die Übermittlung blockiert, auch wenn der Rest der Kanzlei arbeitsfähig ist.
Wir sichern jede dieser drei Ebenen getrennt ab. Für die Anbindung richten wir einen unabhängigen Reserveweg ein. Für die Signaturmittel klären wir vorab, ob eine zweite berechtigte Person mit eigenem Mittel einspringen kann, und wo dieses aufbewahrt wird. Für die Anwendung selbst halten wir eine Möglichkeit vor, sie auch außerhalb der Kanzleiräume zu erreichen.
- ✓Getrennte Absicherung von Anwendung, Anbindung und Signaturmittel
- ✓Vertretungsregelung für berechtigte Personen im Störungsfall
- ✓Zugriff auf die Fachanwendung außerhalb der Kanzleiräume
- ✓Aufbewahrungsort der Signaturmittel im Konzept berücksichtigt
Größere Büroeinheiten und ihre technischen Eigenheiten
In den Bürogebäuden rund um den Arabellapark sind die baulichen Voraussetzungen deutlich besser als in Altbaulagen: Es gibt Technikflächen, teilweise geregelte Kühlung und getrennte Steigleitungen. Damit werden Aufbauten möglich, die anderswo im Stadtgebiet ausscheiden, etwa eine Verteilung auf zwei Brandabschnitte innerhalb desselben Objekts.
Zugleich entsteht eine Abhängigkeit von der Gebäudetechnik, die dem Mieter nicht gehört. Wir klären deshalb, welche Versorgung tatsächlich zugesichert ist, wer im Störungsfall reagiert und wie lange eine Ersatzversorgung des Objekts trägt. Eine im Mietvertrag beschriebene Absicherung ist keine geprüfte Absicherung.
- ✓Prüfung der tatsächlich zugesicherten Gebäudeversorgung
- ✓Verteilung auf getrennte Brandabschnitte, wo das Objekt es zulässt
- ✓Klärung der Zuständigkeit bei Störungen der Gebäudetechnik
- ✓Saubere Trennung bei gemeinsam genutzter Infrastruktur
Vertraulichkeit im Ausweichbetrieb
Berufsgeheimnisträger stehen vor einer besonderen Schwierigkeit: Der naheliegende Notbehelf, im Störungsfall schnell auf ein privates Gerät oder einen beliebigen Speicherdienst auszuweichen, ist berufsrechtlich problematisch. Ein Ausfallkonzept, das diesen Punkt offenlässt, provoziert genau diesen Griff.
Wir richten deshalb vorab geeignete Ausweichwege ein, die dieselben Anforderungen an Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Protokollierung erfüllen wie der Regelbetrieb. Dazu gehören verwaltete Geräte für den mobilen Einsatz und ein klar benannter Ablageort für den Notbetrieb.
- ✓Vorab eingerichtete Ausweichwege statt improvisierter Lösungen
- ✓Verwaltete Geräte für den mobilen Notbetrieb
- ✓Ausgelagerte Kopie mit eigener Strom- und Netzanbindung
- ✓Protokollierung auch im Ausweichbetrieb
Testschwenks als Teil der Kanzleiorganisation
Eine Übernahme, die nie ausgelöst wurde, ist eine Annahme. In der Praxis stolpern Tests in Kanzleien fast immer über dieselben Punkte: Die Fachanwendung sucht einen Server unter einer fest eingetragenen Adresse, eine Lizenz hängt an der Kennung der ursprünglichen Maschine, oder der Fristenkalender läuft zwar, greift aber auf eine Dokumentenablage zu, die noch nicht wieder da ist.
Wir planen die Schwenks in ein abgestimmtes Fenster außerhalb kritischer Stichtage, messen die tatsächlich benötigte Zeit gegen Ihre Vorgabe und arbeiten die gefundenen Punkte ab. Das Protokoll ist zugleich ein brauchbarer Beleg gegenüber Versicherung und interner Organisation.
Häufige Fragen
Dann greift der vorbereitete Reserveweg. Wir richten für die elektronische Einreichung eine zweite, technisch andersartige Verbindung ein, etwa über Mobilfunk, und prüfen vorab, dass die Fachanwendung darüber tatsächlich übermitteln kann.
Nein. Ein zweiter Knoten fängt den Ausfall eines Geräts auf, aber nicht den Ausfall des gemeinsamen Speichers, der Anbindung oder eines Signaturmittels.
Davon raten wir ausdrücklich ab, und genau deshalb richten wir geeignete Alternativen vorab ein. Verwaltete Geräte mit Verschlüsselung und Fernlöschung erfüllen die Anforderungen, ein privates Notebook mit lokal abgelegten Akten nicht.
Die Aufnahme der fristgebundenen Vorgänge nimmt üblicherweise zwei bis drei Termine in Anspruch und bringt schon ohne Investition Klarheit. Wie lange die technische Umsetzung anschließend dauert, hängt vom gewählten Umfang ab.
Prozentuale Zusagen geben wir bewusst nicht ab, weil sie von Stromnetz, Anbieter und Fachanwendung abhängen und damit von Faktoren außerhalb unseres Einflusses. Wir vereinbaren Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, für die wir einstehen, und weisen im Bericht aus, wie die Umgebung tatsächlich lief.
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