Der Praxisrechner fällt aus, das Wartezimmer ist voll
In Gesundheits- und Therapieberufen lässt sich ein Ausfall nicht auf später verschieben. Termine stehen, Menschen warten, und niemand im Team ist für Technik zuständig. Genau dafür ist unser Helpdesk gedacht.
Haidhausen ist geprägt von Praxen, Therapie- und Gesundheitsberufen sowie kleinen Kreativdienstleistern. Die Teams sind klein, die Strukturen über Jahre gewachsen, oft mit einzelnen Rechnern statt einer durchgängigen Umgebung. Der kritische Störungsfall ist hier eindeutig: Der Rechner mit der Praxisverwaltung startet nicht, während die Sprechstunde läuft. Ab diesem Moment fehlt der Zugriff auf Termine, Dokumentation und Abrechnung gleichzeitig. Unser Support ist auf diese Situation ausgerichtet – mit vertraglich vereinbarten, nach Dringlichkeit gestaffelten Reaktionszeiten und einem Weg, der Sprechstunde weiterlaufen zu lassen. Von Neuhausen sind es rund 6 km.
Sprechstunde geht vor
Wir klären zuerst, wie Sie weiterarbeiten können, und suchen danach in Ruhe die Ursache.
Ein Rechner, ein Risiko
Wo alles an einem Gerät hängt, bereiten wir einen zweiten Arbeitsplatz als Ausweichlösung vor.
Keine Fachbegriffe nötig
Sie melden, was Sie sehen. Am Empfang bleibt keine Zeit, ein Problem technisch zu beschreiben.
Termine außerhalb der Sprechzeit
Planbare Arbeiten legen wir in Zeiten ohne Patientenbetrieb, damit der Ablauf nicht gestört wird.
Ausfall im laufenden Betrieb: die ersten Schritte
Wenn der Rechner mit der Praxisverwaltung nicht startet, hilft eine Ursachenanalyse dem Wartezimmer nicht. Wir arbeiten deshalb zweigleisig: Zuerst klären wir, ob Termine, Dokumentation und Abrechnung übergangsweise anders zugänglich sind, etwa über einen zweiten vorbereiteten Arbeitsplatz oder eine Papierliste mit späterer Nacherfassung.
Erst danach beginnt die Fehlersuche. Die meisten Fälle lassen sich per Fernzugriff bearbeiten, sobald ein Gerät wieder startet. Ist Hardware betroffen, kommen wir vorbei; die Ankunft hängt von der Verkehrslage ab, feste Zeitzusagen geben wir nicht.
- ✓Vorab festgelegtes Vorgehen für den Ausfall des Hauptarbeitsplatzes
- ✓Zweiter Arbeitsplatz als vorbereitete Ausweichlösung
- ✓Verfahren zur Nacherfassung nach Störungsende
- ✓Parallel laufende Ursachensuche per Fernzugriff
Gewachsene Einzelplatzlösungen absichern
In vielen Haidhausener Praxen ist die Umgebung über Jahre entstanden: ein Hauptrechner, an dem alles hängt, ein zweiter für den Empfang, eine externe Festplatte als Sicherung. Das funktioniert, solange dieser eine Rechner läuft.
Wir verändern eine solche Umgebung nicht auf einmal, sondern entlang des Risikos. Zuerst kommt eine Sicherung, aus der sich tatsächlich zurückspielen lässt, dann ein zweiter nutzbarer Arbeitsplatz, dann die Frage, welche Teile sinnvoll abgelöst werden. Änderungen finden außerhalb der Sprechzeiten statt.
- ✓Sicherung mit regelmäßigem Testrückspielen statt bloßer Erfolgsmeldung
- ✓Zweiter einsatzfähiger Arbeitsplatz als erste Absicherung
- ✓Schrittweise Ablösung statt Umbau in einem Zug
- ✓Arbeiten außerhalb der Sprechzeiten
- ✓Dokumentation der Umgebung für den Störungsfall
Patientendaten beim Support
Bei jedem Zugriff auf einen Praxisrechner können besondere Kategorien personenbezogener Daten sichtbar werden. Das lässt sich technisch nicht vollständig ausschließen, aber sauber regeln.
