Ihr Gerätepark soll laufen, nicht diskutiert werden
Wir betreuen die Druck- und Multifunktionsgeräte Münchner Betriebe: Bestand aufnehmen, Verbrauchsmaterial rechtzeitig liefern, Störungen annehmen, Zählerstände auf Kostenstellen umlegen und Scanwege dorthin führen, wo die Dokumente hingehören.
München hat auffällig viele kleine Büroeinheiten in gewachsener Bausubstanz. Zwischen Neuhausen, Schwabing und den westlichen Bezirken sitzen Kanzleien, Praxen, Agenturen und Handelsbetriebe oft auf einer Etage eines Wohnhauses – mit Flächen, die niemand für ein schweres Multifunktionsgerät vorgesehen hat. Daraus entstehen die Fragen, die uns am häufigsten erreichen: Wo darf das Gerät stehen, ohne beim Telefonieren zu stören? Wer nimmt die Lieferung an? Und wer bemerkt, dass der Toner zur Neige geht? Von unserem Sitz in Neuhausen-Nymphenburg aus betreuen wir solche Bestände als laufenden Dienst, herstellerunabhängig und ohne Gerätevertrag.
Aufstellort mit Verstand
Belüftung, Geräuschpegel und Zuwegung prüfen wir vorher – nicht erst, wenn sich die Etage beschwert.
Material kommt von selbst
Füllstände laufen bei uns auf. Sie bestellen nichts und führen keine Liste im Materialschrank.
Meldung an eine Adresse
Papierstau, Treiber oder Scanziel: Ihre Leute melden es uns, die Zuständigkeit klären wir im Hintergrund.
Geräte gehören ins Netzkonzept
Kennwörter, Firmware und offene Dienste behandeln wir wie bei jedem anderen Server im Haus.
Was Münchner Altbaubüros beim Drucken eigenwillig macht
Viele Büroflächen der Stadt liegen in Gebäuden, die vor der Bürotechnik entstanden sind. Der einzige freie Platz für ein größeres Gerät ist der Flur, der zugleich Fluchtweg ist. Die Nische unter der Treppe hat keine Luftzirkulation, sodass sich Abwärme staut.
Wir gehen diese Punkte vor einer Aufstellung durch, einschließlich der Anlieferung: Wendeltreppen, schmale Podeste und Aufzüge mit geringer Tragkraft entscheiden mit, welche Gerätegröße überhaupt in Frage kommt. Ein Gerät, das nicht in die vierte Etage gelangt, ist unabhängig von seinen Werten die falsche Wahl.
- ✓Prüfung von Luftzufuhr und Abwärme am geplanten Aufstellort
- ✓Bewertung der Zuwegung inklusive Treppenhaus und Aufzug
- ✓Geräuschpegel als Auswahlkriterium im Etagenbüro
- ✓Klärung von Netzwerkdose und Stromkreis vor der Lieferung
Der Bestand, den niemand vollständig kennt
Jede Betreuung beginnt mit einer Aufnahme aller Geräte, und die fällt in München regelmäßig größer aus als erwartet. Ursache sind Umzüge und Zusammenlegungen: Gibt ein Betrieb Flächen auf oder nimmt welche hinzu, wandern Geräte mit, ohne dass jemand die Übersicht nachzieht.
Erfasst werden Modell, Standort, Seriennummer, Anbindung, Firmware, Zählerstand und benötigtes Material. Danach sagen wir Ihnen, welche Geräte tragfähig sind, welche im Verhältnis zur Nutzung zu teuer arbeiten und welche überflüssig sind.
- ✓Aufnahme aller Geräte einschließlich vergessener Einzelplatzdrucker
- ✓Erhebung von Zählerständen und Firmware-Ständen
- ✓Bewertung nach tatsächlicher Nutzung statt nach Alter
- ✓Schriftliche Übersicht, die Ihnen dauerhaft gehört
Versorgung ohne Bestellvorgang
In den meisten Betrieben hängt die Materialversorgung an einer Person, die das nebenbei erledigt. Ist sie im Urlaub, entsteht die typische Lücke: Das Gerät meldet seit Tagen einen niedrigen Stand, gehandelt wird erst beim Stillstand.
