IT für Kanzleien und Beratungshäuser in Bogenhausen
Wo Mandantenakten, Vermögensdaten und Befunde verarbeitet werden, entscheidet nicht die Geschwindigkeit einer Lösung, sondern ihre Belegbarkeit. Wir betreuen Bogenhausener Büros mit klarer Zugriffstrennung, protokollierten Änderungen und einer Diskretion, die auch für uns selbst gilt.
Zwischen Herzogpark und Arabellapark sitzt ein Berufsbild, das mit Vertraulichkeit arbeitet: Rechtsanwaltskanzleien, Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Vermögensverwaltung und Facharztpraxen. Die Erwartungshaltung an IT ist hier konservativ, und das zu Recht. Eine Umgebung darf nicht deshalb umgebaut werden, weil es eine neue Möglichkeit gibt, sondern nur, wenn der Nutzen den Eingriff rechtfertigt. Gleichzeitig sind die Nachweispflichten gestiegen: Berufsträger müssen belegen können, wer wann auf welche Unterlagen zugegriffen hat. Als IT-Dienstleister rund sechs Kilometer entfernt richten wir Umgebungen so ein, dass diese Frage beantwortbar bleibt.
Zugriff nach Mandat
Wer nicht am Mandat arbeitet, sieht die Akte nicht. Die Rechtestruktur bildet Ihre Organisation ab, nicht die Ordnerhistorie.
Belegbare Protokolle
Zugriffe, Änderungen und Administratorvorgänge werden aufgezeichnet und sind auf Nachfrage auswertbar.
Verschwiegenheit vertraglich
Unsere Techniker arbeiten unter Verschwiegenheitsvereinbarung und Auftragsverarbeitungsvertrag – benannt, nicht anonym.
Planbare Wartung
Eingriffe erfolgen zu abgestimmten Zeiten außerhalb von Fristen, Sprechstunden und Terminen.
Vertraulichkeit als technische Anforderung, nicht als Absichtserklärung
Berufliche Verschwiegenheit endet nicht an der Bürotür, sondern schließt jeden ein, der administrativen Zugang zu den Systemen hat – auch einen externen Betreuer. Deshalb regeln wir vor dem ersten Zugriff schriftlich, welche Personen bei uns eingesetzt werden, worauf sie zugreifen dürfen und wie ein Eingriff dokumentiert wird.
Technisch bedeutet Vertraulichkeit hier vor allem Trennung. Aktenbestände liegen nicht in einer gemeinsamen Ablage, in der historisch gewachsene Ordnerrechte irgendwann jedem alles zeigen. Wir bauen Strukturen entlang von Mandaten, Sachgebieten und Zuständigkeiten und lassen Berechtigungen turnusmäßig bestätigen.
- ✓Namentlich benannter Kreis eingesetzter Techniker
- ✓Auftragsverarbeitungsvertrag und Verschwiegenheitsvereinbarung als Grundlage
- ✓Ablagestruktur entlang von Mandaten statt gewachsener Ordnerbäume
- ✓Turnusmäßige Bestätigung erteilter Berechtigungen durch die Berufsträger
- ✓Protokollierung administrativer Zugriffe mit Auswertungsmöglichkeit
Größere Büroeinheiten im Arabellapark
Anders als in vielen Münchner Vierteln finden sich hier auch größere zusammenhängende Büroflächen mit eigener Gebäudetechnik, gemeinsamer Anbindung und Anforderungen des Objektbetreibers. Das erleichtert manches – etwa vorhandene Steigleitungen und Technikräume – und erschwert anderes, weil Änderungen mit dem Objektmanagement abgestimmt werden müssen.
Wir übernehmen diese Abstimmung, statt sie Ihrem Sekretariat zu überlassen. Dazu gehört die Klärung von Zutritt, Brandschutzauflagen im Technikraum und die Frage, welche Anbindung im Gebäude tatsächlich schaltbar ist.
- ✓Abstimmung von Umbauten mit Objekt- und Facility-Management
- ✓Nutzung vorhandener Steigleitungen und Technikräume im Objekt
- ✓Zweitanbindung für Häuser mit hoher Verfügbarkeitserwartung
- ✓Klärung von Zutrittsregelungen
Fristen, Termine und die Frage, wann gearbeitet werden darf
In einer Kanzlei ist der Tag vor einem Fristablauf kein Zeitpunkt für ein Update, und in einer Facharztpraxis ist die Sprechstunde kein Zeitfenster für einen Neustart. Wartung wird deshalb nicht nach unserem Kalender geplant, sondern nach Ihrem.
