Gewachsene IT im Münchner Westen wieder in Ordnung bringen
Handel, Handwerk und Dienstleister rund um den Pasinger Bahnhof arbeiten meist mit Technik, die über Jahre Stück für Stück dazugekommen ist. Wir nehmen den Bestand auf, sortieren ihn und bauen daraus etwas, das sich planen und bezahlen lässt.
Pasing ist Verkehrsknoten und Geschäftszentrum zugleich: Ladenlokale, Werkstätten, Praxen, mittelständische Dienstleister und Betriebe mit Filialen im westlichen Umland liegen dicht beieinander. Die IT-Landschaft entspricht dieser Mischung. Oft steht ein Rechner unter dem Verkaufstresen, der zugleich Kasse, Ablage und Server ist, daneben eine Warenwirtschaft aus der Zeit vor dem letzten Betriebsübergang und ein Anschluss, den vor Jahren ein Bekannter eingerichtet hat. Unsere Aufgabe beginnt hier nicht mit Neuanschaffungen, sondern mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme dessen, was tatsächlich läuft.
Bestand zuerst
Wir erfassen Geräte, Verträge, Lizenzen und Zugänge, bevor über Investitionen gesprochen wird.
Filialen verbunden
Laden, Werkstatt und Büro arbeiten auf denselben Daten – ohne dass Abende mit dem Abgleich von Listen vergehen.
Kasse bleibt Kasse
Wir tauschen kein funktionierendes Kassensystem aus, sondern sorgen dafür, dass das Umfeld es trägt.
Kosten in Stufen
Notwendiges zuerst, Wünschenswertes danach. Sie bekommen eine Reihenfolge, keine Sammelrechnung.
Woran man eine gewachsene Umgebung erkennt
Typische Anzeichen: Niemand weiß, wo die Datensicherung liegt oder ob sie noch läuft. Es gibt ein Kennwort, das alle kennen. Der Rechner im Lager läuft mit einer Windows-Version, für die es keine Sicherheitsaktualisierungen mehr gibt. Verträge für Internet, Telefonie und Software laufen bei vier Anbietern mit vier Laufzeiten. Und die Person, die das alles einmal aufgebaut hat, ist nicht mehr im Betrieb.
Das ist kein Vorwurf, sondern der Normalfall in Betrieben, die ihre Energie in das Tagesgeschäft stecken. Wir dokumentieren zunächst den Ist-Zustand vollständig und markieren die Punkte, an denen ein Ausfall den Verkauf stoppen würde.
- ✓Aufnahme von Geräten, Anwendungen und Verträgen
- ✓Prüfung, ob und wohin tatsächlich gesichert wird
- ✓Kennzeichnung von Systemen ohne Herstellerunterstützung
- ✓Übergabe der Dokumentation an Sie, nicht nur an uns
Kassen und Warenwirtschaft: das Umfeld tragfähig machen
Kassensysteme und Warenwirtschaft sind in Handelsbetrieben das Herzstück und werden nur ungern angefasst – zu Recht, denn ein Wechsel bindet Personal und kostet Umsatz. Wir empfehlen einen Austausch nur, wenn der Hersteller die Unterstützung eingestellt hat oder gesetzliche Anforderungen nicht mehr erfüllt werden.
Häufiger liegt das Problem eine Ebene tiefer: ein überlasteter Rechner, ein Netzwerk ohne Reserve, eine Sicherung, die den Datenbankdienst nicht sauber anhält. Genau dort setzen wir an und stimmen uns dabei mit dem Softwarehaus ab, statt Sie zwischen zwei Anbietern zu lassen.
- ✓Prüfung der Systemvoraussetzungen der eingesetzten Fachsoftware
- ✓Sicherung mit Anhalten laufender Datenbankdienste
- ✓Trennung von Kassenrechner und allgemeiner Büronutzung
- ✓Ersatzgerät für den Fall, dass die Kasse ausfällt
Mehrere Adressen, ein Betrieb
Viele Betriebe im Westen führen neben dem Ladengeschäft eine Werkstatt, ein Lager oder eine zweite Filiale im Umland. Wenn jede Adresse eigene Daten hält, entstehen Abende, an denen jemand Bestände und Belege von Hand zusammenführt.
