Niemand sollte am Gerät auf seinen Schriftsatz warten müssen
In Kanzleien und Steuerberatungen ist der Weg zum Multifunktionsgerät eine Vertrauensfrage: Wer holt den Ausdruck ab, wer sieht ihn unterwegs, und was liegt abends noch im Fach? Diese Fragen beantworten wir technisch statt durch Disziplin.
Bis Bogenhausen sind es von unserem Sitz aus etwa 6 km. Rund um den Arabellapark und in den umliegenden Bürolagen arbeiten Kanzleien, Steuerberatungen, Vermögensverwaltungen und Facharztpraxen – Häuser, in denen fast jeder Ausdruck vertrauliche Inhalte trägt. Das Multifunktionsgerät steht dabei meist zentral auf der Etage, damit es alle erreichen. Genau daraus entsteht das Problem: Zwischen Abschicken und Abholen liegen Meter und Minuten, in denen ein Schriftsatz für jeden sichtbar im Fach liegt. In größeren Einheiten kommt hinzu, dass niemand einen Ausdruck einem bestimmten Mandat zuordnen kann, wenn Blätter vermischt werden.
Ausgabe erst bei Anwesenheit
Der Auftrag wird gehalten, bis die anfordernde Person am Gerät steht und sich anmeldet.
Kein Fremdblick auf Akten
Keine Sammelfächer, keine liegengebliebenen Stapel, keine Blätter aus einem fremden Mandat dazwischen.
Nachweisbare Zuordnung
Volumen je Mandat oder Kostenstelle lässt sich belegen, wenn Auslagen weiterberechnet werden.
Diskrete Servicetermine
Wir arbeiten abgestimmt, halten uns aus Beratungsräumen heraus und melden uns vorher an.
Der Weg vom Schreibtisch zum Ausgabefach
Ein zentral aufgestelltes Gerät ist wirtschaftlich sinnvoll und zugleich die häufigste Schwachstelle in vertraulichkeitspflichtigen Häusern. Wer einen Schriftsatz abschickt und dann ein Telefonat annimmt, lässt ihn offen liegen – oft neben Unterlagen anderer Bereiche.
Wir stellen den Betrieb deshalb auf gehaltene Aufträge um. Gedruckt wird erst, wenn sich die Person am Gerät ausweist, per Karte oder Kennung. Nicht abgeholte Aufträge verfallen nach einer vereinbarten Frist, statt in der Warteschlange zu bleiben.
- ✓Auftrag wird bis zur Anmeldung am Gerät zurückgehalten
- ✓Ausweis per Karte oder persönlicher Kennung
- ✓Automatisches Verfallen nicht abgeholter Aufträge
- ✓Kein Vermischen von Ausdrucken verschiedener Bereiche
Wer wartet am Gerät – und wer darf dabei zusehen
Die zweite Frage, die uns in Bogenhausen regelmäßig gestellt wird, betrifft den Servicefall: Ein Techniker öffnet das Gerät, hat Zugang zu Papierweg, Speicher und Bedienfeld, und im Fach liegt womöglich noch etwas.
Wir regeln das vorab schriftlich. Termine werden angekündigt, das Ausgabefach wird vorher geleert, gehaltene Aufträge werden nicht ausgegeben, und bei Arbeiten am Datenträger ist eine Person Ihres Hauses anwesend. Externe Servicekräfte begleiten wir, statt sie allein auf der Etage arbeiten zu lassen.
- ✓Angekündigte Termine statt unangemeldeter Besuche
- ✓Begleitung externer Servicekräfte im Haus
- ✓Leerung des Ausgabefachs vor Arbeiten am Gerät
- ✓Schriftliche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung
Was auf der Gerätefestplatte liegt
Multifunktionsgeräte speichern Aufträge zwischen und legen häufig eine Historie an. In Häusern mit Aufbewahrungs- und Verschwiegenheitspflichten ist das ein Punkt, der in keiner Akte auftaucht und trotzdem existiert.
