Wenn im Kanzleibetrieb eine Frist am Ausfall hängt

In einer Kanzlei ist derselbe technische Fehler an zwei Tagen unterschiedlich schwerwiegend. Wir nehmen deshalb bei der Aufnahme auf, welche wiederkehrenden Termine Ihren Betrieb prägen, und hinterlegen diese Zeiträume im Ticketsystem.

Fällt eine Meldung in einen solchen Zeitraum, wird sie automatisch höher eingestuft, ohne dass Sie das jedes Mal erklären müssen. Die Staffelung selbst ist vertraglich vereinbart und richtet sich nach der Auswirkung auf Ihre Arbeitsfähigkeit.

Ein Fernzugriff bedeutet technisch, dass ein Externer sieht, was auf dem Bildschirm steht. In Mandats- und Patientenbeziehungen ist das kein Detail. Wir arbeiten deshalb mit Freigabe am Gerät für jede einzelne Sitzung; Sie sehen mit und können sofort beenden.

Zusätzlich sind unsere Techniker auf Verschwiegenheit verpflichtet, jeder Zugriff wird mit Zeitpunkt und Bearbeiter protokolliert, und das Protokoll steht Ihnen zur Verfügung. Auf Wunsch schließen wir eine gesonderte Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ab.

Meldungen aus beratenden Betrieben kommen fast immer als Beobachtung an der Fachanwendung an: Das Programm startet nicht, die Datenbank sei nicht erreichbar, der Ausdruck bleibt leer. Ob die Ursache tatsächlich dort liegt, ist damit noch nicht gesagt.

Wir grenzen ein, ob Betriebssystem, Netzwerk, Rechte oder die Anwendung selbst betroffen sind. Liegt es an der Anwendung, übernehmen wir die Meldung beim Hersteller und begleiten den Fall, bis er gelöst ist. Sie müssen nicht selbst zwischen zwei Supportstellen vermitteln.

Im Arabellapark sind die Einheiten größer als in vielen Stadtteillagen, und mit der Größe wächst die Zahl der Ordner, Postfächer und Berechtigungen. Ein typischer Supportfall lautet hier nicht, dass etwas kaputt ist, sondern dass jemand plötzlich nicht mehr auf etwas zugreifen kann, das gestern noch offen war.

Solche Meldungen bearbeiten wir nicht durch schnelles Freischalten, sondern anhand hinterlegter Rollen. So bleibt nachvollziehbar, wer worauf Zugriff hat – eine Frage, die spätestens bei einer Prüfung gestellt wird.

Nicht alles lässt sich aus der Ferne lösen. Bei defekter Hardware, Problemen an Scannern und Multifunktionsgeräten oder beim Aufbau eines Arbeitsplatzes kommen wir nach Bogenhausen. Die Strecke aus Neuhausen beträgt rund 6 km; wann wir eintreffen, hängt von der Verkehrslage ab.

Für betreute Kanzleien halten wir Ersatzgeräte vor. Ein Gerätedefekt kostet dann Stunden statt Tage, weil der Arbeitsplatz mit vorbereitetem Ersatz weiterläuft, während das defekte Gerät geprüft wird.