Wir verbinden die Standorte gesichert oder verlagern die gemeinsam genutzten Anwendungen so, dass alle Adressen auf denselben Datenbestand zugreifen.
- ✓Gesicherte Verbindung zwischen Laden, Werkstatt und Büro
- ✓Gemeinsamer Datenbestand statt lokaler Insellösungen
- ✓Prüfung der verfügbaren Anbindung an jeder Adresse
- ✓Mobilfunk-Rückfall bei unzuverlässiger Leitung
Investitionen in eine Reihenfolge bringen
Nach der Bestandsaufnahme steht meist eine längere Liste. Wir sortieren sie in drei Stufen: was den Betrieb aktuell gefährdet, was in den nächsten zwölf Monaten ansteht und was sinnvoll wäre, aber warten kann. Zu jeder Position gehört eine Angabe, was passiert, wenn nichts geschieht. So lässt sich der Aufwand über mehrere Quartale verteilen.
- ✓Dreistufige Priorisierung mit Begründung je Position
- ✓Zusammenfassung von Vertragslaufzeiten auf gemeinsame Termine
- ✓Getrennte Ausweisung von einmaligen Vorarbeiten und laufender Betreuung
Übernahme, wenn der bisherige Betreuer nicht mehr erreichbar ist
Im Handwerk und Einzelhandel endet die Betreuung häufig nicht mit einer Kündigung, sondern damit, dass sich niemand mehr meldet. Dann fehlen Zugänge zu Router, Domain oder Softwarekonto.
Wir gehen in solchen Fällen systematisch vor: nachweisen, dass Ihr Unternehmen Vertragspartner ist, Zugänge über die Anbieter zurückholen, notfalls Komponenten neu aufsetzen.
- ✓Rückholung von Zugängen über die jeweiligen Anbieter
- ✓Neuaufsetzen von Komponenten, deren Zugang verloren ist
- ✓Umschreibung von Domains und Lizenzen auf Ihr Unternehmen
- ✓Ablage aller Zugangsdaten an einer Stelle bei Ihnen
Häufige Fragen
Nicht zwangsläufig. Solange der Hersteller es unterstützt und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind, spricht wenig gegen den Weiterbetrieb. Wir prüfen zunächst die Umgebung darunter – Rechner, Netzwerk, Sicherung – weil dort erfahrungsgemäß die eigentlichen Störungen entstehen.
Mit einer Begehung und einer vollständigen Aufnahme: welche Geräte stehen wo, welche Anwendungen laufen darauf, welche Verträge bestehen, welche Zugänge sind vorhanden. Daraus entsteht eine Dokumentation, die Ihnen gehört. Erst danach sprechen wir über Maßnahmen – vorher wäre jede Empfehlung geraten.
Entweder über eine gesicherte Verbindung zwischen den Standorten oder durch Verlagerung der gemeinsam genutzten Anwendung, sodass beide Adressen auf denselben Datenbestand zugreifen. Ausschlaggebend ist, welche Anbindung an der zweiten Adresse tatsächlich verfügbar ist. Das prüfen wir vor Ort, bevor wir eine Variante vorschlagen.
Das kommt häufiger vor, als man denkt, und ist lösbar. Wir weisen gegenüber den Anbietern nach, dass Ihr Unternehmen Vertragspartner ist, und holen Zugänge zu Domain, Anschluss und Softwarekonten zurück. Wo das nicht gelingt, setzen wir die betroffene Komponente neu auf. Danach laufen alle Zugänge nachweislich auf Ihren Namen.
Ja, und das ist bei gewachsenen Umgebungen meist der sinnvollste Weg. Wir sortieren die Maßnahmen danach, was den Betrieb aktuell gefährdet und was warten kann, und legen mit Ihnen eine Reihenfolge über die nächsten Quartale fest. Dringend ist erfahrungsgemäß nur ein kleiner Teil der Liste.
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