Wir hinterlegen Sperrzeiten, in denen keine automatischen Eingriffe stattfinden, und legen Wartungsfenster gemeinsam fest. Sicherheitsrelevante Aktualisierungen bleiben davon ausgenommen, wenn eine akute Lücke besteht – dann sprechen wir vorher mit Ihnen.
- ✓Hinterlegte Sperrzeiten rund um Fristen und Sprechstunden
- ✓Abgestimmte Wartungsfenster mit vorheriger Ankündigung
- ✓Ausnahmeregel für akute Sicherheitslücken nach Rücksprache
- ✓Rückfallplan, falls eine Aktualisierung Probleme verursacht
Nachweise für Berufsaufsicht, Versicherer und Mandanten
Größere Mandanten und Cyberversicherer fragen inzwischen konkret nach: Gibt es eine Zweitfaktor-Anmeldung? Ist die Sicherung unveränderlich abgelegt? Wann wurde zuletzt eine Rücksicherung geprüft? Wer hat administrative Rechte? Ohne Unterlagen wird jede dieser Fragen zu einer Recherche.
Wir führen die Dokumentation deshalb laufend mit und stellen sie in einer Form bereit, die Sie weitergeben können, ohne interne Details preiszugeben. Bei Bedarf begleiten wir die Beantwortung von Fragebögen.
- ✓Laufend gepflegte Systemdokumentation statt Momentaufnahme
- ✓Nachweis über Zweitfaktor, Rechtekonzept und Sicherungsstand
- ✓Protokoll der geprüften Testrücksicherungen
- ✓Unterstützung beim Ausfüllen von Sicherheitsfragebögen
Wenn Unterlagen das Haus verlassen sollen
Der riskanteste Vorgang im Alltag ist nicht der Angriff von außen, sondern der Versand nach draußen. Umfangreiche Schriftsätze, Jahresabschlüsse oder Befunde landen ohne klare Regelung als Anhang in einem Postfach, dessen Sicherheitsniveau niemand kennt.
Wir richten einen kontrollierten Weg für den Austausch ein: freigegebene Bereiche mit Ablaufdatum, nachvollziehbarem Abruf und der Möglichkeit, eine Freigabe zu widerrufen.
- ✓Kontrollierter Austausch statt unverschlüsselter Anhänge
- ✓Freigaben mit Ablaufdatum und Widerrufsmöglichkeit
- ✓Nachvollziehbarer Abruf durch die Gegenseite
- ✓Einheitliche Regelung für Mandanten, Gerichte und Behörden
Häufige Fragen
Vollständig ausschließen lässt sich administrativer Zugriff technisch nie – wer Systeme betreut, könnte theoretisch auf Daten zugreifen. Deshalb arbeiten wir mit einem namentlich benannten, kleinen Kreis von Technikern unter Verschwiegenheitsvereinbarung, protokollieren administrative Zugriffe auswertbar mit und trennen die Aktenablage so, dass für Routinearbeiten kein inhaltlicher Zugriff nötig ist.
Wir beginnen mit einer Auswertung, wer aktuell auf welche Bereiche zugreifen darf. Erfahrungsgemäß fällt dabei auf, dass Rechte bei Rollenwechseln ergänzt und nie entzogen wurden. Anschließend entwerfen wir eine Struktur entlang Ihrer Sachgebiete und stellen abteilungsweise um, damit im laufenden Betrieb niemand plötzlich vor einer gesperrten Ablage steht.
Ja, und in diesem Umfeld ist das die Regel. Wir legen mit Ihnen feste Wartungsfenster fest und hinterlegen Sperrzeiten, in denen keine automatischen Neustarts erfolgen – etwa vor Fristablauf oder während der Sprechstunde. Ausgenommen bleiben akute Sicherheitslücken, bei denen wir Rücksprache halten und dann zügig handeln.
Wir stellen eine Zusammenfassung der getroffenen Maßnahmen bereit: Zweitfaktor-Anmeldung, Rechtekonzept, Patchstand, Sicherungsverfahren mit unveränderlichem Stand und das Datum der letzten geprüften Rücksicherung. Die Darstellung ist so gehalten, dass sie weitergegeben werden kann, ohne interne Systemdetails offenzulegen. Zertifizierungen behaupten wir dabei nicht.
Über einen kontrollierten Freigabebereich statt per E-Mail-Anhang. Die Gegenseite erhält einen Link mit Ablaufdatum, der Abruf ist nachvollziehbar, und eine Freigabe lässt sich jederzeit widerrufen. Für Kanzleien richten wir das so ein, dass die Freigabe direkt aus der gewohnten Ablage heraus erzeugt wird und kein zusätzlicher Arbeitsschritt entsteht.
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