Das Wartezimmer leert sich nicht von selbst
Fällt in einer Praxis die Verwaltungssoftware aus, sitzen die Patienten trotzdem da. Ausfallsicherheit heißt hier vor allem: die laufende Sprechstunde zu Ende bringen, ohne den Überblick zu verlieren.
Haidhausen liegt rund 6 km von unserem Sitz entfernt und wird von Praxen, Therapie- und Gesundheitsberufen sowie kleinen Kreativdienstleistern geprägt. Charakteristisch sind kleine Teams ohne eigenen IT-Verantwortlichen und gewachsene Strukturen, in denen häufig ein einzelner Rechner die Praxisverwaltung trägt. Für die Ausfallsicherheit entsteht daraus eine Besonderheit: Der Betrieb lässt sich nicht anhalten. Ein Handwerksbetrieb kann Arbeiten verschieben, eine Praxis mit vollem Wartezimmer nicht. Deshalb steht bei uns nicht die schnellstmögliche Wiederherstellung im Vordergrund, sondern die Frage, wie die Sprechstunde ohne die gewohnte Software zu Ende geführt wird.
Sprechstunde zu Ende führen
Wir bereiten einen Ablauf vor, mit dem Behandlung und Dokumentation weiterlaufen, während das System noch nicht zurück ist.
Tagesliste immer greifbar
Der Terminplan des laufenden Tages liegt an einer Stelle, die von der Praxissoftware unabhängig ist und ohne Fachkenntnis erreicht wird.
Ein Rechner ist keine Struktur
Wo die Verwaltung auf einem einzigen Gerät läuft, ist dieses Gerät der Betrieb. Wir schaffen dafür eine tragfähige Rückfallebene.
Nachdokumentation eingeplant
Was während der Störung auf Papier entsteht, muss danach vollständig ins System zurückfließen. Diesen Schritt planen wir mit.
Der laufende Betrieb bestimmt die Anforderung
Eine Praxis unterscheidet sich von den meisten Büroumgebungen dadurch, dass Menschen physisch anwesend sind und ihre Zeit eingeplant haben. Ein Ausfall lässt sich nicht durch Verschieben auffangen, ohne dass sich der Rückstau über Tage fortsetzt. Deshalb bewerten wir zuerst, welche Funktionen für die nächsten zwei bis drei Stunden unverzichtbar sind.
In der Regel sind das drei: der Terminplan des Tages, der Zugriff auf die wesentlichen Angaben zu den anwesenden Patienten und ein Weg, das Erbrachte so festzuhalten, dass es später vollständig nachgetragen werden kann. Alles Weitere, von der Abrechnung bis zur Auswertung, verträgt Stunden oder Tage.
- ✓Ermittlung der für die laufende Sprechstunde unverzichtbaren Funktionen
- ✓Getrennte Vorgaben für Behandlung, Abrechnung und Auswertung
- ✓Bewertung des Rückstaus über die folgenden Tage
- ✓Verzicht auf Absicherung dort, wo Aufschub möglich ist
Wenn die Praxisverwaltung auf einem Gerät liegt
In vielen kleineren Praxen läuft die Verwaltungssoftware auf einem einzelnen Rechner, an dem die übrigen Arbeitsplätze hängen. Dieses Gerät ist damit der Betrieb, und der Hersteller sieht für seinen Ausfall häufig keine Übernahme durch ein zweites Gerät vor.
Wir bauen dafür eine Rückfallebene, die zur Software passt: eine vollständige Abbildung des Systems, ein bereitstehendes Ersatzgerät, auf dem diese Abbildung nachweislich startet, und ein gemessener Rückspielvorgang. So wird aus einem offenen Risiko eine Zeitangabe, mit der sich planen lässt.
- ✓Vollständige Systemabbildung der Praxisverwaltung
- ✓Ersatzgerät, auf dem der Start nachweislich gelingt
- ✓Vorab geklärte Freischaltung beim Softwarehersteller
- ✓Gemessene Dauer der Wiederherstellung als verlässliche Angabe
Notbetrieb für die Anmeldung
Der Punkt, an dem eine Störung zuerst sichtbar wird, ist die Anmeldung. Ohne Terminplan weiß niemand, wer wann erwartet wird, und ohne Zugriff auf die Stammdaten lässt sich nicht einmal zuverlässig zuordnen, wer bereits da war.
