Wenn die Kalkulationstabelle das eigentliche Betriebssystem der Agentur ist
Wir bauen die fehlenden Anwendungen für Projektgeschäft mit wechselnden Besetzungen – von der Angebotskalkulation bis zur Abrechnung freier Mitarbeit. Wartbar, dokumentiert, mit Quellcode in Ihrem Eigentum.
In Schwabing wird in Aufträgen gerechnet, nicht in Kalenderjahren. Ein Team formiert sich für ein Projekt, zieht Freie hinzu, liefert ab und löst sich wieder auf. Genau dieser Rhythmus wird von kaufmännischer Standardsoftware schlecht getroffen: Sie kennt Mitarbeitende und Kunden, aber selten die Zwischenebene aus Projektbudget, kalkuliertem Tagessatz, tatsächlich geleisteter Stunde und weiterberechneter Fremdleistung. Was dort fehlt, füllt in den meisten Schwabinger Betrieben eine Tabelle, die einmal pro Angebot kopiert und danach von Hand nachgepflegt wird. Wir entwickeln die Anwendung, die diese Lücke schließt – und sagen Ihnen ebenso deutlich, wenn ein vorhandenes Agentursystem den Fall bereits abdeckt und nur richtig eingerichtet werden müsste.
Kalkulation und Ist-Stunden in einer Ansicht
Angebotszeilen, gebuchte Zeiten und Fremdkosten laufen in einem Datenmodell zusammen. Die Frage nach der Marge eines laufenden Projekts wird beantwortbar, ohne dass jemand exportiert.
Freie Mitarbeit sauber abgebildet
Externe erfassen ihre Leistungen selbst, mit Sicht ausschließlich auf das eigene Projekt. Daraus entsteht die Gutschrift, statt aus einer Sammel-Mail am Monatsende.
Rechte, die mit dem Projekt enden
Zugänge werden an Projektlaufzeiten geknüpft und laufen automatisch ab. Das ersetzt die Liste, die nach Projektschluss niemand aufräumt.
Leichtgewichtiger Betrieb im Altbau
Anwendungen laufen im Browser und stellen keine Anforderungen an Technikräume oder Leitungswege, die eine Etagenfläche nicht hergibt.
Die Angebotstabelle, die zum Nachschlagewerk wurde
Fast jeder Kreativbetrieb hat eine Kalkulationsdatei, die aus einem gelungenen Angebot vor sechs Jahren hervorgegangen ist. Sie enthält Stundensätze nach Rolle, Aufschläge, Rabattlogiken und Sonderfälle für einzelne Auftraggeber. Kopiert wird sie pro Projekt, und nach einem halben Jahr unterscheiden sich zwanzig Kopien in Details, die niemand mehr rekonstruiert.
Wir nehmen eine solche Datei vollständig auseinander, einschließlich der Formeln, die als Notlösung entstanden sind. Daraus entsteht ein Modell mit Leistungskatalog, versionierten Sätzen und nachvollziehbarer Historie: Ein Angebot von letztem Jahr rechnet weiterhin mit den damals gültigen Werten, ein neues mit den heutigen.
- ✓Leistungskatalog mit versionierten Sätzen je Rolle
- ✓Angebot, Auftrag und Abrechnung auf einem Datenstand
Wechselnde Besetzungen als Datenmodell
Der eigentliche Unterschied zu einem Betrieb mit fester Belegschaft liegt in der Zuordnung. Eine Person kann in einem Projekt fest angestellt mitwirken, im nächsten als Freie abrechnen und im dritten über eine Partneragentur eingebunden sein. Software, die nur Mitarbeitende und Lieferanten kennt, zwingt zu Hilfskonstruktionen.
Wir modellieren stattdessen die Beteiligung als eigenes Objekt mit Zeitraum, Konditionen und Sichtbarkeit. Das klingt technisch, hat aber einen praktischen Effekt: Auswertungen über Auslastung, offene Fremdleistungen und Projektstände stimmen, ohne dass jemand vorher Kategorien sortiert.