Wir lesen die Stände netzwerkfähiger Geräte aus und lösen die Lieferung aus, bevor jemand nach Ersatz sucht. Kartuschen kommen beschriftet mit Gerät und Raum an. Weil Fläche in der Stadt teuer ist, halten wir den Vorrat bewusst gering.
- ✓Auslesen der Füllstände statt manueller Kontrolle im Haus
- ✓Lieferung vor dem Stillstand, ohne Bestellung durch Ihr Team
- ✓Beschriftung nach Gerät und Raum für den Wechsel ohne Rückfrage
- ✓Mitnahme des Leerguts bei den Serviceterminen
Störungen: eine Adresse statt drei
Der Aufwand bei Druckproblemen entsteht selten am Gerät, sondern bei der Frage, wen man anruft. Zwischen Hausverwaltung, Softwarehaus, Herstellerhotline und einer intern kundigen Person gehen Meldungen verloren.
Bei uns läuft alles über einen Eingang. Warteschlangen, Treiberstände, Scanziele und Anmeldeprobleme klären wir aus der Ferne. Ist ein Eingriff an der Mechanik nötig, stimmen wir mit dem zuständigen Herstellerservice ab und bleiben dran, bis der Termin stattfindet.
- ✓Ein Eingang für alle Meldungen rund um Druck und Scan
- ✓Fernlösung bei Treiber-, Warteschlangen- und Anmeldefragen
- ✓Abstimmung mit dem Herstellerservice übernehmen wir
- ✓Nachfassen bei zugesagten, aber nicht gehaltenen Terminen
Scanwege und die Sicherheit der Geräte
Multifunktionsgeräte werden im Alltag häufiger zum Digitalisieren als zum Drucken benutzt. Wir richten die Wege so ein, dass ein Vorgang am Ziel ankommt: als durchsuchbare Datei im richtigen Ordner, in der Bibliothek der Abteilung oder im Eingangskorb Ihres Dokumentensystems.
Parallel behandeln wir die Geräte als das, was sie technisch sind: Netzwerkrechner mit Weboberfläche, Speicher und Adressbuch. Eigene Verwaltungskennwörter, abgeschaltete Zusatzdienste, gepflegte Firmware und eng berechtigte Dienstkonten für Scanziele gehören zur Übernahme dazu.
- ✓Scan mit Texterkennung statt reiner Bilddateien
- ✓Ablage in Ordner, Bibliothek oder Dokumentensystem
- ✓Eigene Verwaltungskennwörter und gepflegte Firmware
- ✓Ausgabe erst bei Anwesenheit am Gerät, wo sinnvoll
Häufige Fragen
Teilweise. Ruhemodus, Aufwachverhalten und Lüftersteuerung lassen sich anpassen. Die Bauart bleibt aber, wie sie ist. Stört der Pegel den Betrieb dauerhaft, ist ein anderer Aufstellort oder ein zweites kleines Gerät für den Alltag die ehrlichere Lösung.
Wir organisieren die Anlieferung und prüfen vorher Türbreiten, Kurven im Treppenhaus und die Tragfähigkeit des Aufzugs. Ist der Weg für ein Standgerät nicht machbar, sagen wir das vor der Beschaffung. Kauf oder Leasing schließen Sie selbst ab – wir sind weder Hersteller noch Leasinggeber.
Nein, gemischte Bestände sind bei unseren Kunden der Regelfall. Statusmeldungen und Zählerstände lassen sich markenübergreifend abrufen, solange die Geräte im Netz hängen. Für ältere Einzelgeräte ohne Netzanbindung arbeiten wir mit Erfahrungswerten.
Wir sitzen in Neuhausen-Nymphenburg und erreichen die meisten Stadtteile ohne größere Anfahrt, je nach Verkehrslage. Feste Zeitzusagen machen wir nur dort, wo wir sie halten können. Der überwiegende Teil der Meldungen lässt sich ohnehin aus der Ferne klären.
Das koordinieren wir. Wichtig ist der Schritt davor: Auf der Festplatte liegen häufig frühere Aufträge und Adressbücher mit Zugangsdaten. Vor Rückgabe oder Entsorgung sorgen wir für die Löschung des Datenträgers und dokumentieren sie.
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Managed Print in den Münchner Stadtteilen
Für einzelne Stadtteile haben wir die Besonderheiten vor Ort gesondert beschrieben.