Konten kommen und gehen, die Ordnung bleibt
Wo jedes Semester neue Hilfskräfte anfangen und Lizenzen zwischen Projekten wandern, entsteht schnell Wildwuchs. Wir halten Benutzerkonten, Programmplätze und Projektdaten in einem Zustand, den Sie jederzeit überblicken.
Die Maxvorstadt ist dicht besetzt mit Planungs- und Architekturbüros, Verlagen, Kanzleien und hochschulnahen Einrichtungen. Charakteristisch ist der ständige Personalwechsel im unteren Bereich: studentische Hilfskräfte, Praktikantinnen, befristete Werkverträge. Jeder Wechsel bringt ein Konto, einen Arbeitsplatz und meist einen Programmplatz mit sich. Kommt das aus dem Takt, zahlt ein Büro Lizenzen für Menschen, die längst weg sind, während neue Kräfte in der ersten Woche nicht arbeiten können. Wir übernehmen diese Verwaltung – unser Sitz in Neuhausen-Nymphenburg liegt rund 3 km entfernt.
Semesterrhythmus mitgedacht
Zu Semesterbeginn und -ende bereiten wir Zu- und Abgänge gebündelt vor, statt jeden Fall einzeln nachzuziehen.
Lizenzen nachgehalten
Wir wissen, welcher Programmplatz auf wem liegt, wann er ausläuft und ob er überhaupt noch genutzt wird.
Große Dateien ohne Warten
Pläne, Layouts und Bilddaten liegen dort, wo mehrere gleichzeitig damit arbeiten können, ohne sich zu blockieren.
Arbeitsplatz am ersten Tag
Neue Kräfte finden Anmeldung, Programme und Projektordner vorbereitet vor – ohne Einrichtungsnachmittag.
Zu- und Abgänge im Halbjahrestakt
In Büros mit studentischen Kräften ist der Personalwechsel kein Ausnahmefall, sondern ein wiederkehrender Vorgang. Ohne festen Ablauf entstehen dabei Karteileichen: Konten, die niemand mehr braucht, Postfächer ohne Empfänger, Zugriffsrechte auf Projekte, die längst abgeschlossen sind.
Wir arbeiten mit vorbereiteten Vorlagen je Rolle. Ein Zugang wird mit Enddatum angelegt, ein Abgang schließt Konto, Freigaben und Programmplatz gemeinsam ab. Vor jedem Semesterwechsel gehen wir die Liste mit Ihnen durch.
- ✓Vorlagen für Hilfskraft-, Praktikanten- und Festanstellungskonten
- ✓Konten mit hinterlegtem Enddatum statt unbefristeter Anlage
- ✓Gemeinsamer Abschluss von Konto, Freigabe und Lizenz
- ✓Abstimmung der Zu- und Abgangslisten vor jedem Semesterwechsel
Lizenzen als Dauerthema
Planungs- und Layoutprogramme werden meist im Abonnement bezogen, häufig mit unterschiedlichen Laufzeiten und Vertragspartnern. Kommt eine Zuweisung durcheinander, arbeitet eine Kraft ohne Berechtigung, während ein anderer Platz ungenutzt weiterläuft.
Wir führen eine laufende Übersicht: welches Programm, welche Anzahl Plätze, welche Laufzeit, welcher Nutzer. Vor Verlängerungsterminen melden wir uns rechtzeitig, damit Sie entscheiden können, statt automatisch zu verlängern.
- ✓Übersicht über alle Programmplätze und deren Zuordnung
- ✓Erinnerung vor Verlängerungs- und Kündigungsterminen
- ✓Freigabe ungenutzter Plätze bei Personalabgang
- ✓Prüfung, ob Ausbildungs- und Vollversionen richtig verteilt sind
Projektdaten in Planungs- und Layoutbüros
Ein Bauvorhaben oder eine Publikation erzeugt Datenmengen, die eine gewöhnliche Büroablage schnell an ihre Grenzen bringen. Kommen mehrere Bearbeiter dazu, entstehen Dateiversionen, die sich gegenseitig überschreiben.