Jede Fernwartungssitzung wird bei Ihnen freigegeben und bleibt sichtbar, jeder Zugriff wird protokolliert, und unsere Techniker sind auf Verschwiegenheit verpflichtet. Eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gehört zum Vertrag. Wo möglich, arbeiten wir an geschlossenen Arbeitsplätzen außerhalb des Betriebs.
- ✓Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung als Vertragsbestandteil
- ✓Freigabe und Sichtbarkeit jeder Fernwartungssitzung
- ✓Protokollierung mit Zeitpunkt und Bearbeiter
- ✓Bevorzugt Arbeiten am geschlossenen Arbeitsplatz
Praxisverwaltung und Umgebung darunter
Für die Praxisverwaltungssoftware selbst ist der Fachhersteller zuständig. Was darunter liegt, betreuen wir: Betriebssystem, Netzwerk, Rechte, Endgeräte, Datensicherung und Peripherie wie Kartenlesegeräte oder Drucker.
Im Störungsfall grenzen wir ein, auf welcher Ebene das Problem liegt, und übernehmen bei Bedarf die Meldung beim Hersteller. Sie müssen nicht selbst herausfinden, wen Sie anrufen sollen, während die Sprechstunde läuft.
- ✓Klare Abgrenzung zwischen Fachanwendung und Umgebung
- ✓Eingrenzung der Fehlerebene vor der Weitergabe
- ✓Kontakt zum Hersteller der Praxissoftware über uns
- ✓Betreuung von Peripherie und Anschlussgeräten
Kleine Teams, klare Meldewege
In einem Team von drei bis fünf Personen gibt es keine IT-Zuständigkeit, und im Betrieb bleibt keine Zeit für lange Beschreibungen. Wir hinterlegen deshalb sichtbar am Empfang, wie eine Störung gemeldet wird und welche zwei Angaben wir brauchen: was nicht geht und wer dadurch nicht arbeiten kann.
Der Rest ist unsere Aufgabe. Jede Meldung wird als Ticket erfasst, auch die telefonische, damit ein wiederkehrendes Problem beim zweiten Mal schneller gelöst ist.
- ✓Sichtbar hinterlegter Meldeweg am Empfang
- ✓Zwei Angaben genügen für die Einstufung
- ✓Erfassung auch telefonischer Meldungen als Ticket
- ✓Abschlussmeldung mit kurzer Beschreibung der Ursache
Häufige Fragen
Melden Sie es telefonisch. Wir klären zuerst, wie Sie übergangsweise weiterarbeiten können – über einen vorbereiteten zweiten Arbeitsplatz oder ein festgelegtes Verfahren mit späterer Nacherfassung – und suchen parallel die Ursache. Dieses Vorgehen legen wir zu Beginn der Betreuung gemeinsam fest, damit es im Ernstfall nicht improvisiert werden muss.
Nein, und wir halten wenig von Anbietern, die das tun. Reaktionszeiten werden bei uns vertraglich vereinbart und nach Dringlichkeit gestaffelt. Ein Ausfall im laufenden Betrieb ist die höchste Stufe. Was in der Praxis zählt, ist der sofortige Beginn per Fernzugriff, der meist im ersten Telefonat möglich ist.
Es lässt sich nicht ausschließen, dass etwas auf dem Bildschirm steht. Deshalb wird jede Sitzung von Ihnen freigegeben und bleibt sichtbar, jeder Zugriff wird protokolliert und unsere Techniker sind auf Verschwiegenheit verpflichtet. Eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ist Teil des Vertrags.
Die Anwendung selbst bleibt beim Hersteller. Wir verantworten die Ebene darunter und übernehmen die Abstimmung mit dem Hersteller, wenn die Ursache dort liegt. Damit haben Sie eine Anlaufstelle statt zwei.
Zuerst eine Datensicherung, aus der sich nachweislich zurückspielen lässt, und danach einen zweiten einsatzfähigen Arbeitsplatz. Diese beiden Schritte senken das Risiko am stärksten. Alles Weitere planen wir schrittweise und außerhalb Ihrer Sprechzeiten.
Lass uns über dein Projekt sprechen
Kostenloses Erstgespräch & IT-Bestandsaufnahme – unverbindlich und ohne versteckte Kosten.