Ruhiger Betrieb für Häuser, die mit vertraulichen Akten arbeiten
Kanzleien, Steuerberatung und Facharztpraxen brauchen keine Experimente, sondern verlässliche Arbeitsplätze und eine Rechtevergabe, die jederzeit erklärbar ist. Beides halten wir für Sie im Griff.
Rund um den Arabellapark und entlang der Bogenhausener Bürolagen arbeiten überwiegend Häuser, in denen Vertraulichkeit zum Berufsbild gehört: Rechtsanwälte, Steuerberater, Vermögensverwaltung, Fachärzte. Die tägliche EDV-Arbeit ist dort weniger spektakulär, als es das Datenschutzthema vermuten lässt – es geht um Arbeitsplätze, die morgens starten, um Dokumente, die korrekt in die Akte wandern, und um Berechtigungen, die zum tatsächlichen Aufgabenzuschnitt passen. Wir übernehmen diese Betreuung für Sie, rund 6 km von unserem Sitz in Neuhausen-Nymphenburg entfernt.
Zugriff nach Zuständigkeit
Mandate, Akten und Ablagen sind nur für die freigegeben, die tatsächlich daran arbeiten – nachvollziehbar dokumentiert.
Diskrete Bearbeitung
Wir arbeiten leise im Hintergrund, sprechen Termine ab und halten uns aus Beratungsräumen heraus, solange nichts anderes vereinbart ist.
Fachanwendungen im Betrieb
Kanzlei-, Steuer- und Praxissoftware pflegen wir in Abstimmung mit dem jeweiligen Hersteller und dessen Freigabeständen.
Vertretung ist geregelt
Fällt eine Kollegin aus, ist geklärt, wer Akten und Postfach übernimmt – ohne improvisierte Kennwortweitergabe.
Berechtigungen, die jemand erklären kann
In gewachsenen Kanzleien und Praxen sammeln sich über die Jahre Freigaben an, die niemand mehr zuordnen kann. Eine Sekretariatskraft hat noch Zugriff aus einer alten Rolle, ein ausgeschiedener Referendar taucht in einer Verteilerliste auf, ein Ordner ist versehentlich für alle geöffnet.
Wir bringen diese Struktur in eine Form, die sich anhand von Rollen beschreiben lässt, und prüfen sie in festen Abständen. Änderungen halten wir schriftlich fest, sodass auf Nachfrage jederzeit belegbar ist, wer worauf zugreifen darf.
- ✓Zuordnung von Zugriffsrechten zu Rollen statt zu Einzelpersonen
- ✓Turnusmäßige Kontrolle aller Freigaben und Verteiler
- ✓Schriftliche Nachweise über Änderungen an Berechtigungen
- ✓Klare Regelung für Vertretung bei Urlaub und Krankheit
Der Weg des Dokuments
Ein erheblicher Teil der Arbeitszeit geht in Kanzleien und Praxen für Papier und dessen digitale Entsprechung drauf: Post einscannen, Belege zuordnen, Schriftsätze drucken, Ausdrucke am richtigen Gerät abholen.
Wir richten diesen Weg so ein, dass er ohne Nachdenken funktioniert – Scanprofile je Bereich, Ausgabe erst nach Anmeldung am Gerät, damit vertrauliche Ausdrucke nicht im Fach liegen bleiben, und eine Zuordnung, die zur Aktenstruktur Ihrer Fachanwendung passt.
- ✓Scanprofile für Posteingang, Belege und Mandantenunterlagen
- ✓Ausgabe von Druckaufträgen erst nach Anmeldung am Gerät
- ✓Anbindung der Multifunktionsgeräte an die vorhandene Ablage
- ✓Regelmäßige Wartung und Verbrauchsmaterial im Blick
Arbeitsplätze für konzentriertes Arbeiten
In Bürolagen mit größeren Einheiten sitzen oft zwanzig bis achtzig Personen auf einer Etage. Wenn dort ein Update zur Unzeit startet oder ein Bildschirm nach dem Umzug nicht erkannt wird, kostet das spürbar Zeit.
Wir vereinheitlichen deshalb die Ausstattung, legen Wartungsfenster in die Randzeiten und halten für die gängigsten Geräte Ersatz vor, damit ein defektes Notebook nicht zum Tagesthema wird.
- ✓Einheitliche Ausstattung von Bildschirmen, Dockingstationen und Headsets
- ✓Aktualisierungen außerhalb der Kernarbeitszeit
- ✓Vorbereitete Ersatzgeräte für den Ausfallfall
- ✓Betreuung von Besprechungsräumen und deren Technik
Zusammenspiel mit Ihrer Fachanwendung
Kanzlei-, Steuerberatungs- und Praxissoftware gibt vieles vor: unterstützte Betriebssystemstände, Datenbankversionen, Termine für Jahreswechsel und Aktualisierungen.
Wir richten unsere Wartung danach aus, statt umgekehrt. Vor größeren Updates sprechen wir den Zeitpunkt mit Ihnen ab, sichern vorher und halten den Kontakt zum Support des Herstellers, wenn ein Fall nicht in unserer Zuständigkeit liegt.
- ✓Abgleich von Systemständen mit den Freigaben des Herstellers
- ✓Vorbereitung von Jahreswechseln und Versionswechseln
- ✓Sicherung vor jedem größeren Eingriff
- ✓Übernahme der Abstimmung mit dem Hersteller-Support
Datensicherung und der Ernstfall
Für Häuser mit Aufbewahrungspflichten reicht es nicht, dass eine Sicherung läuft. Es muss geklärt sein, wie lange Stände vorgehalten werden und wie schnell einzelne Akten wieder verfügbar sind.
Wir legen das gemeinsam mit Ihnen fest, überwachen die Sicherungsläufe und testen die Rücksicherung protokolliert. Eine ausgelagerte und unveränderliche Kopie schützt zusätzlich gegen Verschlüsselungsangriffe.
- ✓Festlegung von Aufbewahrungsdauer und Wiederanlaufzeit
- ✓Überwachung der Sicherungsläufe mit Meldung bei Fehlern
- ✓Unveränderliche Sicherungsstände gegen Verschlüsselung
- ✓Protokollierte Rücksicherungstests
Häufige Fragen
Für die Betreuung von Systemen ist kein inhaltlicher Zugriff auf Akten nötig. Wir arbeiten mit administrativen Konten, greifen nur auf das zu, was für die jeweilige Aufgabe erforderlich ist, und schließen mit Ihnen eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ab.
Wenn Hardware vorhanden ist, richten wir den Arbeitsplatz vorbereitet ein und stellen ihn fertig auf den Schreibtisch. Bei Neubeschaffung hängt der Zeitpunkt von der Lieferbarkeit ab; die Einrichtung selbst planen wir so, dass sie zum Eintrittstermin abgeschlossen ist.
Ja. Wir führen eine Übersicht der Rollen, Gruppen und Freigaben und halten Änderungen mit Datum fest. Damit lässt sich gegenüber Berufskammern, Prüfern oder Auftraggebern belegen, wie der Zugriff geregelt ist.
Wir richten auf Ihre Anweisung eine Vertretung ein: Postfachfreigabe, Zugriff auf laufende Vorgänge, Weiterleitung der Telefonie. Das geschieht dokumentiert und wird nach Rückkehr wieder zurückgenommen, statt dauerhaft bestehen zu bleiben.
Ja. Bildschirme, Konferenztechnik, Anschlüsse und die Verbindung zu Videokonferenzen gehören für uns zum Arbeitsplatzumfeld. Vor wichtigen Terminen prüfen wir die Räume auf Wunsch vorab.
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