Wir richten eine Ablage ein, in der Projekte klar abgegrenzt sind, Versionen erhalten bleiben und der Zugriff mit dem Projektstand endet. Die Anbindung ist so ausgelegt, dass auch große Dateien ohne spürbare Wartezeit geöffnet werden.
- ✓Projektbezogene Ablage mit klaren Zuständigkeiten
- ✓Aufbewahrung früherer Dateiversionen
- ✓Ausreichende Anbindung für Plan-, Layout- und Bilddaten
- ✓Geordnete Archivierung nach Projektabschluss
Arbeitsplätze in dichter Bebauung
Viele Büros in der Maxvorstadt liegen in Altbauten mit begrenzten Leitungswegen und wenig Platz für Technik. Zusätzliche Arbeitsplätze entstehen dort, wo gerade ein Tisch frei ist.
Wir planen deshalb mit Reserve: Anschlüsse, die spätere Plätze mit aufnehmen, und eine Funkabdeckung, die auch im hinteren Zimmer trägt. Ein neuer Platz lässt sich dann ohne Bauarbeiten ergänzen.
- ✓Anschlussplanung mit Reserve für zusätzliche Plätze
- ✓Funkabdeckung bis in Nebenräume und Besprechungsecken
- ✓Einheitliche Ausstattung, damit Plätze austauschbar bleiben
- ✓Abgestimmte Aufstellung der Technik im Altbaubestand
Der Einstieg in die Betreuung
Zuerst verschaffen wir uns ein Bild: Wie viele Konten gibt es tatsächlich, welche Programme laufen, wo liegen die Projektdaten, wie wird gesichert. Erfahrungsgemäß sind allein die Kontenlisten aufschlussreich.
Anschließend räumen wir gemeinsam auf und übernehmen den laufenden Betrieb. Sie erhalten eine Dokumentation, die auch dann trägt, wenn im Büro selbst niemand mehr weiß, wie etwas eingerichtet wurde.
- ✓Aufnahme von Konten, Programmen und Projektablage
- ✓Bereinigung nicht mehr benötigter Zugänge
- ✓Schriftliche Dokumentation der eingerichteten Struktur
- ✓Übernahme des laufenden Betriebs mit festem Ansprechpartner
Häufige Fragen
Indem Lizenzplatz und Benutzerkonto gemeinsam verwaltet werden. Beim Abgang geben wir den Programmplatz frei und vermerken das in der Übersicht. Zusätzlich prüfen wir turnusmäßig, ob zugewiesene Plätze tatsächlich genutzt werden.
Ja, das ist zu Semesterbeginn der Regelfall. Wenn uns die Liste mit Namen, Rollen und Startdaten vorliegt, richten wir die Konten gebündelt nach Vorlage ein, sodass alle am ersten Arbeitstag anmelden und arbeiten können.
Meist an der Anbindung zwischen Arbeitsplatz und Ablage oder an einer Ablage, die für viele kleine Bürodokumente ausgelegt wurde. Wir messen nach, wo die Verzögerung entsteht, und passen Netzanbindung oder Speicherort entsprechend an.
Das entscheiden Sie. Üblich ist ein Zugriff nur auf die Projekte, an denen tatsächlich mitgearbeitet wird. Wir richten die Freigaben entsprechend ein und heben sie mit Projektende oder Vertragsende wieder auf.
Wir überführen sie in ein Archiv mit lesendem Zugriff, sodass der aktive Bereich übersichtlich bleibt. Archivierte Bestände werden weiterhin gesichert und lassen sich bei Rückfragen oder Nachträgen jederzeit hervorholen.
Lass uns über dein Projekt sprechen
Kostenloses Erstgespräch & IT-Bestandsaufnahme – unverbindlich und ohne versteckte Kosten.