Anbindung statt Ablösung der Buchhaltung
In den seltensten Fällen ist es sinnvoll, das kaufmännische Kernsystem anzufassen. Buchhaltung und Rechnungsstellung unterliegen laufenden gesetzlichen Änderungen; wer sie selbst entwickeln lässt, bezahlt dauerhaft für Pflege, die anderswo im Lizenzpreis enthalten ist.
Wir entwickeln deshalb bevorzugt die Strecke dazwischen: Rechnungsentwürfe aus der Projektanwendung an das Buchhaltungssystem übergeben, Zahlungseingänge zurückspielen, Stammdaten in einer Richtung führen. Über eine REST-Schnittstelle oder eine protokollierte Importstrecke bleibt jede Übertragung im Nachhinein prüfbar.
Warum wir hier oft klein anfangen
Bei zehn bis dreißig Arbeitsplätzen entscheidet die Akzeptanz über den Erfolg, nicht der Funktionsumfang. Wir beginnen deshalb mit dem Ausschnitt, der täglich schmerzt – meist der Zeiterfassung mit Projektbezug – und erweitern erst, wenn dieser Teil im Alltag angenommen wurde.
Vom Firmensitz in Neuhausen-Nymphenburg sind es rund 4 km nach Schwabing. Die Aufnahme der Abläufe machen wir in Ihren Räumen, weil sich der tatsächliche Umgang mit einer Tabelle nur am Bildschirm der Person zeigt, die sie führt. Abstimmungstermine planen wir je nach Verkehrslage.
Wann wir von einer Eigenentwicklung abraten
Wenn Ihr Bedarf sich auf Aufgabenverwaltung, Dateiablage und einfache Zeiterfassung beschränkt, gibt es dafür ausgereifte Produkte zu Preisen, die keine Entwicklung rechtfertigt. Dasselbe gilt, wenn im Haus bereits ein Agentursystem läuft, dessen Möglichkeiten nur zur Hälfte genutzt werden – dann ist Einrichtung und Schulung die günstigere Antwort.
Sinnvoll wird Eigenentwicklung dort, wo Ihre Kalkulationslogik oder Ihr Abrechnungsmodell tatsächlich vom Marktüblichen abweicht und dieser Unterschied Teil Ihres Geschäfts ist. Diese Unterscheidung treffen wir in der Analyse, und sie ist im Erstgespräch bereits grob absehbar.
Häufige Fragen
Ja, das ist eine der Kernanforderungen in solchen Projekten. Die Sichtbarkeit wird nicht über die Oberfläche gesteuert, sondern serverseitig an der Datenabfrage durchgesetzt, sonst wäre sie umgehbar. Zusätzlich binden wir Zugänge an die Projektlaufzeit, sodass Konten nach Abschluss von selbst inaktiv werden statt in einer Liste stehenzubleiben.
Die Daten ja, die Struktur meist nur teilweise. Wir übernehmen Kunden, Projekte und historische Werte mit einem Protokoll darüber, was bereinigt werden musste. Die Formellogik bilden wir bewusst neu ab, weil in gewachsenen Tabellen regelmäßig widersprüchliche Sonderfälle stecken, die man nicht in eine Datenbank übertragen sollte, ohne sie vorher zu klären.
Nichts. Wir setzen bei Etagenbüros bewusst auf Anwendungen, die im Browser laufen und keine Serverhardware am Standort voraussetzen. Ein Flächenwechsel berührt die Software damit nicht.
Manchmal, aber nicht automatisch. Bei dieser Größe empfehlen wir fast immer ein eng geschnittenes erstes Modul statt einer vollständigen Agenturlösung. Wenn die Analyse zeigt, dass der Aufwand durch ein Standardprodukt zu einem Bruchteil abgedeckt wäre, sagen wir das – die Analyse ist ein eigenständiges Ergebnis und nicht an einen Entwicklungsauftrag gekoppelt.
Das entscheiden Sie. Üblich ist ein Wartungsvertrag mit Aktualisierung der Bibliotheken und einem monatlichen Kontingent für Anpassungen. Da Repository, Dokumentation und Datenmodell von Beginn an bei Ihnen liegen, kann diese Aufgabe aber ebenso ein anderer Entwickler oder eine interne Kraft übernehmen.
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