Wir stellen die Geräte so ein, dass zwischengespeicherte Aufträge verschlüsselt oder nach Ausgabe gelöscht werden, und prüfen die Adressbücher auf hinterlegte Zugangsdaten. Vor Rückgabe oder Entsorgung eines Geräts wird der Datenträger nachweislich gelöscht.
- ✓Verschlüsselung oder Löschung zwischengespeicherter Aufträge
- ✓Prüfung der Adressbücher auf hinterlegte Zugangsdaten
- ✓Individuelle Verwaltungskennwörter statt Werkseinstellung
- ✓Dokumentierte Datenträgerlöschung vor Abgabe eines Geräts
Auslagen belegen statt schätzen
Wo Kopien und Ausdrucke als Auslagen weiterberechnet werden, entscheidet die Nachvollziehbarkeit. Handgeführte Strichlisten halten einer Rückfrage selten stand und werden im Alltag ohnehin vergessen.
Über die Anmeldung am Gerät entsteht die Zuordnung ohne Zusatzaufwand: Zählerstände lassen sich nach Person, Referat oder Mandat aufschlüsseln, getrennt nach Schwarzweiß, Farbe und Format. Die Auswertung liefern wir in dem Rhythmus, den Ihre Abrechnung braucht.
- ✓Zuordnung über die ohnehin nötige Anmeldung am Gerät
- ✓Getrennte Ausweisung von Schwarzweiß, Farbe und Formatgröße
- ✓Auswertung je Referat, Kostenstelle oder Mandat
- ✓Grundlage für die Weiterberechnung von Auslagen
Aufstellung in größeren Büroeinheiten
Anders als in vielen Innenstadtlagen gibt es in den Bogenhausener Bürolagen zusammenhängende Flächen mit zwanzig bis achtzig Arbeitsplätzen je Etage. Ein einzelner zentraler Standort führt dort zu Warteschlangen zu den immer gleichen Tageszeiten.
Wir werten deshalb aus, wann welches Volumen anfällt, und verteilen die Last auf sinnvoll gelegene Standorte, ohne die Gerätezahl unnötig zu erhöhen. Ein Ausweichgerät für Ausfallzeiten wird bewusst festgelegt und ist allen bekannt.
- ✓Auswertung der Lastspitzen im Tagesverlauf
- ✓Standortverteilung statt zusätzlicher Gerätezahl
- ✓Festgelegtes Ausweichgerät bei Ausfall
- ✓Einheitliche Bedienung an allen Geräten der Etage
Häufige Fragen
Der Auftrag wird beim Abschicken bereits übertragen und startet mit der Anmeldung. In der Praxis ist die Wartezeit kürzer als der Weg zum Gerät, weil das Blatt sonst ohnehin erst nach dem Aufstehen abgeholt wird. Der Unterschied fällt nach wenigen Tagen niemandem mehr auf.
Ja, wenn Sie das so wünschen. Wir richten Vertretungen ein, sodass eine benannte Person die Aufträge einer anderen freigeben darf. Diese Zuordnung wird dokumentiert und lässt sich jederzeit ändern, statt über eine geteilte Kennung improvisiert zu werden.
Für die Betreuung ist kein Zugriff auf Inhalte erforderlich. Wir arbeiten mit administrativen Konten am Gerät, sehen Zählerstände, Status und Warteschlangennamen, nicht aber Dokumente. Der Umgang damit ist in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung festgehalten.
Wir planen den Umzug mit: Abbau, Transport, Wiederanbindung an Netzwerk und Verzeichnisdienst sowie die Prüfung der neuen Aufstellorte. Zählerstände werden vor und nach dem Umzug festgehalten, damit die Abrechnung durchgängig bleibt.
Wir beraten herstellerunabhängig und holen auf Wunsch Angebote ein, sind aber selbst kein Händler und kein Leasinggeber. Der Vertrag entsteht zwischen Ihnen und dem Lieferanten. Häufig lautet unsere Empfehlung ohnehin, ein zuverlässiges Gerät weiterzubetreiben.
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