Wir richten deshalb eine unabhängige Bereitstellung der Tagesliste ein, die automatisch aktualisiert wird und auch dann erreichbar ist, wenn die Verwaltungssoftware steht. Das Personal an der Anmeldung braucht dafür kein technisches Wissen, sondern nur eine feste, geübte Abfolge.
- ✓Unabhängig erreichbare Tagesliste für die Anmeldung
- ✓Vorbereiteter Erfassungsbogen für den Störungszeitraum
- ✓Feste Regel für die vollständige Nachdokumentation
- ✓Kurze, geübte Abfolge ohne technische Voraussetzungen
Patientendaten auch im Ausnahmefall geschützt
Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Das gilt im Notbetrieb unverändert, und gerade dort entsteht die Versuchung, schnell auf einen privaten Speicherdienst oder ein nicht verwaltetes Gerät auszuweichen.
Wir vermeiden diese Situation, indem wir geeignete Wege vorab einrichten: verschlüsselte Geräte, ein benannter Ablageort für den Notbetrieb und eine Regelung, wie Papieraufzeichnungen bis zur Nachdokumentation aufbewahrt und anschließend vernichtet werden.
- ✓Vorab eingerichtete, verschlüsselte Wege für den Notbetrieb
- ✓Regelung zur Aufbewahrung und Vernichtung von Papieraufzeichnungen
- ✓Ausgelagerte Kopie mit unabhängiger Anmeldung
- ✓Schriftlich festgehalten, was umgesetzt wurde, für spätere Rückfragen
Üben, wenn keine Sprechstunde läuft
Ein Wiederanlauf, der nie durchgespielt wurde, dauert im Ernstfall deutlich länger als angenommen. In Praxen ist der Test allerdings nur außerhalb der Sprechzeiten möglich, was ihn im Alltag regelmäßig verdrängt.
Wir legen deshalb einen festen Termin, üblicherweise an einem geschlossenen Nachmittag oder in der Urlaubswoche, und spielen den Ablauf vollständig durch: Ersatzgerät starten, Bestand zurückspielen, Verwaltungssoftware öffnen, Prüfung an echten Vorgängen. Die benötigte Zeit wird protokolliert.
Häufige Fragen
Sie greifen auf den vorbereiteten Ablauf zurück: unabhängig bereitgestellte Tagesliste an der Anmeldung, Erfassung auf dem vorbereiteten Bogen und Weiterbehandlung. Parallel läuft die Wiederherstellung. Nach der Sprechstunde werden die Aufzeichnungen vollständig nachgetragen.
Nur, wenn der Hersteller einen zweiten Knoten unterstützt, was bei Praxissoftware häufig nicht der Fall ist. Der praktikable Weg ist meist eine vollständige Systemabbildung mit einem Ersatzgerät, auf dem der Start erprobt wurde. Damit liegt die Wiederherstellung im Bereich weniger Stunden statt mehrerer Tage.
Über eine unabhängige Bereitstellung der Tagesliste, die automatisch aktualisiert wird und auf einem separaten Weg erreichbar ist. Sie ist bewusst einfach gehalten und lässt sich vom Anmeldepersonal ohne technische Vorkenntnisse öffnen.
Ja, sofern die Aufzeichnungen anschließend vollständig in die Patientendokumentation übernommen werden und die Papiere bis dahin geschützt aufbewahrt und danach ordnungsgemäß vernichtet werden. Wir halten diesen Ablauf schriftlich fest. Die rechtliche Bewertung im Einzelfall gehört zu Ihrem Datenschutzbeauftragten.
Meist ein halber Nachmittag außerhalb der Sprechzeiten, einmal im Jahr. Wir bringen das Ersatzgerät mit, spielen den Bestand zurück, öffnen die Verwaltungssoftware und prüfen an echten Vorgängen. Sie erhalten anschließend ein Protokoll mit der gemessenen Dauer und den gefundenen Punkten.
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